UC Group: ‘Eerst het logistieke concept, dan pas de robots’

Volledig gerobotiseerde opslagsystemen functioneren niet altijd zoals in de brochure beschreven staat. Toch ligt dat vaak niet aan het systeem zelf, maar aan een gebrekkig logistiek concept. Een gesprek met Johan Omvlee en Eric Hoogendam van UC Group over de valkuilen van automatisering en waarom het proces altijd vóór de technologie moet komen.

De belangstelling voor automatisering in magazijnen is groot. Dat is niet verwonderlijk. Personeel is schaars, klanten stellen steeds hogere eisen aan leverbetrouwbaarheid en veel bedrijven kampen met een gebrek aan opslagruimte. Tegelijkertijd willen directies de operationele kosten verlagen.

Hypermoderne geautomatiseerde opslagsystemen, autonome robots en goods-to-person-oplossingen lijken op al deze uitdagingen een passend antwoord te bieden. “De technologie die momenteel beschikbaar is, is indrukwekkend”, zegt Johan Omvlee, Supply Chain & Inkoop manager bij UC Group. “Maar bedrijven raken soms zo enthousiast over de techniek dat ze vergeten te kijken naar het proces waarin die techniek moet functioneren.”

Eric Hoogendam, Senior Logistics Engineer bij UC Group, herkent dat beeld. Volgens hem begint een automatiseringsproject nog te vaak met de keuze voor een systeem, terwijl eerst andere belangrijke vragen moeten worden gesteld.

“Je moet beginnen met je logistieke concept”, geeft hij aan. “Hoe lopen de goederenstromen door het magazijn? Wat zijn de volumes en pieken? Wat voor producten verwerk je en hoe zien de orders van klanten eruit? Pas als je dat weet, kun je bepalen welke oplossing daarbij past.”

Het systeem is maar één schakel

Een automatisch opslagsysteem staat nooit op zichzelf. Aan de inboundzijde komen artikelen binnen die moeten worden ontvangen, gecontroleerd en op de juiste manier aan het systeem moeten worden aangeboden. Aan de outboundzijde moet de opslagtechniek aansluiten op orderverzamelstations, verpakkingslijnen en eventuele value added services.

Juist in die aansluitingen ontstaan volgens Omvlee en Hoogendam vaak problemen. Een systeem kan technisch gezien duizenden orderregels per uur verwerken, maar haalt die capaciteit alleen als de processen rondom dat systeem op de juiste manier zijn ingericht.

“Je kunt een fantastisch systeem aanschaffen, maar als de inslagcapaciteit onvoldoende is, ontstaat er simpelweg een bottleneck aan de voorkant”, zegt Omvlee. “Hetzelfde geldt voor de outboundprocessen. Als een verpakkingslijn de stroom niet aankan, heb je weinig aan een systeem dat veel sneller kan leveren.”

Soms zijn het ogenschijnlijk kleine details die grote gevolgen hebben. Een scanner die op een onhandige positie langs een rollerbaan is geplaatst, kan bijvoorbeeld voor mislukte scans zorgen en daardoor een opstopping veroorzaken. Ook kunnen producteigenschappen in de praktijk anders blijken te zijn dan bij het ontwerp van het systeem is aangenomen.

“Een robot kan uitstekend functioneren met perfect gestapelde pallets”, vertelt Hoogendam. “Maar als in de dagelijkse operatie pallets binnenkomen met uitstekende dozen of folie, kan dat een heel ander verhaal worden. Zulke operationele details moet je vooraf kennen en meenemen in het ontwerp.”

Leverancier ontwerpt het logistieke concept niet

Bij tegenvallende prestaties wordt vaak naar de leverancier van het material handling-systeem gekeken. Volgens Omvlee en Hoogendam is dat niet altijd terecht. De leverancier is verantwoordelijk voor de implementatie en werking van zijn technologie, maar niet automatisch voor het complete logistieke concept van de klant.

“Een systeemleverancier komt in de eerste plaats zijn eigen oplossing implementeren”, zegt Hoogendam. “Je kunt niet verwachten dat hij tegelijkertijd je volledige logistieke proces opnieuw ontwerpt. Die verantwoordelijkheid moet je als bedrijf zelf organiseren, eventueel met ondersteuning van onafhankelijke experts.”

Als die stap wordt overgeslagen, kunnen er verkeerde uitgangspunten in het ontwerp terechtkomen. Het systeem zelf kan vervolgens precies doen waarvoor het is ontworpen, terwijl de prestaties in de totale operatie toch achterblijven. “Dan wordt al snel gezegd dat het automatiseringsproject is mislukt”, vertelt Omvlee. “Maar de vraag is of het systeem niet functioneert, of dat het systeem onderdeel is geworden van een proces dat als geheel niet goed is ontworpen.”

Een magazijn verandert voortdurend

Zelfs wanneer een geautomatiseerd systeem bij de ingebruikname goed presteert, kunnen na verloop van tijd toch problemen ontstaan. Bedrijven veranderen, productassortimenten ontwikkelen zich en ook het bestelgedrag van klanten blijft niet hetzelfde.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld grotere of zwaardere producten gaan verkopen. Klanten kunnen grotere orders gaan plaatsen of juist vaker kleine bestellingen doen. Daardoor veranderen de eisen aan opslaglocaties, bakken, transportstromen en orderpickprocessen.

