De opkomst van AI in projectmanagement: Vijf concrete use cases
De inzet van kunstmatige intelligentie in projectmanagement groeit in razend tempo. Tools als ChatGPT, Jira en Co-Pilot maken het mogelijk om projecten efficiënter te plannen, risico’s te voorspellen en beter te communiceren met stakeholders. Maar wat betekent dit concreet voor de werkpraktijk van projectmanagers? Aan de hand van vijf use cases laten experts van Aresz zien hoe AI de komende jaren steeds nadrukkelijker een rol speelt binnen het projectmanagementvak.
1: Datagestuurd werken
Volgens de experts van Aresz vertrouwen projectmanagers traditioneel op hun ervaring, creativiteit en intuïtie om projecten succesvol te leiden. “Hoewel deze menselijke eigenschappen onmisbaar blijven, biedt AI waardevolle ondersteuning bij het analyseren van grote hoeveelheden projectdata.”
Waar het menselijk oog tekortschiet in het herkennen van complexe patronen of subtiele trends, kunnen AI-gedreven tools deze informatie razendsnel en foutloos naar boven halen. “Door gebruik te maken van gangbare AI-platforms ontstaat de mogelijkheid om risico’s tijdig te signaleren, bottlenecks in processen te identificeren en de juiste beslissingen op het juiste moment te nemen.”
“AI fungeert hierbij niet als vervanging van de projectmanager, maar als versterkende kracht”, schrijven de experts. Door routinematige en datagedreven taken over te nemen, komt ruimte vrij voor de meer strategische, creatieve of interpersoonlijke aspecten van projectmanagement: “De projectmanager blijft eindverantwoordelijk, maar krijgt met behulp van AI een completer, accurater en actueler beeld van het speelveld.”
Verder kan AI de besluitvorming verbeteren door voorspellende analyses van historische data. Dit stelt projectmanagers in staat om sneller en onderbouwd keuzes te maken. Tools kunnen bijvoorbeeld vertragingen simuleren of de resourceplanning aanpassen, zodat er proactief kan worden bijgestuurd.
2: Planning en afhankelijkheden
Een essentieel aspect van projectmanagement is het opstellen van een realistische planning die rekening houdt met allerlei afhankelijkheden en bronnen van onzekerheid. Hier biedt AI waardevolle ondersteuning. “Met behulp van slimme algoritmen kan AI de optimale tijdlijn voor een project genereren. Daarbij wordt rekening gehouden met afhankelijkheden tussen taken en de beschikbare competenties van teamleden.”
Volgens de experts van Aresz kunnen tools zoals Jira, Co-Pilot en Azure AI de projectmanager helpen bij het opstellen van een dynamische planning die zichzelf aanpast wanneer zich nieuwe informatie aandient, zoals veranderende prioriteiten of onverwachte obstakels.
“In plaats van vast te houden aan een rigide schema, maakt AI het mogelijk om flexibiliteit en efficiëntie te combineren, en daarmee beter in te spelen op de realiteit van het project”, aldus de experts.
Ook kan AI helpen om knelpunten analyseren en de teamcapaciteit te evalueren. Bij vertragingen kan AI automatisch resources herverdelen of de planning aanpassen om vertragingen te minimaliseren, wat cruciaal is voor grote en complexe projecten.
3: Copilot van professionals
Nogmaals heeft AI niet het doel de projectmanager te vervangen, maar helpt het juist om de efficiëntie van hun werk te verhogen. “Tools zoals ChatGPT of Copilot ondersteunen projectmanagers door routinematige taken te automatiseren, het risico op menselijke fouten te verkleinen en beter in te spelen op onverwachte veranderingen”, leggen de Aresz-consultants uit.
AI kan daarnaast het werk van andere teamleden vergemakkelijken. Bijvoorbeeld door processen als het beheren van taken en het genereren van rapporten te automatiseren, waardoor teamleden meer tijd hebben voor creatieve en strategische werkzaamheden. “AI-tools als ChatGPT en Jira fungeren daarbij als copiloten, die de projectmanager voorzien van realtime inzichten en data, waardoor deze sneller en weloverwogen beslissingen kan nemen.”
De technologie stelt projectmanagers ook in staat om scenario’s te simuleren, zoals het vergelijken van verschillende manieren om een taak te voltooien. Dit verhoogt de efficiëntie, omdat AI op basis van data de meest effectieve keuze kan aanbevelen.
