ConQuaestor: Top 10 Projectmanagement trends 2015

Jaarlijks stellen adviseurs van adviesbureau ConQuaestor een lijst op van de belangrijkste trends in projectmanagement. En zo ook in 2015. In de top 10 van dit jaar staan zowel project-, programma- en projectportfolio management als PMO en verandermanagement trends centraal.

1. Terug naar de basis
Enerzijds groeit de populariteit van allesomvattende maar ingewikkelde methodes (zoals PMI, OGC, etc.). Anderzijds ontstaat ook steeds meer de behoefte aan eenvoud. Hiervan getuigt bijvoorbeeld de populariteit van een boek als ‘Project Management Lite: Just Enough to Get the Job Done...Nothing More’ en van trainingen met als titel ‘pragmatisch projectmanagement’. In de nieuwe economische realiteit (want van een crisis kunnen we allang niet meer spreken) wordt het steeds belangrijker om pragmatisch met project-, programma- en projectportfolio management om te gaan, afgestemd op behoefte van het bedrijf.

2. Meer software voor samenwerking
De toename van het aantal project-, programma- en projectportfolio managementteams dat niet meer op dezelfde locatie zit, veroorzaakt een toename in het gebruik van tools voor online samenwerking. Populair zijn in het bijzonder de eenvoudige tools, bijvoorbeeld Sharepoint, Dropbox, Yammer en Skype. De drempel voor het gebruik van deze tools is heel laag. Daarin schuilt meteen ook de valkuil voor veel organisaties: als er geen beleid wordt geformuleerd op het gebruik van deze tools, worden meerdere tools tegelijkertijd geïmplementeerd. Dat komt de acceptatie en effectiviteit niet ten goede. Tevens dient men te beoordelen of de online tools wel veilig genoeg zijn om te gebruiken voor het delen van bedrijfsgevoelige informatie. Ook PM tools worden steeds vaker geëvalueerd op mate van veiligheid van informatie.

3. Meer software voor Projectportfolio management
De afgelopen jaren worden, door middel van projectportfolio management, projecten en programma’s strategischer bekeken. Leveranciers van projectsoftware zijn daarom in veel gevallen in het diepe gesprongen: vrijwel alle topspelers in de markt hebben hun pakket aangevuld met een PPM-module en er is een grote hoeveelheid van kleinere leveranciers bijgekomen die specifiek de PPM-suite aanbieden. De markt voor deze pakketten zal in de komende jaren waarschijnlijk verdubbelen.

4. Roep om meer controle
In Nederland is flinke beroering ontstaan over het feit dat de overheid tussen de 1 en 5 miljard Euro verspilt aan (deels) mislukte ICT-projecten. Enkel al het feit dat men een marge van 4 miljard moet nemen, wordt als ronduit schokkend ervaren. Project-, programma- en projectportfoliocontrole bij overheden en semioverheden wordt daarom de komende jaren stevig aangescherpt. Hier moeten de bedrijven die leveren aan overheden zich dan ook goed op voorbereiden. Onder invloed van een overheid die alerter wordt, gaan bestuurders van grote multinationals zich ook achter de oren krabbelen. Project-, programma- en projectportfoliocontrole zal ook bij grote commerciële organisaties aangescherpt worden.

5. Klein is meer
Jarenlang hebben we gedacht dat we projecten beter konden beheersen door ze in grote programma’s te hangen, maar het tegengestelde blijkt waar te zijn: klein is fijn. De tijd van grote, complexe programma’s is voorbij: een oceaanstomer is moeilijker bij te sturen of te stoppen dan een zeilboot. Door de roep om meer te doen met minder en om dat wat we doen goed te beheersen, zullen organisaties meer kleinere projecten gaan doen. Als een project niet binnen een maand of negen afgerond kan worden, zullen we het in stukjes moeten hakken of helemaal niet doen.

