Jara Brinkman (Count & Cooper) over effectief omgevingsmanagement
Al meer dan vijf jaar is Jara Brinkman actief voor Count & Cooper. Als project lead geeft ze leiding aan complexe projecten in de bouw- en infrastructuursector, met een focus op omgevingsmanagement. Ze vertelt over haar huidige project, rollen en verantwoordelijkheden en geeft haar visie op effectief omgevingsmanagement.
Het was eind 2018 toen Jara Brinkman zich als consultant aansloot bij Count & Cooper, een projectmanagementbureau gespecialiseerd in het realiseren van complexe projecten in de gebouwde omgeving.
Met een master in construction management & engineering (TU Delft) en meerdere jaren werkervaring (onder meer als projectleider bij een bedrijf voor elektrotechnische en werkbouwkundige installaties) op zak, groeide ze bij Count & Cooper eerst door tot teamlead, en sinds anderhalf jaar mag ze zich project lead noemen.
Vanuit deze rol zet Jara zich momenteel in als stakeholdermanager bij A9BAHO: de verbreding en vernieuwing van de snelweg A9 tussen Badhoevedorp en Holendrecht – het grootste lopende infraproject van ons land.
Buitengewoon boeiend
Geheel in lijn met de focus van Count & Cooper – het bureau specialiseert zich zowel in het winnen van aanbestedingen als het begeleiden van de daaropvolgende uitvoering – was Jara ook al betrokken bij de tender van het megaproject.
“Vanuit de tender ben ik in zekere zin het omgevingsmanagement ingerold”, vertelt ze. “Dat was vanuit mij niet altijd iets waar ik naartoe wilde – en nu ik er middenin zit, vind ik het echt leuker dan ik had verwacht!”
“Je bent betrokken bij het project van het begin tot het einde en hebt contact met zowel het ontwerp als de werkvoorbereiding en de uitvoering”, legt ze uit. “De uitdagingen die je hebt zijn soms heel klein – een klacht van een bewoner bijvoorbeeld – en soms heel groot – denk aan het samen met stakeholders organiseren van de afsluiting van belangrijke wegen. Deze constante dynamiek maakt mijn werk buitengewoon boeiend.”
Controle, continuïteit en coaching
De diversiteit aan taken waar Jara zich op richt liegt er dan ook niet om. Als teammanager is ze verantwoordelijk voor het binnen budget blijven van de uren die het team maakt en de afstemming over taken en verantwoordelijkheden. “Het is een groot en langdurig project, wisselingen in het team komen ook voor. Ik zie toe op de continuïteit en dat er geen kennis verloren gaat”, licht ze toe.
Wekelijks vindt er een projectteamoverleg plaats, waar inhoudelijke punten worden besproken. Ook neemt Jara deel aan een tweewekelijks projectoverleg. “Daar rapporteer ik op de voortgang, maar escaleer ook zaken wanneer dat nodig is.”
“Omgevingsmanagement is constant bezig om ervoor te zorgen dat de trein van de uitvoering kan blijven doorrijden.”
Tot slot vervult ze ook een coachende rol. “Ik heb met alle teamleden bila’s, waarin naast werkinhoudelijke dingen ook hun ontwikkeling volop aan bod komt. Ik voel me er ook verantwoordelijk voor dat ze perspectief hebben in het project waar ze heen kunnen groeien. Het is natuurlijk dat er verloop is, en ik wil ze graag ondersteunen in de doelen die ze voor zichzelf hebben.”
Het organiseren van toestemming
En boven op deze diversiteit aan taken is er dus nog die overkoepelende uitdaging: omgevingsmanagement. Jara legt uit dat het een cruciaal element vormt binnen het projectmanagementwerkveld, en in het bijzonder de bouw- en infrasector. “Wij zien omgevingsmanagement als het organiseren van toestemming om te bouwen. Indirect verkrijg je die toestemming ook door de support van omwonenden.”
“Wanneer zij tevreden zijn over de communicatie en de manier waarop ze worden meegenomen in het bouwproject, zal ook de gemeente hier sneller tevreden over zijn, en verloopt het organiseren van toestemmingen in de vorm van vergunningen, ontheffingen of wegafsluitingen ook soepeler”, legt ze uit.
“Bovendien, wanneer deze toestemmingen niet tijdig zijn verkregen, staat het project stil! Omgevingsmanagement is constant bezig om ervoor te zorgen dat de trein van de uitvoering kan blijven doorrijden.”
Relatiemanagement
Daarvoor moet voortdurend een goede relatie worden onderhouden met talloze stakeholders. “Belangrijkste stakeholders bij een bouwopgave zijn natuurlijk de klant en de eindgebruiker, maar zeker ook de omwonenden en omliggende bedrijven die geraakt worden door de bouwactiviteiten”, geeft Jara aan.
“Daarnaast heb je met infrabouwprojecten ook nog te maken met andere modaliteiten van vervoer zoals bus of tram. En goede afstemming met nood- en hulpdiensten in een wisselende omgeving is ook van groot belang!”
“Stakeholders of vergunningverleners zijn ook mensen. Je kunt altijd een gesprek aangaan!”
Het onderhouden van een goede relatie met al deze verschillende stakeholders vraagt onder meer om een goede organisatie, afspraken nakomen en voortdurend helemaal op de hoogte zijn.
Wat ook cruciaal is, benadrukt Jara, is persoonlijk contact. “Zorg altijd dat je belt of persoonlijk langsgaat. Dat lijkt minder efficiënt, maar is uiteindelijk veel effectiever dan mailen of een andere vorm van online communicatie. En onthoud: stakeholders of vergunningverleners zijn ook mensen. Je kunt altijd een gesprek aangaan!”
Naast het optimaliseren van de communicatie, is het natuurlijk ook belangrijk om de hinder voor de omgeving zoveel mogelijk te minimaliseren. “Dat doen we onder meer door mee te kijken in de werkvoorbereidingen en kritische vragen te blijven stellen”, legt Jara uit.
Zonder interruptie
Al met al telt het op tot het zo essentiële draagvlak. “Wij behalen dit door op een voorspelbare manier te acteren richting onze stakeholders, de belangen van de stakeholders te behartigen binnen het project, en de belangen van het project te behartigen richting de stakeholders”, vat Jara de uitdaging van goed omgevingsmanagement samen.
Dat betekent niet dat iedere stakeholder te allen tijde blij kan worden gehouden. “Dat is inderdaad een utopie, maar de minimale grens is in ieder geval dat we moeten voorkomen dat een stakeholder een blokkerende kracht wordt voor het project.”
Want één ding is natuurlijk heilig voor iedere projectmanager: de voortgang van het project. “Het beste bewijs dat stakeholdermanagement geslaagd is, is als het project zonder interruptie uitgevoerd kan worden”, besluit Jara.
