Finext ondersteunt Institute of Social Studies met SSC

Het International Institute of Social Studies (ISS), onderdeel van de Erasmus Universiteit, wilde haar ondersteunende diensten onderbrengen in het Shared Service Center van de universiteit. Om een soepele overstap te faciliteren, werd vooraf de administratie gereed gemaakt. Daarnaast zorgde een gedegen procesoptimalisatie volgens de principes van Lean voor verbeterde processen en een goede overdracht. De opdrachtgever blikt samen met Finext terug op het project.

De financiële administratie van het International Institute of Social Studies is de eerste afdeling die overgaat naar het Shared Service Center (SSC). “Ik wilde de financiële administratie en de projectadministratie gereed maken voor overdracht aan het shared service centrum (SSC) van de EUR,” vertelt Mario Willemsen, Business Controller bij ISS. ”Daarbij wilden we de procedures binnen de financiële administratie en de projectadministratie beschrijven en optimaliseren."

Kwaliteit en betrouwbaarheid
“Ons doel was om de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de administratie te verbeteren en de administratieve procedures en beheersingsmaatregelen die binnen de EUR worden gehanteerd, te implementeren binnen het ISS,” gaat Mario verder. Deze doelen wil het ISS graag bereiken vóór de overstap naar het SSC. Een andere wens is de overdraagbaarheid van het werk. “Het SSC wil inzicht hebben in de werkwijze, voordat de afdeling opgenomen wordt,” vertelt Martin Geerars van Finext. Hij is als projectleider nauw betrokken bij de verbeterslag.

Eenvoud als leidraad
Bij het optimaliseren van de processen wordt uitgegaan van eenvoud. “Er was een projectadministratie in drie smaken, afhankelijk van het type geldstroom of subsidie,” vertelt Roguil Goede, ook van Finext. Als interim finance manager begeleidt hij het team en brengt hij de financiële administratie op orde.

“Zo waren er bijvoorbeeld in de administratie drie type studenten; PhD, master en short course,” zegt Sander Kroes, procesontwerper bij Finext. “We hebben de IST-situatie met de drie typen opgemaakt, waarna in de knelpuntanalyse bleek dat de drie studentenvarianten administratief niet anders behandeld hoeven worden. Vervolgens hebben we de categorieën geschrapt.”

Daarnaast blijkt er een discrepantie tussen het onderwijsbureau en de financiële administratie te zijn ontstaan, zo ontdekt Sander. “Uit een knelpuntanalyse langs de as van verspillingen uit de Lean methodiek, blijkt duidelijk dat het merendeel van de issues op het snijvlak van de twee afdelingen zit.”

Om een soepele overgang te bespoedigen heeft Sander ook de processen van het onderwijsbureau opgepakt. “Anders is het alleen beperkt tot het plakken van pleisters. Het is zaak om de oorzaak zelf op te lossen, en niet alleen de randverschijnselen.” “Het lukte Sander om verschillende mensen in de organisatie bij elkaar te brengen en daarbij samen te laten werken aan oplossingen voor knelpunten in de processen,” zegt Mario.

Gezamenlijk systeem
Bij de implementatie van het nieuwe software systeem worden de uitkomsten van de knelpuntanalyse meegenomen in de requirements. Zo komt er een gezamenlijk systeem voor zowel de financiële administratie als het onderwijsbureau. “Oorspronkelijk was het systeem niet ontworpen om in de behoefte van de financiële afdeling te voorzien, hoewel het wel de bron is van de contractadministratie. Daarom is het prettiger als je daarin de principes voor een gedegen financiële administratie kunt onderbrengen,” vertelt Sander.

Mario is positief over de gestructureerde aanpak van Martin, Roguil en Sander. “De kwaliteit van de financiële administratie is verbeterd, de processen bij ISS zijn helder en gestructureerd in kaart gebracht en de doelen van de opdracht zijn gerealiseerd. Daarbij waren alledrie goed in staat om de medewerkers bij de veranderingen te betrekken.”

Resultaat
De aanpak is succesvol; voor de overgang naar het SSC is de werking van de afdeling helder beschreven en zijn de processen zowel verbeterd als overdraagbaar. “Bij de eindejaarcontrole over 2012 is vastgesteld dat de financiële administratie van het ISS op alle punten voldoet aan de gestelde eisen. Per 1 juli 2013 is de financiële administratie met succes overgedragen aan het SSC,” vertelt Mario. “Bovendien zijn voor de belangrijkste processen binnen de financiële administratie gedetailleerde procesplaten opgeleverd waarin grote verbeteringen zijn aangebracht. Daarnaast is er een belangrijke bijdrage geleverd aan het functioneel ontwerp van het studentenadministratiesysteem voor wat betreft de koppeling met de financiële administratie.”

Vertrouwen geven
Volgens Roguil is change management een belangrijk aspect tijdens een overstap naar een Shared Service Center. “Mensen weten soms nog niet wat hun nieuwe rol in gaat houden. Dat geeft onrust op de afdeling, wat niet helpt om de gewenste verbeteringen te bewerkstelligen.” Vertrouwen geven helpt. “Ik spring pas in als het nodig is. Als het goed gaat, en iedereen doet zijn best, krijgen de mensen de complimenten.”

Dit artikel is eerder geplaatst in de Wrap Up magazine van Finext.