Agile werken op het niveau van portfoliomanagement

18 april 2024 Consultancy.nl 4 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

Agile is al jaren bezig met een opmars in de wereld van projectmanagement. Ook op portfolioniveau wordt de methode steeds vaker toegepast. Experts van Mobilee nemen ons mee in de wereld van agile portfoliomanagement: Wat is het? Wat maakt portfoliomanagement agile? En wat zijn de belangrijkste voordelen?

Waar de agile-methodiek oorspronkelijk ontstond binnen de softwareontwikkeling, is ze vandaag de dag uitgegroeid tot een van de meest gebruikte manieren van wendbaar werken binnen organisaties, in zowel de lijnorganisatie als projectomgevingen.

Een wendbare manier van werken en organiseren maakt dat ook het portfoliomanagement hierop aan moet sluiten. Portfoliomanagement focust zich op het proces van afwegen, selecteren en prioriteren van projecten en programma’s.

Agile werken op het niveau van portfoliomanagement

Vooral bij organisaties die veel projecten lanceren is portfoliomanagement een belangrijk overkoepelend proces. Door de schaarste van middelen, kennis en expertise en factoren als verandercapaciteit, dienen er keuzes gemaakt te worden over planning, afhankelijkheden, budgetten, risico’s en meer. Portfoliomanagement zorgt voor het maken van de juiste keuzes.

Agile portfoliomanagement

Bij Mobilee spreken wij liever van ‘wendbaar portfoliomanagement’ in plaats van ‘agile portfoliomanagement’. De essentie van portfoliomanagement blijft namelijk onveranderd: het gaat nog steeds over het prioriteren van ‘brokken werk’ in hun onderlinge samenhang. Maar het is de manier waarop dat gebeurt die verandert, namelijk op een meer wendbare wijze:

Kortcyclisch werken
Portfoliomanagement wordt kortcyclischer ingericht. Door regelmatiger te prioriteren en bij te sturen, kan de koers van de portefeuille worden bijgestuurd op basis van veranderende omstandigheden en voortschrijdend inzicht. Eén keer per jaar een portfolio vaststellen en prioriteren is vaak niet wendbaar genoeg. Eén keer per kwartaal geeft meer mogelijkheden om te reageren op veranderingen (waarmee het meer wendbaar wordt).

Gericht op het leveren van waarde
Bij agile werken wordt de connectie met concrete waarde eerder en vaker getoetst. Zo ook binnen agile portfoliomanagement. Elk project wordt beoordeeld op de bijdrage aan de strategie van de organisatie en de doelstellingen die daaronder hangen. Dit gebeurt niet eenmalig bij de start (business case of lancering), maar wordt door de portfoliomanagementoffice doorlopend getoetst.

Zelforganiserend vermogen
De prioritering, planning en monitoring moeten een gezamenlijk proces worden van teams en stakeholders. Besluitvorming wordt zo laag mogelijk in de organisatie belegd, zodat keuzes door zelforganisatie snel genomen kunnen worden binnen de teams zelf.

Agile werken op het niveau van portfoliomanagement

Wat levert agile portfoliomanagement op?

Organisaties die agile portfoliomanagement implementeren kunnen rekenen op verschillende voordelen:

Betere besluitvorming en meer duidelijkheid
Door kortcyclischer te prioriteren ontstaan slagvaardigere besluitvorming en meer mogelijkheden om in te spelen op veranderende omstandigheden of ontstane inzichten. Dit proces dient in gezamenlijkheid te worden gedaan met management en (product)teams, hiermee wordt de betrokkenheid binnen de organisatie verhoogd. Ook zorgt het voor duidelijkheid: teams weten precies wát ze moeten doen en ook waaróm.

Focus op de meeste waarde
Door voortdurend gericht te blijven op het realiseren van waarde en door met een kortcyclische wijze van prioritering te reageren op veranderende omstandigheden, wordt er steeds aan die initiatieven gewerkt die op dat moment de meeste waarde voor de organisatie opleveren.

Realistischer beeld
Een hogere mate van zelforganiserend vermogen zorgt ervoor dat het gat tussen keuzes (prioritering) en uitvoerbaarheid (planning) veel kleiner wordt, waardoor een realistischer beeld ontstaat van het portfolio en de haalbaarheid ervan.

Betere samenwerking, meer efficiency
Verder zorgt agile portfoliomanagement ervoor dat de samenwerking binnen teams soepeler en sneller verloopt, doordat de teams efficiënter kunnen werken en zelf het ritme van taken kunnen bepalen. Multidisciplinaire teams hebben zelf alle expertise in huis om de waarde te leveren.

Samenvattend kan gesteld worden dat agile portfoliomanagement de fundamenten van traditioneel portfoliomanagement integreert met de dynamische en flexibele aanpak van agile werken. Deze krachtenbundeling resulteert in een geoptimaliseerde en adaptieve strategie voor het beheren en prioriteren van projecten en initiatieven binnen organisaties.