6.  ’The Next Generation PMO’: Doe meer met minder
De focus van een ‘Next Generation PMO’ is optimalisatie van investeringen in projecten en programma’s ter verwezenlijking van de strategische organisatiedoeleinden: de goede projecten en programma’s goed doen. Het werkgebied van een ‘Next Generation PMO’ ligt dan veel meer op het terrein van toezicht houden en ondersteuning van de strategische positionering. De meerwaarde van een ‘Next Generation PMO’ is het reduceren/elimineren van verspilling van investeringen in projecten en programma’s, terwijl tegelijkertijd de opbrengsten door verwezenlijking van de strategische organisatiedoelstellingen worden verhoogd. 

7. PMOs adopteren Lean-concepten
Door het toepassen van Lean-concepten zijn PMOs in staat om een bijdrage te leven aan de reductie/eliminatie van verspilling in projecten en programma’s:

• Vereenvoudiging en synchronisatie van processen, gericht op het efficiënt en effectief opleveren van de gewenste project- en programmaresultaten. D.w.z. het verwijderen van alle werkzaamheden die geen waarde toevoegen aan die gewenste resultaten.
• Gelijkmatige verdeling van de werklast en werkstroom in projecten en programma’s.  D.w.z. het verwijderen van alle belemmeringen die een gelijkmatige verdeling verhinderen, zoals trage besluitvorming en geen beschikbaarheid van juiste medewerkers of expertise.
• Continue verbetering door middel van meten en vergelijken van processen en resultaten van projecten en programma’s ten behoeve van de uitvoering van toekomstige projecten en programma’s. D.w.z. het aanmoedigen van herhaling van successen en het beperken van herhaling van fouten.

8.  Van ‘one size fits all’ naar ‘op maat’ PMO dienstverlening
PMO’s passen hun dienstverlening aan, afhankelijk van enerzijds de complexiteit, omvang en aard van een project of programma en anderzijds de behoefte van het management aan stuurinformatie over de status en voortgang van een project of programma. Projecten en programma’s die door het management als essentieel en/of risicovol voor de verwezenlijking van de strategische organisatiedoeleinden zijn aangemerkt, zullen op een intensievere dienstverlening van het PMO kunnen rekenen.   

9. Change Management als core competentie
De sub-discipline van Change management wordt steeds meer ‘volwassen’. De toenemende vraag naar change managers en transformatiebegeleiders is opvallend te noemen, maar past in de roep om realisatie van verandering door de projecten. Change management is niet langer alleen een onderdeel van projectmatig werken maar bewijst zichzelf steeds meer als aparte discipline, die direct kan bijdragen aan de groei van een onderneming. Organisaties grijpen de kans om change management te gebruiken om strategisch voordeel te verkrijgen.

10. Van belevenis naar betekenis
Tot voor kort was het adagium dat veranderen leuk moest zijn. Het moest een belevenis zijn. Maar dat is niet meer genoeg. Nu gaat het om betekenis. De transitie van beleveniseconomie naar betekeniseconomie betekent voor verandermanagers ook dat zij hun verandertrajecten anders in moeten steken. Dit betekent onder meer dat het steeds belangrijker is geworden om voorafgaand aan het inzetten van een verandering een traject van zingeving in te gaan. En de zingeving kan niet meer enkel schuilen in geld verdienen of het verhogen van de waarde van aandelen. De verandering moet echt zin hebben, voor mensen.

De beweging om meer te doen met minder en de projecten goed te beheersen, vertaalt zich door in alle verschillende sub-disciplines. De focus ligt op kleiner, beheerst maatwerk en op resultaten. Het wordt weer een interessant jaar voor projectmanagers. En ook voor change managers, projectportfolio managers en PMO-ers!

Gerelateerd nieuws: Top 10 Project Management trends van 2014.

Een artikel van Jan-Willem Donselaar, Harry Klootwijk, Raagni Raktoe, Robbert Rijssenbeek, John van Rouwendaal, Simone van Trier, Maarten van Weeghel, Alexander Wierstra & Liesbeth van der Ziel. Allen zijn werkzaam bij de vakgroep Projects & Change van ConQuaestor, onderdeel van zakelijke dienstverlener Grant Thornton.