Capgemini: Stappenplan voor migratie naar SEPA
Vanaf 1 februari 2014 moet het betalingsverkeer binnen de Eurozone voldoen aan de wet- en regelgeving SEPA. Voor de meeste organisaties heeft SEPA een grote impact op bedrijfsprocessen, de IT-infrastructuur en het betalingsverkeer. Echter, binnen veel organisaties heeft SEPA geen urgentie of niet de urgentie die het zou moeten hebben. In veel gevallen hebben grootbedrijf, instellingen en MKB-organisaties nog geen impactanalyse uitgevoerd, is er geen plan van aanpak opgesteld en hebben de softwareleveranciers hun software niet aangepast. Na 1 februari 2014 zijn er enkel nog SEPA-transacties mogelijk. Het is nog niet te laat, stellen Fons Voogt en Alexander Schippers van Capgemini Financial Services, maar dan moeten bedrijven wel overgaan tot actie.
Single Euro Payments Area (SEPA), een initiatief van de Europese banken, richt zich op de integratie van het betalingsverkeer binnen de Europese Unie. Alle overschrijvingen en incasso’s worden per 1 februari 2014 verwerkt als Europese transacties. Dit heeft tot gevolg dat alle binnenlandse bankrekeningnummers worden omgezet naar IBAN, de huidige transactie- en rapportageformaten (bijv. ClieOp03 en MT940) worden vervangen door XML-formaten en de huidige incassoschema’s verruilt worden voor Europese incassoschema’s.
Voor organisaties kan SEPA op verschillende manieren voordelen bieden. De belangrijkste voordelen zijn snellere clearing en settlement, standaardisatie en centralisatie. In de eerste plaats maakt SEPA snellere clearing en settlement van transacties mogelijk. Daarnaast komt er een generiek Europees formaat genaamd PAIN voor het initiëren van transacties en CAMT voor de rapportage van transacties. Tot slot worden organisaties in staat gesteld om hun betalingsverkeer te centraliseren door slechts één bankrekening te gebruiken in de Eurozone.
“Mijn leverancier is nog niet klaar, dus ik kan niet starten met mijn SEPA-migratie”
SEPA vereist inspanningen van organisaties vanwege zowel technische als procedurele veranderingen. Echter, tot op heden is er in de markt nog weinig kennis op het gebied van SEPA. Daarnaast is er nog onvoldoende bewustzijn welke actie ondernomen moet worden. Wanneer je een financieel manager vraagt naar de SEPA-migratie binnen zijn of haar organisatie wordt er vaak als volgt gereageerd: “Ik heb alleen binnenlands betalingsverkeer, dus SEPA raakt mij niet”, of “Ik kan niets doen omdat mijn softwareleverancier nog niet klaar is voor SEPA”. In andere gevallen weet men niet wat SEPA inhoudt. Binnen sommige organisaties wordt gedacht dat het converteren van binnenlandse rekeningnummers naar IBAN voldoende is.
SEPA-migratie is niet zo makkelijk als soms wordt aangenomen, met name voor organisaties die incasso’s uitvoeren. Organisaties in Nederland behalen wellicht minder voordelen met SEPA. Het Nederlandse betalingsverkeer is al relatief snel en efficiënt ingericht. Daarom kan de drempel om te starten met SEPA hoger zijn. Het gevolg is dat veel organisaties de impact van SEPA onderschatten.
De meeste organisaties schuiven belangrijke beslissingen voor zich uit (bijv. standaard of zakelijk Europees incasseren?) naar het derde of vierde kwartaal dit jaar en bevinden zich slechts in een bewustwordings- of analysefase. De gemiddelde doorlooptijd van een SEPA-migratie is tussen de zes en negen maanden. Met nog een half jaar te gaan wordt de SEPA-migratie voor veel organisaties een uitdaging. In het eerste kwartaal van 2013 publiceerde de Europese Centrale Bank een SEPA-voortgangsrapportage waarin werd gewezen op het gebrek aan urgentie in de markt en de risico’s van een late start van de SEPA-migratie.
Anticiperen
Sommige bedrijven anticiperen op de deadline van 1 februari 2014 en leveren diensten voor het converteren van de huidige betalingsformaten, bijv. ClieOp03, naar XML. Deze organisaties bieden ook vaak een oplossing voor de complexe Europese incassoschema’s. Tevens bieden zij mandaat-management aan voor grote incassostromen. Voorbeelden van bedrijven die deze diensten aanbieden zijn Sentenial, Equens en adviesbureau Capgemini.