“Een automatiseringsoplossing wordt ingericht aan de hand van bepaalde uitgangspunten”, zegt Hoogendam. “Maar die uitgangspunten zijn niet voor altijd geldig. Als de productmix of de orderstructuur verandert, moet je opnieuw kijken of het logistieke concept nog aansluit op de werkelijkheid.”

“De eerste vraag is wat je logistieke proces nodig heeft. Daarna bepaal je welke technologie daar het beste bij past.”

In de praktijk gebeurt dat volgens de consultants lang niet altijd. Bedrijven voegen handmatige processen toe om uitzonderingen op te vangen of creëren omwegen rond het geautomatiseerde systeem. En daardoor verdwijnen de oorspronkelijke efficiencyvoordelen meer dan eens.

“Je ziet soms dat er steeds meer lapmiddelen rond een systeem worden gebouwd”, zegt Omvlee. “Ieder afzonderlijk probleem wordt opgelost, maar niemand kijkt meer naar het totaal. Uiteindelijk stijgen de operationele kosten en vraagt de directie zich af waar de beloofde efficiencywinst is gebleven.”

Ontwerp eerst het proces

Het eerste advies van Omvlee en Hoogendam is daarom helder: zorg dat het logistieke concept op orde is voordat een automatiseringsoplossing wordt gekozen.

Dat begint met een analyse van de goederenstromen. Niet alleen de outbound-orders zijn daarbij relevant, maar ook de inboundstromen. Hoeveel goederen komen op piekmomenten binnen? Hoe vaak moeten locaties worden aangevuld? Welke productkarakteristieken zijn bepalend voor opslag en handling? En hoe grijpen verschillende processen op elkaar in?

“Automatisering begint voor ons niet met de vraag welke robot je wilt hebben”, zegt Omvlee. “De eerste vraag is wat je logistieke proces nodig heeft. Daarna kun je bepalen welke technologie daar het beste bij past.”

Daarbij moet ook rekening worden gehouden met de samenwerking tussen mens en machine. Robots, medewerkers, heftrucks en andere systemen delen steeds vaker dezelfde logistieke omgeving. Een goed logistiek concept voorkomt dat processen elkaar blokkeren of dat mensen en robots elkaar in de weg zitten.

Geef het logistieke concept jaarlijks een APK

Het tweede advies is om het logistieke concept periodiek te keuren. Omvlee en Hoogendam adviseren bedrijven om minimaal één keer per jaar te controleren of de oorspronkelijke uitgangspunten nog overeenkomen met de dagelijkse praktijk.

Tijdens zo’n logistieke APK worden onder meer volumes, orderpatronen, productkarakteristieken en procesparameters opnieuw bekeken. Ook kan worden onderzocht of de gekozen technologie voor ieder deelproces nog steeds de beste oplossing is.

“Misschien was een heftruck vijf jaar geleden de logische keuze voor een bepaald proces”, zegt Hoogendam. “Maar inmiddels kunnen AMR’s of conveyors voor die goederenstroom interessanter zijn. Andersom geldt hetzelfde: niet ieder proces hoeft automatisch te worden gerobotiseerd omdat de technologie beschikbaar is.”

“De technologische ontwikkelingen in warehousing gaan snel en bieden bedrijven grote kansen, maar technologie alleen is geen garantie voor hogere productiviteit.”

Het voordeel van een periodieke controle is volgens Hoogendam dat bedrijven hiervoor een vaste procedure kunnen ontwikkelen. “Veel benodigde gegevens zijn al beschikbaar in de operationele systemen. Door die data structureel te analyseren, worden afwijkingen tussen het oorspronkelijke ontwerp en de huidige werkelijkheid sneller zichtbaar.”

Technologie werkt pas als het concept klopt

Bij UC Group houden gespecialiseerde logistic engineers zich bezig met het ontwerpen, implementeren en optimaliseren van logistieke concepten en material handling-systemen. Daarbij combineren ze hun logistieke expertise met technische kennis van geautomatiseerde en gerobotiseerde oplossingen.

Volgens Hoogendam ligt juist in die combinatie de sleutel tot succesvolle automatisering: “De technologische ontwikkelingen in warehousing gaan snel en bieden bedrijven grote kansen, maar technologie alleen is geen garantie voor hogere productiviteit.”

“Bedrijven moeten absoluut gebruikmaken van de mogelijkheden die automatisering biedt”, zegt Omvlee. “Maar doe het in de juiste volgorde. Eerst begrijpen hoe je logistieke operatie moet functioneren, vervolgens de juiste technologie kiezen en daarna blijven controleren of de uitgangspunten nog kloppen.”

“En een magazijn is geen statische omgeving”, vult Hoogendam nog aan. “Wie miljoenen investeert in automatisering, moet niet alleen aandacht hebben voor de implementatie, maar ook voor de jaren daarna. Alleen dan blijft zo’n investering daadwerkelijk waarde opleveren”, rondt hij af.