Finext ondersteunt Institute of Social Studies met SSC

10 juni 2015 Consultancy.nl

Het International Institute of Social Studies (ISS), onderdeel van de Erasmus Universiteit, wilde haar ondersteunende diensten onderbrengen in het Shared Service Center van de universiteit. Om een soepele overstap te faciliteren, werd vooraf de administratie gereed gemaakt. Daarnaast zorgde een gedegen procesoptimalisatie volgens de principes van Lean voor verbeterde processen en een goede overdracht. De opdrachtgever blikt samen met Finext terug op het project.

De financiële administratie van het International Institute of Social Studies is de eerste afdeling die overgaat naar het Shared Service Center (SSC). “Ik wilde de financiële administratie en de projectadministratie gereed maken voor overdracht aan het shared service centrum (SSC) van de EUR,” vertelt Mario Willemsen, Business Controller bij ISS. ”Daarbij wilden we de procedures binnen de financiële administratie en de projectadministratie beschrijven en optimaliseren."

International Institute of Social Studies - RSM

Kwaliteit en betrouwbaarheid
“Ons doel was om de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de administratie te verbeteren en de administratieve procedures en beheersingsmaatregelen die binnen de EUR worden gehanteerd, te implementeren binnen het ISS,” gaat Mario verder. Deze doelen wil het ISS graag bereiken vóór de overstap naar het SSC. Een andere wens is de overdraagbaarheid van het werk. “Het SSC wil inzicht hebben in de werkwijze, voordat de afdeling opgenomen wordt,” vertelt Martin Geerars van Finext. Hij is als projectleider nauw betrokken bij de verbeterslag.

Eenvoud als leidraad
Bij het optimaliseren van de processen wordt uitgegaan van eenvoud. “Er was een projectadministratie in drie smaken, afhankelijk van het type geldstroom of subsidie,” vertelt Roguil Goede, ook van Finext. Als interim finance manager begeleidt hij het team en brengt hij de financiële administratie op orde.

“Zo waren er bijvoorbeeld in de administratie drie type studenten; PhD, master en short course,” zegt Sander Kroes, procesontwerper bij Finext. “We hebben de IST-situatie met de drie typen opgemaakt, waarna in de knelpuntanalyse bleek dat de drie studentenvarianten administratief niet anders behandeld hoeven worden. Vervolgens hebben we de categorieën geschrapt.”

Drie type studenten

Daarnaast blijkt er een discrepantie tussen het onderwijsbureau en de financiële administratie te zijn ontstaan, zo ontdekt Sander. “Uit een knelpuntanalyse langs de as van verspillingen uit de Lean methodiek, blijkt duidelijk dat het merendeel van de issues op het snijvlak van de twee afdelingen zit.”

Om een soepele overgang te bespoedigen heeft Sander ook de processen van het onderwijsbureau opgepakt. “Anders is het alleen beperkt tot het plakken van pleisters. Het is zaak om de oorzaak zelf op te lossen, en niet alleen de randverschijnselen.” “Het lukte Sander om verschillende mensen in de organisatie bij elkaar te brengen en daarbij samen te laten werken aan oplossingen voor knelpunten in de processen,” zegt Mario.

Gezamenlijk systeem
Bij de implementatie van het nieuwe software systeem worden de uitkomsten van de knelpuntanalyse meegenomen in de requirements. Zo komt er een gezamenlijk systeem voor zowel de financiële administratie als het onderwijsbureau. “Oorspronkelijk was het systeem niet ontworpen om in de behoefte van de financiële afdeling te voorzien, hoewel het wel de bron is van de contractadministratie. Daarom is het prettiger als je daarin de principes voor een gedegen financiële administratie kunt onderbrengen,” vertelt Sander.

Mario is positief over de gestructureerde aanpak van Martin, Roguil en Sander. “De kwaliteit van de financiële administratie is verbeterd, de processen bij ISS zijn helder en gestructureerd in kaart gebracht en de doelen van de opdracht zijn gerealiseerd. Daarbij waren alledrie goed in staat om de medewerkers bij de veranderingen te betrekken.”

Finext

Resultaat
De aanpak is succesvol; voor de overgang naar het SSC is de werking van de afdeling helder beschreven en zijn de processen zowel verbeterd als overdraagbaar. “Bij de eindejaarcontrole over 2012 is vastgesteld dat de financiële administratie van het ISS op alle punten voldoet aan de gestelde eisen. Per 1 juli 2013 is de financiële administratie met succes overgedragen aan het SSC,” vertelt Mario. “Bovendien zijn voor de belangrijkste processen binnen de financiële administratie gedetailleerde procesplaten opgeleverd waarin grote verbeteringen zijn aangebracht. Daarnaast is er een belangrijke bijdrage geleverd aan het functioneel ontwerp van het studentenadministratiesysteem voor wat betreft de koppeling met de financiële administratie.”

Vertrouwen geven
Volgens Roguil is change management een belangrijk aspect tijdens een overstap naar een Shared Service Center. “Mensen weten soms nog niet wat hun nieuwe rol in gaat houden. Dat geeft onrust op de afdeling, wat niet helpt om de gewenste verbeteringen te bewerkstelligen.” Vertrouwen geven helpt. “Ik spring pas in als het nodig is. Als het goed gaat, en iedereen doet zijn best, krijgen de mensen de complimenten.”

Dit artikel is eerder geplaatst in de Wrap Up magazine van Finext.


×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron TEN HAVE Change Management The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup