Integreer financiering in de planning- en controlcyclus
Bedrijven die werken met externe financiering doen er verstandig aan om dit te integreren binnen hun planning- en controlcyclus. Rolf Michon, expert in Debt Advisory bij Orchard Finance, geeft uitleg.
Vrijwel elke onderneming wordt aangestuurd middels een planning- en controlcyclus (hierna: P&C-cyclus). Deze cyclus omvat de volgende documenten:
- Strategisch plan, waarin de koers voor de komende vijf tot zeven jaar wordt uitgezet en vertaald in een financiële meerjarenprognose.
- Jaarplan, waarin het strategisch plan vertaald wordt naar doelen en activiteiten voor het komende jaar, inclusief een goedgekeurd budget.
- Managementrapportages, waarmee de realisatie van doelstellingen en acties wordt gevolgd en op basis waarvan kan worden bijgestuurd.
- Jaarverslag en jaarrekening, waarin met een terugblik op het afgelopen jaar intern en extern verantwoording wordt afgelegd en de jaarlijkse cyclus wordt afgerond.
De valkuilen
Als financieringsadviseurs zien wij bij Orchard Finance financiering als een onmisbaar onderdeel binnen de P&C-cyclus. In de praktijk treffen we echter zelden een gedocumenteerd, actueel financieringsbeleid aan. Vaak vinden we in andere documenten hier en daar snippers van een financieringsbeleid en is er daarnaast sprake van een informeel beleid in de hoofden van betrokken bestuurders.
De benadering van financiering is doorgaans ‘event-gedreven’: pas op het moment dat zich een grote investering of acquisitie aandient, wordt nagedacht over financiering. Dit zien we ook terug in de aangetrokken financiering. Hierin zien we de historie terug van de verschillende investeringsmomenten in het verleden. Dit resulteert zelden in een efficiënte inrichting van de financiering en een heldere, op elkaar afgestemde financieringsdocumentatie.
“Het integreren van financiering in de planning- en controlcyclus resulteert in meer regie richting de financieringsmarkt.”
Door bovenstaande omgang met financiering loopt een onderneming vroeg of laat tegen haar grenzen aan. Die grens wordt helaas vaak pas duidelijk ná een genomen investeringsbeslissing of tijdens een acquisitieproces. Vaak rest dan niet meer dan het lot in de handen van de huisbank(iers) te leggen en te hopen op een positieve uitkomst tegen niet onredelijke condities.
Een proactieve aanpak: P&C-cyclus
Ons advies is om gelijktijdig met het strategisch plan het financieringsbeleid uit te werken. Het financieringsbeleid geeft aan of, en op basis van welke uitgangspunten het strategische plan gefinancierd kan worden. Een belangrijk uitgangspunt is de gewenste kapitaalstructuur, de verhouding tussen eigen vermogen en rentedragende schulden. Het financieringsbeleid kan dienen als een lakmoesproef voor de strategie.
Indien strategie en financiering niet matchen, moeten of de uitgangspunten van het financieringsbeleid worden herzien, of moet de strategie worden bijgesteld.
Vervolgens is het zaak om het financieringsbeleid relevant en actueel te houden door bij het uitwerken van de jaarplannen ook de financiering mee te nemen. Dit dwingt de onderneming om tijdig na te denken over financiering en indien nodig actie te nemen.
Bijvoorbeeld: hoe passen geplande investeringen binnen het volume en de voorwaarden van de bestaande financiering? Is er een uitbreiding en/of aanpassing gewenst en wat zijn de stappen en tijdslijnen voor dit proces?
Conclusie: het belang van integratie van financiering
Samenvattend brengt het integreren van financiering in de planning- en controlcyclus een aantal voordelen: Het is een lakmoesproef voor de strategie en maakt bestuurders en organisaties bewuster van het belang en de grenzen van financiering. Het maakt de uitgangspunten van financiering expliciet en dwingt tot tijdige actie.
Dit resulteert in meer regie richting de financieringsmarkt met meer tijd en ruimte voor een concurrerend selectie- en onderhandelingsproces.
