Brainboss ondersteunt klant bij wereldwijde Atlassian-transformatie
Nederlands consultancybureau Brainboss heeft een wereldwijde klant ondersteund bij het uniformeren en opschalen van zijn Atlassian-omgeving. De nieuwe werkwijze is succesvol uitgerold naar teams wereldwijd.
Het bedrijf in kwestie stond voor aanzienlijke uitdagingen bij het beheren en opschalen van het Atlassian-ecosysteem ter ondersteuning van zijn wereldwijde operaties. Met meer dan zestig lokale Atlassian Cloud-producten en gefragmenteerde processen kampte de organisatie met inefficiënties, hoge kosten en inconsistent gebruik van tools tussen teams.
De belangrijkste problemen binnen de organisatie waren onder meer de sterk gefragmenteerde tools en de hoge licentiekosten. Zo zorgden losstaande Atlassian-instances voor een gebrek aan standaardisatie, beperkt inzicht en verminderde samenwerking tussen teams, en leidden onderbenutte enterprise-licenties in combinatie met dubbele lokale licenties tot een geschatte jaarlijkse overschrijding van €350.000.
Verder speelde ook het gebrek aan integratie tussen ServiceNow Portfolio Management (SPM) en Jira een belangrijke rol, waardoor het zicht op strategische voortgang werd beperkt. Ook vormden eerdere eisen rondom data residency een belemmering in cloudadoptie, waardoor een migratie naar Atlassian Cloud lange tijd niet mogelijk was, ondanks recente verbeteringen op dat vlak.
Het project
Het bedrijf startte een transformatieproject met als doel de Atlassian-producten te standaardiseren, licenties te optimaliseren en wereldwijde samenwerking soepeler te laten verlopen. Brainboss werd als partner bij het programma betrokken. Samen werkte het projectteam in meerdere werkstromen aan meer standaardisatie, hogere efficiëntie en betere strategische afstemming binnen de organisatie.
Een belangrijk onderdeel was wereldwijde standaardisatie. Daarbij werd een Jira Blueprint-configuratie ingevoerd om ervoor te zorgen dat business- en developmentteams Jira op dezelfde manier gebruiken. Tegelijkertijd werden workflows gestroomlijnd om consistenter te werken en dagelijkse inefficiënties te verminderen.
Daarnaast werd het gebruik van licenties geoptimaliseerd. Door het daadwerkelijke gebruik te analyseren, kon worden geadviseerd over consolidatie binnen één wereldwijd Atlassian Enterprise Cloud-model. Ook werd het aantal overbodige licenties teruggebracht door de licentieniveaus beter af te stemmen op het echte gebruik, waardoor het aantal gebruikers daalde van ongeveer 7.000 naar 4.500.
Verder werd de koppeling tussen systemen verbeterd via een businesscase voor integratie tussen ServiceNow en Jira. Dit zorgde voor beter inzicht in de voortgang van projecten en opleveringen. Ook werden scenario’s uitgewerkt waarin de verschillende tools naast elkaar kunnen bestaan, om het gebruik beter op elkaar af te stemmen en de samenwerking tussen systemen te verbeteren.
Tot slot werd vanuit cloud readiness opnieuw gekeken naar de haalbaarheid van een migratie naar Atlassian Cloud, rekening houdend met eisen rond data residency. Op basis daarvan is een migratieplan opgesteld om de overstap van lokale systemen naar één uniforme Atlassian Enterprise Cloud-omgeving mogelijk te maken.
De impact
De transformatie leverde meetbare resultaten op. Het project verminderde onnodige licentiekosten en optimaliseerde de wereldwijde licentiestrategie, wat heeft geleid tot concrete kostenbesparingen. Tegelijkertijd verbeterde de implementatie van gestandaardiseerde Jira-configuraties de operationele efficiëntie aanzienlijk, waardoor teams consistenter en gestroomlijnder konden werken.
Daarnaast zijn schaalbare processen ingericht om toekomstige migraties en uitbreidingen te ondersteunen. Hierdoor blijft het IT-landschap robuust, flexibel en voorbereid op verdere groei.
“Dit project toont onze capaciteit om wereldwijde organisaties te helpen het volledige potentieel van hun tools en systemen te benutten”, blikt Brainboss tevreden terug op het project. “Door middel van op maat gemaakte strategieën, deskundige begeleiding en meetbare impact hebben we de Atlassian-organisatie in staat gesteld om operationele excellentie en kostenefficiëntie te bereiken.”
