PMO’er: De aanjager én hoeder van de obeya-standaard
Steeds meer PMO’ers willen gebruikmaken van obeya om hun sturing en management van projecten naar een hoger niveau te tillen. Bjorn Mattijssen, Senior PMO Consultant & Obeya Coach bij WIN, legt uit hoe de obeya waarde kan toevoegen en wat hierin de rol van de PMO’er kan zijn.
Het concept achter de obeya is eigenlijk zo oud als het vakgebied PMO: het gebruiken van visualisaties, afbeeldingen, diagrammen en andere visuele hulpmiddelen om informatie te geven over projecten, programma’s en portfolio’s. Wie kent niet de Gantt-chart voor projectplanning, ‘red-amber-green’ stoplichten of kpi-rapportages voor voortgang en grafieken in managementrapportages.
Obeya is een waardevolle manier om het hele project, en vaak ook nog eens wat daaromheen gebeurt, te visualiseren.
Volgens de breed gedragen definitie is een obeya een fysieke en/of digitale ruimte waar strategie en uitvoering elkaar ontmoeten. De obeya-aanpak zorgt voor afstemming en eigenaarschap tussen verschillende groepen belanghebbenden om complexe problemen op te lossen, culturele verandering te stimuleren en werk gedaan te krijgen.”
Verder lezen: De obeya: Eén ruimte om met vele stakeholders te werken aan één ambitie.
De obeya is dus in tegenstelling tot wat veel projectprofessionals denken veel meer dan alleen maar een ‘paar plaatjes’ aan de muur om een ‘overview’ te krijgen in een portfolio, programma of project. Het volgen van de Plan-Do-Check-Act. Het gaat ook over de koppeling met en bijdrage aan de strategische doelstellingen, de afhankelijkheden tussen de staande en projectorganisatie en de mindset die nodig is om samen tot resultaat te komen.
Het gebruik van een obeya kan leiden tot verschillende verbeteringen, waaronder het optimaliseren van de afstemming binnen het team, het bevorderen van coherente en doelgerichte actie, het gerichter werken aan echte waardecreatie en het zorgen voor doorlopende afstemming met de strategische doelen.
De rol van de PMO’ers binnen obeya
Het gebruik van de obeya-ruimte kan op verschillende niveaus binnen een projectenorganisatie worden toegepast, denk aan project-, programma- of portfolioniveau. Waar de obeya ook wordt uitgerold, PMO’ers spelen een belangrijke rol in de succesvolle implementatie en borging van de obeya door middel van tooling, handboeken, training en cultuurverandering:
Tooling
Het aanbieden en ondersteunen in het gebruik van softwaretools voor virtuele obeya’s, maar ook fysieke tools voor visueel management in obeya’s. Tools zoals bijvoorbeeld digitale whiteboards, projectmanagement-software, AgileWalls en dashboards ondersteunen de obeya-werkwijze.
Obeya werkwijze
Het bewaken van de best practices, rollen, verantwoordelijkheden en processen rondom de obeya-ruimte(s) binnen de organisatie. Op deze manier ook het bewaken van consistentie, ook als obeya’s aan elkaar verbonden zijn (cascadering).
Training en opleiding
Regelmatige trainingen en workshops voor teamleden en stakeholders om hen te laten kennismaken met de principes en voordelen van de obeya-aanpak.
Faciliteren
Het PMO kan ervaren obeya hosts inzetten die de obeya-sessies leiden. Zij zorgen voor structuur, dat de juiste onderwerpen aan bod komen en het gesprek in de ruimte met het juiste doel gevoerd wordt. Daarnaast kan de PMO’er ook de rol van obeya builder aannemen om zo ook de consistentie te kunnen bewaken.
Culturele verandering
Het stimuleren van een cultuur van open communicatie, transparantie en continue verbetering binnen de organisatie. Door dit te centraliseren in het PMO ontstaat een centrale kennishub.
Conclusie
Het gebruik van de obeya-ruimte binnen de verschillende niveaus in een projectenorganisatie kan een duidelijke toevoeging op, of zelfs vervanging van, traditionele project-, programma- en portfoliosturing zijn. PMO’ers kunnen een belangrijke aanjager én hoeder zijn van de obeya-standaard. Ook kan de PMO fungeren als een expertisecentrum voor obeya-professionals.
