Finext helpt Erasmus MC met prestatiebekostiging

Om prestatiebekostiging goed vorm te kunnen geven, heeft het Erasmus Medisch Centrum recent besloten om een nieuwe begrotingsaanpak op te stellen. De nieuwe manier van werken wordt ondersteund door Hyperion Planning, een Oracle applicatie gespecialiseerd in budgeting en forecasting. De implementatie van Hyperion Hyperion werd begeleid door Finext Performance Management, onderdeel van Finext, een financieel specialist uit Voorburg.

"Sinds 2012 kennen we prestatiebekostiging in de zorg, waarbij we afspraken maken met de zorgverzekeraar over DBC's, aantallen en tarieven. Deze omschakeling is voor ons aanleiding om naar processen en systemen te kijken," vertelt Joep van Halder, Sectormanager Planning & Control. "Eén van de meest in het oog springende veranderingen is dat we de hele offerteronde naar de zorg-verzekeraars professioneler willen insteken. Hiervoor hebben we behoefte aan inzicht in het volume van de producten, de aard van de kostprijs en hoe de kostprijs tot stand komt."

De gevolgen van keuzes inzichtelijk maken

De eerste fase van het project om Hyperion Planning te implementeren is net afgerond. "Het nieuwe planningsproces is geënt op de missie en de strategie die je in de praktijk wilt brengen," zegt Egon Rijsewijk, als lead consultant vanuit Finext nauw betrokken bij het project. "De eerste stap is de missie en strategie vertalen naar financiële getallen. Vervolgens kun je daarop de kostprijzen berekenen, met nieuwe volumes en de bijbehorende nieuwe kosten zoals de personeelskosten."

"De essentie van prestatiebekostiging is dat je werkelijk keuzes maakt in je productie, en in de benodigde mensen en middelen," stelt Joep. "De inzet van Hyperion Planning ondersteund het scenario denken en de keuzes in de bedrijfsvoering, zoals de afweging over nieuwbouw. Wijzigingen in strategie, andere speerpunten of gewijzigde producten kunnen in Hyperion meteen doorgerekend worden naar de gevolgen voor onze middelen en onze mensen. Dat kan apparatuur zijn als CT scans, MRI's en operatiekamers, maar ook de handen aan het bed." Egon: "Je kunt zo de verschillende scenario's snel vertalen naar de financiële effecten."

Draagvlak binnen het 'huis'

Om draagvlak binnen het hele ziekenhuis te creëren, werden vanaf het begin de gebruikers betrokken. "We hebben het project heel pragmatisch aangepakt. Vanaf de tekentafel hebben we met een kleine groep goed nagedacht over wat we wat willen. In deze requirement sessies was het hele 'huis' vertegenwoordigd," vertelt Richard Laterveer, Process Controller Finance bij het Erasmus MC. "Het project kenmerkte zich door lean en mean oplossen. Geen toeters en bellen maar eerst de basis goed, waardoor het begrotingsproces vereenvoudigd wordt."

"Finext heeft hier een goede rol in gespeeld. Meedenkend, proactief en kwaliteit leverend, zowel inhoudelijk als op projectmanagement," zegt Joep. "Ze waren tegelijkertijd voldoende luisterend en voldoende eigenwijs." "De flexibiliteit van Finext was een belangrijke factor in het succes," vertelt Richard. "Zo kwamen in de oorspronkelijke planning de personeelskosten pas in fase 2 aan bod, maar om echt succes binnen het ziekenhuis te hebben, bleek het belangrijk om dit al in fase 1 te doen."

De personeelskosten vormen 66% van de begroting voor het ziekenhuis. "Voor 12.000 man zitten nu de gegevens op medewerkersniveau in het systeem," zegt Richard. "Voorheen zagen we de loonkosten als één totaal bedrag. Stel het pensioenfonds verhoogt de premie. We kunnen nu 1 tabel aanpassen waarna alles wordt doorberekend." Bovendien worden de individuele loonkosten nu geboekt waar ze echt horen. "Het komt regelmatig voor dat medewerkers voor een langere tijd worden uitgeleend aan andere afdelingen, bijvoorbeeld gedurende een paar jaar bij onderzoek. Nu kunnen deze kosten eenvoudig worden doorbelast naar de juiste afdeling," vertelt Egon.

