Verandervermogen versterken met inzicht in adoptie en absorptie
Verandering komt niet vanzelf: adoptie is geen garantie, en absorptie kent zijn grenzen. Maar wanneer wordt een oplossing echt onderdeel van het dagelijks werk? En hoeveel verandering kan een organisatie tegelijkertijd aan? Experts van Aresz ontrafelen de begrippen adoptie en absorptie, en leggen uit waarom de twee cruciaal zijn om grip te krijgen op verandering.
Adoptie
Adoptie vindt plaats wanneer een intrusie, zoals de meeste projecten zijn, na verloop van tijd ‘normaal’ geacht wordt door het personeelsbestand. Dit betekent dat het opleveren van een projectresultaat nog geen opbrengsten met zich mee hoeft te brengen indien het geleverde resultaat niet wordt benut.
Een project dat zich richt op het implementeren van nieuwe software binnen een bedrijf biedt nog lang geen garantie op succes zolang slechts de app geïnstalleerd is op ieders computer. Wat in dit geval nodig is, is om de werkwijze aan te doen sluiten op de nieuwe software, welke nieuwe vaardigheden vergt.
Adoptie kent twee vormen: technische en sociale adoptie. Technische adoptie betreft het gedeelte van de overname dat afhankelijk is van meetbare, tastbare factoren: Kunnen de servers de nieuwe applicatie wel aan? Sluit de software aan op alle werkprocessen? Technische adoptie wordt doorgaans ook wel de implementatie genoemd.
Sociale adoptie betreft daarentegen de mate waarin het personeel voldoet aan de inspannings- en prestatieverwachtingen: Wordt het systeem correct gebruikt? Van deze twee vormen is de sociale adoptie bij uitstek het meest onvoorspelbaar.
Aan sociale adoptie ligt het vertrouwen van de eindgebruiker ten grondslag: medewerkers hoeven een verandering écht niet altijd leuk te vinden, maar ze moeten zich hier wel vertrouwd mee voelen. Het implementeren van een urensysteem verloopt vrijwel altijd met horten en stoten, maar zolang ruimte blijft voor gebruikers om een werkmethode eigen te maken, is adoptie op termijn mogelijk.
“Waar adoptie een praktijk is, is absorptie een fenomeen.”
Adoptie kan worden gemeten door de initieel beoogde baten SMART te definiëren, waardoor je de praktijk blijvend kunt vergelijken met de geprojecteerde doelstelling.
Anderzijds kun je de sociale adoptie van veranderingen peilen door de organisatie in te gaan en te achterhalen welk sentiment heerst; gesprekken en discussies kunnen blootleggen hoe men tegenover een gegeven verandering staat en in welke hoedanigheid hiermee gewerkt wordt.
Absorptie
Het adopteren van verandering kost de organisatie tijd en geld, maar het kost ook mentale ruimte. Waar adoptie een praktijk is, is absorptie een fenomeen. Wanneer – met de beste bedoelingen – een groep medewerkers zeven grote veranderopgaven moet omarmen, kan het zijn dat deze groep na twee veranderingen al tabak heeft van de nieuwe plannen.
Als te veel veranderdruk op medewerkers wordt gezet, kan dit ontslag, wantrouwen of burn-out als gevolg hebben. In de innovatieliteratuur wordt dit absorptievermogen beschreven als het vermogen om het belang van nieuwe kennis te herkennen, verwerken en benutten.
Op organisatieniveau betekent dit: als alles belangrijk is, raakt de focus verloren – en daarmee het rendement van verandering. Juist daarom moet absorptie een centrale overweging zijn bij het plannen van projecten. Niet alles kan tegelijk.
Portfoliomanagement kan helpen om initiatieven te balanceren, zodat de belasting op het absorptievermogen niet te groot wordt. Om deze besluitvorming te faciliteren, is het belangrijk om grip te krijgen op het totale absorptievermogen.
Om het absorptievermogen verder te beschermen, kun je als organisatie gebruikmaken van het middenmanagement – de buffer tussen top-down implementaties en bottom-up ideeën. Een middenmanager kan het vermogen hebben om draagvlak te creëren onder de medewerkers in diens team of afdeling. De manager kan tevens helpen het team te beschermen tegen veranderingen die nog niet ‘eigen’ voelen of – zoals ook weleens voorkomt – enigszins radicaal blijken.
Van adoptie en absorptie naar veranderplannen
Om te snappen hoe adoptie en absorptie zich verhouden tot verandering in jouw organisatie, kijken we naar de vormen van adoptie op basis van tempo, druk en context.
Adoptie kan zich incrementeel of sprongsgewijs voordoen, conform de ‘punctuated equilibrium’-theorie. Incrementele verandering is, bijvoorbeeld, de stapsgewijze doorontwikkeling van een bestaand platform, tot deze – op den duur – geheel vervangen is.
“Verandermanagement blijft mensenwerk. Dat betekent: geen blauwdrukken, maar wel een gedeelde taal.”
In het geval van een sprongsgewijze verandering, komt deze vaak tot stand door een wetswijziging, revolutie of crisis. Denk aan het gebruik van Microsoft Teams tijdens de Covid-19-episode. Beide veranderingen vragen om adoptie, maar in het geval van een plotse verandering vraagt dit meer van een organisatie dan normaal; nood breekt wet.
Naast enkel het tempo en de druk van de adoptie, speelt context ook een grote rol. Sommige veranderingen zijn begrensd door institutionele kaders, de sfeer van regels, afspraken en cultuur. Een voorbeeld hiervan is de vervanging van hardware op de afdeling personeelszaken. Zelfs in de meest besloten veranderomgevingen zijn de kaders echter helemaal niet zo hard als ze op papier leken, en context oefent invloed uit op het adoptieproces.
Dit wil zeggen dat de afdeling personeelszaken misschien met argusogen kijkt naar de afdeling financiën, waar deze nieuwe hardware helemaal niet nodig is en ze gewoon lekker door kunnen gaan met werken. Andersom kan context juist zorgen dat een verandering sneller beklijft – wanneer vanuit andere sectoren blijkt dat men minder routinewerk hoeft uit te voeren door de komst van AI, hebben anderen hier wellicht ook wel oren naar.
Conclusie
Binnen het absorptievermogen van jouw organisatie kun je sturen om projectresultaten te adopteren en de beoogde baten te maximaliseren, maar dit adoptieproces is grillig en laat zich lastig berekenen.
Wie adoptie wil laten slagen binnen de organisatie, moet verder kijken dan de opleverdatum. Breng in kaart:
- Het tempo: komt de verandering geleidelijk of plots?
- De druk: hoeveel wordt er gevraagd?
- De context: welke factoren beïnvloeden draagvlak of weerstand?
Voor portfolio-offices en middenmanagers ligt hier een cruciale taak: monitoren, prioriteren, temporiseren. Welke trajecten kunnen wachten, welke hebben versterking nodig en wie kan het goede voorbeeld geven? Het monitoren van het absorptievermogen door een score, afgezet tegen de geschatte capaciteit, speelt heldere besluitvorming in de kaart.
Verandermanagement blijft mensenwerk. Dat betekent: geen blauwdrukken, maar wel een gedeelde taal. Als we scherper spreken over adoptie en absorptie, spreken we ook eerlijker over wat organisaties werkelijk aankunnen.
