Rijnstate krijgt met portfoliomanagement meer regie op projecten en initiatieven

Bij topklinisch ziekenhuis Rijnstate in Arnhem kunnen honderden projecten tegelijk lopen – van ideeën en initiatieven tot volledig uitgevoerde projecten. In deze omgeving bestond behoefte aan overzicht en een gezamenlijk totaalbeeld. Met de implementatie van Fortes Change Cloud als portfoliomanagementtool besloot het ziekenhuis daar verandering in te brengen, met ondersteuning van project- en portfoliomanagementspecialist Aresz. 

Door de grote hoeveelheid projecten binnen uiteenlopende afdelingen ontbrak een integraal overzicht. Er waren veel “zijvliegers”, de beschikbare capaciteit was lastig te voorspellen en bij besluitvorming ontstond soms ruis. Hulpmiddelen als Excel en losse PowerPoint-presentaties maakten de informatie rondom projecten bovendien versnipperd en minder toegankelijk.

Met het omarmen van portfoliomanagement en de introductie van Fortes Change Cloud – met ondersteuning van Aresz – kreeg Rijnstate weer grip op de projectportefeuille. De besluitvorming rondom projecten is sindsdien geprofessionaliseerd en verbeterd.

De start: van versnippering naar structuur

“Projectmanagement gaat over de dingen goed doen. Portfoliomanagement gaat over de goede dingen doen”, aldus Bas Janssen. Met dat uitgangspunt begon Aresz in 2024 aan de opbouw van een uniform projectportfolio voor Rijnstate.

Een belangrijk uitgangspunt was een strakke definitie van wat een project voor Rijnstate is: uniek, multidisciplinair en niet iets dat je eenvoudig kunt herhalen. Daardoor wordt voorkomen dat initiatieven of taken onterecht als project worden bestempeld.

Het eerste focusgebied (de scope) was de IMT-afdeling, waar zo’n zestig projecten gelijktijdig in uitvoering waren en een werkvoorraad van meer dan tweehonderd projectideeën bestond. Door klein te beginnen bleef de scope overzichtelijk en werd draagvlak gecreëerd bij het hele ziekenhuis. Binnen een jaar stond er een portfolioteam dat niet alleen projecten administreerde, maar ook hielp kiezen en sturen.

Resultaten: grip, rust en betere besluiten

Het verschil met de oude situatie is groot. Waar Excel-lijsten en losse PowerPoints voorheen de basis vormden, is er nu één uniforme manier van werken. Er is sprake van een sterk verbeterde governance en meer eenheid in begrip en taal rond PPM. Zo wordt er nu duidelijk onderscheid gemaakt tussen het besturen van de mix aan projecten (portfolio) en het beheersen van de individuele projecten.

Rapportages komen rechtstreeks uit de tool, waardoor de data betrouwbaarder en actueler is en discussies over de juistheid afnemen. Projectleiders ervaren meer rust, het management kan sneller beslissen en de organisatie kan bewuster kiezen welke projecten wel of niet worden gestart.

“Je merkt dat er vertrouwen is”, zegt Janssen. “Als de data klopt, hoef je niet meer te gissen of te stressen. Dan kun je bouwen op inzicht in plaats van aannames.”

Lessen van het traject

Belangrijke succesfactoren waren het klein beginnen en de focus houden. Janssen: “De kunst van portfoliomanagement is eenvoud: doe de basis goed en bouw van daaruit verder. Als je alles tegelijk wilt doen, slaat het door en verlies je overzicht. Door stap voor stap te bouwen en de basis eerst goed te doen, groeien het proces en het systeem mee met de organisatie.”

Een andere les was om de tool Fortes Change Cloud niet alleen als een technische oplossing te zien. “De echte winst zit in de processen en in mensen”, zegt Janssen. “Trainingen in portfoliomanagement gaven het team vertrouwen en lieten zien dat het werkt om stap voor stap de aanpak te verankeren.”

Ook de samenwerking met portfoliomanager Bas Giltay van Rijnstate was cruciaal. Zijn rol als stuurman bracht continuïteit, maar bovenal liet het zien dat portfoliomanagement alleen werkt met duidelijk top-down commitment en een heldere rolverdeling.

“Bovendien hielp hij goed inschatten waar Rijnstate stond om van daaruit een herkenbaar beginpunt te maken. Voor Rijnstate betekende dat: eerst zorgen dat er zicht kwam op welke projecten het ziekenhuis draaide en de maandelijkse projectrapportages overbrengen van Excel naar Fortes. Zo kon de omgeving laagdrempelig wennen aan de nieuwe situatie en werd de basis gelegd voor de volgende stappen in strategische prioritering, governance en capaciteitsmanagement.”

Nog een belangrijke les: de grootste valkuil is te snel te veel willen doen. De verleiding om alles tegelijk te regelen is groot, maar leidt tot chaos en verlies van overzicht. Rijnstate en Aresz kozen bewust voor klein beginnen en stap voor stap uitbreiden. Juist die scopediscipline maakte het verschil: het gaf rust, grip én ruimte om management en teams mee te nemen in een nieuwe manier van werken.

Portfoliomanager Giltay speelde hierin een sleutelrol door management en MT mee te nemen en stap voor stap de waarde van die werkwijze zichtbaar te maken. Succes zit in kleine stappen die werken, draagvlak vergroten en daarna uitbreiden. Juist in een complexe omgeving als de zorg zijn capabele mensen, kleine successen en zichtbaar nut de sleutel tot blijvende verandering.

Janssen vat samen: “Portfoliomanagement is zo moeilijk als je het zelf maakt. Hou het eenvoudig, zorg dat de basis klopt en bouw van daaruit verder.”

Daarmee komt ook een bredere les naar voren. Minder ruis en betere besluitvorming vragen om een gezonde balans in datakwaliteit: genoeg om te sturen, niet zoveel dat mensen vastlopen in administratie. “Het mag nooit bureaucratisch worden, maar wél uniform. Dat vraagt ook om een nieuwe mindset in de organisatie: projecten mogen niet meer ‘gewoon starten’, maar moeten vanaf het begin op dezelfde manier worden ingericht, met oog voor afhankelijkheden.”

“Met de professionalisering van portfoliomanagement en de introductie van Fortes Change Cloud hebben we nu meer focus, inzicht en balans in onze projectportfolio.” – Bas Giltay

Vooruitblik

Het fundament staat. Inmiddels haken ook andere afdelingen zoals Facilitair, Innovatie en de Zorg aan en wordt gewerkt aan verdere uitbouw met capaciteitsmanagement en strategische doelen.

“Hier ligt de echte winst van portfoliomanagement – de brug slaan tussen de dagelijkse projecten en de langetermijnkoers van het ziekenhuis. Zo wordt het niet alleen een instrument voor grip, maar vooral een motor voor strategische sturing”, zegt Janssen.

“Rijnstate laat zien dat portfoliomanagement geen papieren tijger is, maar een stuurinstrument. Het brengt rust, maakt betere keuzes mogelijk en geeft richting voor de toekomst.”

Terwijl het programma de komende maanden voortduurt, blikt Giltay tevreden terug op wat tot dusver is bereikt. “Het is nog niet zo makkelijk om in het complexe stakeholderveld van een ziekenhuis samen te sturen op waarde voor patiënt, medewerker en organisatie. Met de professionalisering van portfoliomanagement en de introductie van Fortes Change Cloud hebben we nu meer focus, inzicht en balans in onze projectportfolio.”