Afstemmen tussen techniek en functionaliteit

Deze workforce module gebruikt complexe multidimensionale calculaties. Om de performance van de applicatie optimaal te houden, werd Technision ingeschakeld om samen met Finext de juiste afstemming tussen techniek en functionaliteit te realiseren. Technision is een zusterorganisatie van Finext gespecialiseerd in de technische kant van Performance Management applicaties. Een andere zusterorganisatie van Finext, Swap Support, speelde ook een rol in het project. "Vanwege de snelheid van de implementatie hebben we gebouwd in een projectomgeving die was geïnstalleerd op de servers van Swap Support," vertelt Joep. "Het was voor ons belangrijk om in juli live te kunnen, zodat de gebruikers met de begroting in het nieuwe planningssysteem konden beginnen. We zijn dan ook live gegaan op een hosted omgeving. In fase 2 gaan we over op onze eigen servers."

Snel, uniform en transparant

Het Erasmus MC werkt met 'thema's', waarin zorg, onderwijs en onderzoek samenkomen. "De thema's zijn de creatieve kern van het ziekenhuis. De kerntaken van de afdelingen in zorg, onderwijs en onderzoek zijn nu ook zo in Hyperion vervat. Koersbepaling, missie, visie, jaarplannen en activiteiten-plannen vormen de input voor de afdeling op basis waarvan ze komen met de begroting. Doordat de afdeling nu zo centraal in het systeem staat, kunnen mensen de kwaliteit van hun begroting verbeteren," vertelt Joep. "Het nieuwe systeem versnelt de begroting aanzienlijk. De prefinale is beduidend sneller opgeleverd dan normaal. De deadline werd gehaald en de kwaliteit van de begrotingen was beter. Normaal haalden we de deadline niet eens," vertelt Joep. "Voorheen maakten we de begroting op basis van Excel bestanden. Nu staan de actuals al ter beschikking in het systeem als de thema's beginnen met de begroting. We hebben veel gewonnen aan uniformiteit en transparantie."

Kwaliteitsslag

"We werken nu met één standaard, met meer kwaliteit op de details en meer controle. De consolidatie van de begrotingen is makkelijker, wat een tijdsbesparing oplevert," vertelt Ilona Al Hadithy, Financial Consultant bij het Erasmus MC. "In mijn rol van functioneel beheerder betekent dit een verrijking. Ik heb nu meer tijd om met de thema's over inhoudelijke zaken te spreken. Dat maakt mijn werk interessanter. Ik kan nu het hele spectrum vanuit verschillende punten bekijken."

"Bovendien hebben we analysemogelijkheden in het begrotingsproces, we kunnen de thema's intern gaan benchmarken op het begrotingsniveau," verteld Richard. "We gaan dat waarschijnlijk ook zien in de manier waarop het ingevuld is. Daarmee hebben we lessons learned voor het volgende jaar."

De implementatie van het nieuwe planningsysteem bracht ook onverwachte voordelen met zich mee. "De sessies met de gebruikers waren ook meteen een platform om mensen mee te nemen in de strategische richting," vertelt Joep. "Daarnaast was het voor ons heel leerzaam. We kregen doorkijkjes in de organisatie waar je eerder niet zo veel over weet, bijvoorbeeld over de wijze waarop we omgaan met personeelskosten tijdens onderzoeksprojecten en discussies over wat een FTE nu is." "Het heeft goed gewerkt als thermometer; waar in de organisatie is nog wat aandacht nodig?" zegt Richard.

Kanteling naar 'meting gezondheidswinst'

Het project ondersteunt de huidige ontwikkelingen in de zorg, zoals het budgetkader van maximaal 1,5% groei. "In fase 2 gaan we de projectadministratie begroten, zowel onze eigen onderzoeken als onderzoeken voor derden. In fase 3 volgt dan de hele zorgproductie inclusief onderwijs, volume, kostprijzen en tariefstellingen. Daarna volgen het meer jaren perspectief, de investeringen en de liquiditeit," vertelt Joep. "We krijgen zo een hele effectieve planningscyclus, met meer inzicht en een betere kwaliteit van de financiële huishouding. Door in de begroting al de knelpunten te signalen, verbeteren de processen. Bovendien kun je het bedrijf beter sturen."

"Dit past in 'Koers 18', onze strategische visie. Het ultieme doel is dat wij onze begroting gaan baseren op de bijdrage die onze zorg levert aan de gezondheidswinst van patiënten'. We willen niet meer denken vanuit producten, maar met de zorgverzekeraar afspraken maken over het effect dat wij hebben op de gezondheidsbeleving van de patiënten. Wat is de best mogelijke uitkomst bij de aandoening? We moeten daarvoor op zoek naar de driver, en weten hoeveel we kunnen investeren in die driver. Daarvoor moeten we weten wat iets gaat kosten, Hyperion Planning heeft daarin een centrale rol."