Capgemini heeft de Pay2Saas oplossing ontwikkeld. Pay2SaaS is een Software-as-a-Service-oplossing om organisaties te migreren naar SEPA. Dit betekent dat een organisatie bijvoorbeeld een ClieOp03-bestand aanlevert en Pay2Saas dit bestand converteert naar een XML-formaat. Daarnaast biedt Capgemini tevens de mogelijkheid om alle overige aspecten van het betalingsverkeer (mandaatmanagement, rapportage, etc.) in Pay2Saas om te zetten naar de SEPA-equivalenten.
U zit achter het stuur!
Veel organisaties zijn afhankelijk van externe partijen zoals softwareleveranciers. Dit betekent niet dat er niet gestart kan worden met de SEPA-migratie. Er zijn verschillende acties die organisaties kunnen en moeten ondernemen.
Allereerst is gedegen kennis van SEPA en de impact op bedrijfsprocessen en systemen noodzakelijk. Banken en nationale SEPA-programma’s hebben documentatie, trainingen en organisatiescans gepubliceerd die hierbij kunnen helpen. Het is ook aan te raden om proactief contact op te nemen met de softwareleverancier om meer informatie te krijgen hoe en wanneer de software aangepast wordt.
Zodra deze eerste stap is gezet is het van belang om een SEPA plan van aanpak op te stellen. Het belangrijkste onderdeel van dit plan van aanpak is de het bepalen van de scope, impact en planning. Het verkrijgen van een duidelijke scope zorgt ervoor dat alle belangrijke onderdelen worden meegenomen in de SEPA-migratie. Belangrijke onderdelen zijn onder andere incassostromen, overschrijvingen, salarisbetalingen, bankkanalen, softwaresystemen en overige betalingsproducten als acceptgiro, IDEAL en directe aanlevering aan Equens. Afhankelijk van de scope kan de impact van SEPA bepaald worden.
Nadat de scope is bepaald kan er een planning worden opgesteld. De planning moet aansluiten op de planning van de softwareleverancier en de bank(en). Een cruciaal onderdeel van de planning is het testen van de automatische koppeling tussen het bankkanaal en de software. Dit geldt zowel voor het inlezen van de verzamelbestanden als de automatische reconciliatie (afletteren). Zodra deze activiteiten zijn afgerond kan er een definitief plan van aanpak opgesteld worden, een projectteam worden geformeerd en budget worden vrijgemaakt om het plan van aanpak uit te voeren.
Stappenplan
Uit onderzoek van de Europese Centrale Bank blijkt dat er niet voldoende urgentie wordt gegeven aan de SEPA-migratie. Veel organisaties wijzen naar leveranciers die nog niet klaar zijn voor SEPA. Echter, organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen SEPA-migratie en kunnen nu al starten.
Begin met een goede voorbereiding door kennis te ontwikkelen met behulp van de documentatie van (nationale) banken en overheden en stel een plan van aanpak op. In het plan van aanpak is het cruciaal om de impact van SEPA te bepalen op de organisatie. Breng de scope van de SEPA-migratie in kaart door alle onderdelen te analyseren waar SEPA impact op heeft. Formeer vervolgens een projectteam, maak budget vrij en zorg ervoor dat het plan van aanpak door de organisatie breed gedragen wordt. Neem contact op met de bank(en) en softwareleverancier en informeer welke ondersteuning u van hen kan verwachten.
Er kan veel gedaan worden ter voorbereiding op SEPA. Natuurlijk bent u afhankelijk van uw bank en softwareleverancier. Er is echter genoeg dat u al kunt doen om uw organisatie voor te bereiden op SEPA. Een stappenplan:
- Verzamel informatie over SEPA.
- Neem contact op met uw softwareleverancier en bank(en).
- Zorg ervoor dat de IBAN en BIC van uw relaties bekend zijn.
- Informeer uw relaties over uw IBAN en BIC (bijv. op briefpapier).
- Maak een plan van aanpak. (Voor incasso volg stap 6 t/m 10, anders door naar stap 11.)
- Sluit een nieuw incassocontract af met uw bank.
- Pas uw machtigingen aan met de juiste SEPA-kenmerken.
- Verrijk bestaande machtigingen bij Algemeen Europees Incasso, of sluit nieuwe machtigingen af in het geval van een Zakelijk Europees Incasso.
- Informeer uw relaties dat u Europees gaat incasseren.
- Start met het testen van betalingen, incasso’s en rapportagebestanden.
- Informeer bij problemen met het testen uw softwareleverancier en/of bank.
- Verifieer of alle stappen uit het SEPA plan van aanpak zijn uitgevoerd en sluit de SEPA-migratie af met een pennytest in de productie-omgeving van het bankkanaal.
Een artikel van Fons Voogt en Alexander Schippers, SEPA-migratiemanagers bij Capgemini.
