Brainboss helpt IT-afdeling ministerie van Defensie met stroomlijnen werkzaamheden
Brainboss heeft samen met Maritime IT, de afdeling binnen het Nederlandse ministerie van Defensie die kritieke softwareoplossingen levert voor de Maritieme Vloot, de Defensiestaf en de Kustwacht, de operationele organisatie van deze afdeling succesvol getransformeerd.
Geconfronteerd met een snel groeiende organisatie en een toenemende vraag naar nieuwe technische functionaliteiten, werkte de afdeling samen met het adviesbureau om een geïntegreerd systeem voor strategisch product- en portfoliomanagement te implementeren.
Met behulp van Atlassian-tools maakte de organisatie de overstap van een gefragmenteerde werkwijze naar een voorspelbare en transparante operatie. Daarbij werd Maritime IT ondersteund door Brainboss, een adviesbureau dat organisaties helpt hun strategische visie om te zetten in concrete resultaten door middel van effectief project-, portfolio- en teammanagement.
“Samen met Brainboss hebben we een praktische werkwijze voor grootschalig agile werken geïmplementeerd, gebaseerd op onder meer best practices uit SAFe. Ons product- en portfoliomanagement en de cadans van de Defensieplanning zijn daar mooie voorbeelden van”, zegt Machiel Keetman, hoofd Softwareontwikkeling bij Maritime IT.
Groei als uitdaging
Voorafgaand aan deze transformatie maakte Maritime IT gebruik van Jira Data Center in combinatie met diverse spreadsheets om zijn werkzaamheden te beheren. Deze aanpak veroorzaakte versnippering tussen ontwikkelteams en verschillende organisatieonderdelen. Verzoeken en nieuwe initiatieven stroomden via zowel formele als informele kanalen binnen, zonder centraal proces voor beoordeling en prioritering.
“Het Guardion-platform werd de ‘single source of truth’ binnen de organisatie.”
In 2022 leidde dit gebrek aan structuur tot een achterstand van meer dan 300 projecten en verzoeken. Stakeholders kregen weinig inzicht in de voortgang, planningen bleven onvoorspelbaar en de werkdruk raakte ongelijk verdeeld over teams. Met groeiende budgetten en een instroom van nieuwe medewerkers zag het management de noodzaak in van een uniforme en schaalbare werkwijze om het kernproduct Guardion te ondersteunen.
“Het Guardion-platform werd de ‘single source of truth’ binnen de organisatie”, vertelt Robin Klein, Lead Transformation Consultant bij Brainboss.
“Door Jira Data Center en Confluence te centraliseren, optimaliseren we workflows, projecten, boards en rapportages ter ondersteuning van een uniforme werkwijze voor Guardion Product Management. We trainen teams en medewerkers in de inrichting en toepassing in de dagelijkse praktijk. Alle documentatie, rollen, taken en procesbeschrijvingen leggen we vast in Confluence en stellen we beschikbaar voor iedereen binnen de organisatie.”
Een aanpak in drie fasen
Samen met Brainboss heeft Maritime IT in drie fasen een gestructureerd raamwerk voor portfoliomanagement geïmplementeerd.
De eerste fase richtte zich op het creëren van inzicht en overzicht. Door een strategische laag toe te voegen aan het Atlassian-platform koppelde de organisatie alle nieuwe initiatieven direct aan strategische doelstellingen. Hierdoor werd voorkomen dat werkzaamheden werden uitgevoerd die onvoldoende bijdragen aan de organisatiedoelen.
In de tweede fase implementeerde de organisatie een stevig governancemodel. Ze richtte een uniforme intakeprocedure in en voerde een helder prioriteringsproces in. Alleen werkzaamheden die grondig waren geanalyseerd, stroomden door naar de ontwikkelteams. Daarnaast legde de organisatie rollen en verantwoordelijkheden vast in Confluence, zodat alle medewerkers permanent toegang hebben tot actuele procesinformatie.
In de derde fase schaalde de organisatie deze werkwijzen op naar meerdere onderdelen, waaronder capaciteitsmanagement.
Eén centrale bron van waarheid
De organisatie gebruikt Jira Data Center en Confluence inmiddels als enige bron van waarheid. Elk nieuw initiatief doorloopt een strak proces van intake, validatie, verfijning, uitvoering en oplevering. Hierdoor voorspelt de organisatie softwareontwikkeling en -levering steeds nauwkeuriger.
“Door onze expertise te combineren met die van Brainboss hebben we een geoptimaliseerde inrichting van product management voor Guardion gerealiseerd.”
Om afstemming te borgen, organiseert de afdeling gestructureerde wekelijkse, maandelijkse en kwartaalbijeenkomsten. Tijdens deze sessies presenteren teams hun voortgang en stemmen zij direct af met het management. Confluence fungeert als centrale bron voor documentatie, taakbeschrijvingen en rollen, waardoor iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie.
“Door onze expertise te combineren met die van Brainboss hebben we een geoptimaliseerde inrichting van product management voor Guardion gerealiseerd, zowel in processen als in de inrichting van Jira als ondersteunende tool die breed binnen de organisatie wordt gebruikt”, zegt Egbert van der Veen, Product Manager GUIDE bij Maritime IT.
Voorspelbare resultaten en verdere integratie
De implementatie heeft gezorgd voor meer inzicht en elimineert informele, ad hoc-aanvraagstromen. Het management gebruikt nu realtime dashboards om werkverdeling te monitoren en toekomstige roadmaps nauwkeuriger te plannen.
Voor de toekomst integreert Maritime IT het technische landschap verder door Jira Service Management te implementeren voor incidentmanagement en complianceprocessen binnen de dagelijkse planning van teams. Dankzij de voortdurende samenwerking met Brainboss krijgen nieuwe medewerkers structureel training, waardoor Maritime IT zich kan blijven richten op haar kerntaken met een betrouwbare, datagedreven basis.
Klein benadrukt tot slot dat organisaties hun tooling en portfolioprocessen, waaronder Atlassian-oplossingen, moeten laten aansluiten op hun eigen context: “Begin vandaag nog. Investeer tijd en energie in planning, maak werk transparant en breng dit samen in een uniforme werkwijze en ondersteunende tooling. Daarmee leg je een solide basis voor een efficiënte en voorspelbare organisatie.”