4: Samenwerking
Een van de grootste voordelen van AI in projectmanagement is de verbetering van samenwerking binnen teams. “Tools als Co-Pilot en Office 365 kunnen samenwerken met AI om de prioriteiten van teamleden te analyseren, dubbele werkprocessen te voorkomen en te zorgen voor meer transparantie binnen projecten.”
De experts van Aresz wijzen er bovendien op dat AI kan helpen bij het efficiënter plannen van vergaderingen en het afstemmen van agenda’s. “Door automatisch geschikte tijden voor bijeenkomsten voor te stellen, kunnen projectteams sneller tot de essentie komen en zich richten op de inhoud van de discussies, in plaats van tijd te verliezen aan organisatorische details.”
Verder kunnen AI-tools als Co-Pilot en Microsoft 365 de voortgang van de projectleden volgen en zorgen voor automatische updates in de vorm van duidelijke notulen. Ook kan AI mogelijke communicatieproblemen realtime signaleren. Wanneer er vertragingen in communicatie of besluitvorming optreden, kan AI meldingen sturen of suggesties geven om deze knelpunten op te lossen, waardoor de samenwerking wordt versterkt.
5: Rapportages automatiseren
Een belangrijk onderdeel van projectmanagement is het maken van rapportages voor verschillende stakeholders. “Dit vereist vaak veel tijd en handmatige arbeid om gegevens te verzamelen, te analyseren en te presenteren. AI-tools kunnen dit proces aanzienlijk versnellen en verfijnen”, aldus de experts.
Zo kan AI automatisch rapporten genereren op basis van projectdata en deze rapporten zelfs personaliseren voor verschillende stakeholders, van teamleden tot hogere managers. “Dankzij AI wordt het mogelijk om rapportages sneller, consistenter en met minder menselijke fouten op te leveren.”
Tools zoals Jira of ChatGPT kunnen automatisch gegevens over projectvoortgang verzamelen, samenvatten en presenteren in een overzichtelijk rapport. Daarbij kan AI niet alleen het rapportageproces versnellen, maar ook trends en inzichten identificeren die mogelijk over het hoofd worden gezien door een menselijke projectmanager. Dit maakt de rapporten niet alleen sneller, maar ook waardevoller voor de ontvanger.
Onmisbare tools in projectmanagement
Er zijn in dit artikel al enkele AI-tools langsgekomen, die tal van voordelen bieden voor projectmanagers, maar welke tools zijn nu echt onmisbaar in de dagelijkse praktijk? De experts van Aresz nemen ons kort mee langs de verschillende tools die essentieel kunnen zijn voor het succes van een project.
Jira is een veelgebruikte tool voor het beheren van projecten en taken. AI kan in Jira helpen bij het analyseren van projectdata, het voorspellen van mogelijke vertragingen en het optimaliseren van workflows. De integratie van AI kan bijvoorbeeld automatisch prioriteiten stellen en taken herverdelen op basis van de voortgang.
ChatGPT helpt projectmanagers met het automatisch genereren van rapporten, het verstrekken van informatie over projectstatussen en het bieden van suggesties voor verbeteringen. Het biedt snelle antwoorden op vragen en ondersteunt teamleden bij het oplossen van problemen.
Copilot fungeert als een digitale assistent die projectmanagers ondersteunt bij hun dagelijkse werkzaamheden, zoals het beheren van taken en het organiseren van vergaderingen. Copilot kan ook helpen bij het aanpassen van de projectplanning en het rapporteren van voortgang.
Microsoft 365 en Azure AI kunnen in combinatie AI-integraties bieden die de samenwerking binnen teams verbeteren. Denk aan automatische updates, realtime communicatie en het efficiënter organiseren van vergaderingen en taken. Azure AI biedt verder de mogelijkheid om projecten te monitoren en proactief aan te sturen.
Succesvollere projecten
Zo bieden AI en de diverse tools enorme mogelijkheden voor projectmanagement. “Van datagestuurd werken en het verbeteren van planning tot het automatiseren van rapportages – de tools die nu beschikbaar zijn helpen projectmanagers om efficiënter te werken, betere beslissingen te nemen en hun projecten succesvoller te leiden.”
“Door de juiste AI-tools te integreren in je werkprocessen, kun je als projectmanager niet alleen het proces optimaliseren, maar ook de samenwerking en communicatie binnen je team verbeteren. Zo helpt AI projectmanagers niet alleen in de dagelijkse werkzaamheden, maar ook in het strategisch sturen van projecten naar succes”, besluiten de experts.
