Projectbureau als succesfactor voor verandering
Het komt steeds vaker voor. Organisaties die jaren lang konden rekenen op een trouwe klantbasis of geduldige aandeelhouders, moeten zichzelf opnieuw uitvinden en voor hun bestaansrecht vechten. De markt verandert snel, maar ook technologische veranderingen volgen elkaar in hoog tempo op.
Recent werkte ik (Sacha Bos- van de Geijn, red.) voor WoningNet, een middelgrote organisatie vlakbij Amsterdam, die onder meer woningcorporaties, vastgoedbeheerders en gemeenten ondersteunt bij woonruimtebemiddeling en woongerelateerde diensten.
In juni 2014 heeft WoningNet in overleg met aandeelhouders een business & informatie plan (B&IP) vastgesteld. Daarin is bepaald welke veranderactiviteiten (projectmatig of in de lijn) WoningNet de komende jaren gaat uitvoeren om een nieuwe strategie te realiseren. Na jaren van rustige groei, moet er nu heel veel gebeuren. Marktomstandigheden en klantwensen maken het noodzakelijk nog professioneler en efficiënter te gaan werken. Bovendien is gedurende het BIP traject vast komen te staan dat de kernapplicatie toe is aan vernieuwing. Voor deze organisatie, die zich tot nu toe vooral bezig hield met het doorvoeren van verbeteringen in de bestaande systemen en organisatie, is het realiseren van de nieuwe strategie een grote uitdaging.
Waar grotere organisaties vaak een deel van de capaciteit kunnen reserveren voor het bemensen van de verandering, is dit bij middelgrote organisaties veel moeilijker. De verandering komt daar neer op enkele experts, die verandering met hun gewone werk moeten combineren. Bovendien is er vaak minder geld om de capaciteit extern aan te vullen. Dit maakt het prioriteren van projecten en het zo efficiënt mogelijk toewijzen van resources tot een cruciale succesfactor.
Toen ik startte bij WoningNet waren er al stappen gezet op het gebied van projectmatig werken. Er was een handboek projecten geschreven en projecten werden ter goedkeuring voorgelegd aan een Project Portfolio Overleg. Bovendien werden resources via een roostertool toegewezen aan projecten. Een maturityscan wees uit dat er echter nog veel te winnen viel op het gebied van grip op tijd, geld, kwaliteit, scope en risico’s.
Om de verandering te kunnen monitoren en bewaken was het noodzakelijk een Projectbureau op te zetten. Met een Projectbureau kan de kwaliteit van trajecten worden geborgd, voortgang integraal inzichtelijk worden gemaakt en tijdig worden gestuurd op knelpunten en risico’s.
Projectbureaus leveren in het algemeen een bijdrage op de volgende aandachtsgebieden:
1. (Resource)planning en beheersing van financiën
2. Overzichtelijke besluitvorming en governance
3. Integrale rapportages en inzicht in voortgang
4. Bewaking van risico- en issuemanagement
5. Scherp scope- en changemanagement (change en release)
6. Eenduidig kwaliteitsmanagement
7. Tijdige communicatie en stakeholdermanagement
8. Kennismanagement, inwerken en coachen van projectmanagers
9. Eenduidig businesscase en benefit management
10. Aangescherpt contractmanagement
11. Ondersteuning van stuurgroepen en portfoliomanagement board
Bij de organisaties waar ik heb gewerkt was het steeds de uitdaging om deze omvangrijke scope in te perken en concreet te maken. Ook bij WoningNet was dat het geval. Met een beperkt budget voor veranderingen kan een Projectbureau het beste werken op het niveau van stuurgroepen en portfoliomanagement. In het ondersteunen van projecten en programma’s gaat veel tijd zitten en vaak kan het project of programma de ondersteuning zelf organiseren. Bovendien levert een projectbureau dat overkoepelend opereert de meeste baten op. Op dit niveau kunnen projecten, op basis van de juiste informatie, worden bijgestuurd, kunnen risico’s worden gemonitord en kan worden voorkomen dat onnodig geld wordt uitgegeven.
Toen helder was op welk niveau het Projectbureau zou gaan opereren, was het nodig om ieder van de aandachtsgebieden concreet te maken. Wat houdt kwaliteitsmanagement bijvoorbeeld in? Bij deze organisatie is op dit vlak gekozen voor een review op project hygiëne per fase van het project, maar er zijn nog veel meer mogelijkheden om dit aandachtsgebied in te vullen. Hetzelfde geldt voor de andere aandachtsgebieden.
Nadat helder was geworden wat het Projectbureau concreet zou gaan doen, zijn competenties en benodigde inzet in kaart gebracht en kon het bureau worden voorzien van de juiste bezetting. Met steun van de directie en een onafhankelijke positie in de organisatie zal dit Projectbureau een belangrijke bijdrage gaan leveren aan de grip op verandering en de uiteindelijke realisatie van de strategie. Ik heb er alle vertrouwen in dat WoningNet erin gaat slagen om met behulp van het Projectbureau hun veranderopgave te volbrengen.
Een artikel van Sacha Bos- van de Geijn, project- en programmamanagement expert bij Novius.
