SeederDeBoer vindt 6 ton besparing bij ziekenhuis

Meer dan voorheen stellen ziekenhuizen de klant centraal. Dit heeft niet alleen gevolgen voor de zorg aan de patiënt, maar ook voor de achterliggende processen zoals het facilitair management. Zo ook voor het Catharina Ziekenhuis Eindhoven. SeederDeBoer heeft een aantal vraagstukken begeleid en vervolgens een doelmatigheidsonderzoek binnen het Facilitair Bedrijf van het ziekenhuis verricht. Dit resulteerde in een aantal ‘quick wins’. In anderhalve maand werd de basis gelegd voor een netto besparingspotentieel van ruim €600.000, waarvan inmiddels €250.000 is gerealiseerd.
 
Medio 2011 werd SeederDeBoer ingeschakeld om een doelmatigheidsonderzoek uit te voeren. Ook werd het adviesbureau uit Hilversum gevaagd om te onderzoeken op welke punten het Facilitair Bedrijf van het ziekenhuis konden besparen. “Bovendien waren wij benieuwd hoe zij tegen onze afdeling aankeken. Welke mogelijkheden voor procesverbetering zouden zij signaleren?” zegt Hugo Hendriks- facilitair manager bij het Catharina Ziekenhuis Eindhoven.
 
Performance-based beloning
De consultants kozen bewust voor een performance-based beloning – de vergoeding voor het doelmatigheidsonderzoek lieten ze afhangen van het besparingspotentieel dat gevonden zou worden. “Zo betaal je als klant een relatief klein bedrag ten opzichte vanwat het oplevert. De investering is dus altijd te rechtvaardigen” zegt Hendriks.
 
Doelmatigheidsonderzoek
Het doelmatigheidsonderzoek werd uitgevoerd door interim manager Erwin Baarends en young professional Hayo Baarspul. Zij keken kritisch naar de bestaande processen, in het bijzonder naar de procesketen patiëntenvoeding. Ook keken ze naar het centraal magazijn, vanuit logistiek oogpunt het zenuwcentrum van het CZE. “SeederDeBoer keek naar de inrichtingvan het magazijn, het in-en uitslagproces, het pickingproces en de belasting van de medewerkers” zegt Hendriks.
 
Besparingen
In de ‘quick scan’ fase becijferden de adviseurs dat er een netto besparingspotentieel van ruim €600.000 mogelijk was. Door diverse verbeteringen door te voeren, zoals meer coordinatie tussen afdelingen, het elektroniseren van processen, procesverbeteringen en de flexibiliseringvan de worden bespaard op FTE’s en kostenposten. Daarnaast hadden verbeterpunten ook overige ‘benefits’, zoals het verhogen van de service en het verminderen van afval. Hendriks geeft een voorbeeld: “Zo vinden voedingsassistenten hun werk leuker doordat ze nu meer tijd hebben voor interactie met de patiënten”.
 
Besparing gerealiseerd
Een jaar na de implementatie blijkt dat de eerste quick wins van de business case al zijn gerealiseerd. “We zijn nu een jaar verder en er zijn nu echt flinke verbeteringen gerealiseerd. We hebben circa €250.000 bespaard en diverse processen zijn sterk verbeterd. Daaruit blijkt dat de voorgestelde verbeteringen ook daadwerkelijk snel te implementeren waren” aldus Hendriks. Ook is de facilitair manager van het ziekenhuis zeer te spreken over de aanpak van het organisatieadviesbureau: “De praktische benadering van Erwin en Hayo werkte goed voor de acceptatie. Zij toonden interesse in de mensen en hun werkzaamheden. Door deze interactie gingen medewerkers meedenken over verbetermogelijkheden. Dat zette een beweging in gang die op veel plaatsen nog steeds gaande is”.