De vier hoofdstappen van projectportfoliomanagement
Goed ingericht projectportfoliomanagement is van grote waarde. Het helpt bij het maken van de juiste keuzes binnen de projectenportefeuille én bij het maximaliseren van de return op projecten en veranderinitiatieven. Experts van Promista nemen ons mee langs de belangrijkste stappen voor het succesvol in de praktijk brengen van projectportfoliomanagement.
In het snel veranderende landschap van vandaag de dag hebben organisaties vaak enkele tientallen – zo niet meer – projecten tegelijkertijd lopen. Het goed managen van al die projecten is vaak een complexe taak.
Dat is precies waar projectportfoliomanagement om de hoek komt kijken. Het doel van projectportfoliomanagement is zorgen voor de meest effectieve selectie, prioritering en controle op alle projecten van een organisatie, die ook nog eens goed afgestemd dienen te zijn op de bredere strategische organisatiedoelstellingen en beschikbare capaciteiten.
Met behulp van projectportfoliomanagement krijgen leiders inzicht in de zogeheten ‘change-agenda’, oftewel in welke initiatieven de beste returns kunnen opleveren (en ook welke initiatieven beter stopgezet kunnen worden), waar en wanneer onderdelen van de business veel verandering op zich zien afkomen, en hoeveel middelen er nodig zijn om de totale projectenportefeuille te financieren.
Het succesvol inrichten van projectportfoliomanagement volgt vier belangrijke stappen:
1: Ontwikkelen & registreren
Bij ‘ontwikkelen & registreren’ draait het om het ophalen en vastleggen van ideeën. Deze komen voort uit de strategie en doelen van de organisatie, de in- en externe omgeving en de operatie. Door middel van een ideeën- en/of innovatieproces, kan veel waarde en energie vanuit de omgeving en de organisatie opgehaald worden ten behoeve van het projectportfoliomanagement-proces. Hoe beter en completer de informatie uit deze stap is, hoe groter de kans dat het portfolio juist en stabiel samengesteld kan worden.
2: Selecteren & prioriteren
Bij ‘selecteren & prioriteren’ draait het om het samenstellen van het portfolio, oftewel de juiste dingen doen.
Projectportfoliomanagement komt grotendeels neer op de juiste projecten doen. Dit heeft twee kanten. Enerzijds gaat het om het selecteren van de juiste ideeën – ideeën die kansrijk zijn om via voorgenomen projecten tot realisatie te komen. Aan de andere kant gaat het om het toetsen of de lopende projecten in relatie tot de ideeën in de portfoliopijplijn tot de gewenste resultaten leiden.
Verder is het verstandig om de samenstelling van het portfolio periodiek te optimaliseren, bijvoorbeeld per kwartaal. Dat geldt zeker wanneer er meer ideeën bestaan dan dat er middelen (resources, kennis, materialen, budget) beschikbaar zijn.
“Waar projectportfoliomanagement draait om de juiste projecten doen, draait projectmanagement om die projecten juist doen.”
Om ideeën en projecten objectief te beoordelen, is een selectiekader nodig. Zo kunnen ideeën en projecten ten opzichte van elkaar op basis van allerlei kenmerken geclassificeerd worden. In de praktijk worden ideeën en projecten echter te veel op hun eigen merites beoordeeld worden, of op basis van een buikgevoel, een gezonde dosis enthousiasme of het geloof in een goede afloop.
Dat is echter niet voldoende, in elk geval niet om de organisatie en belanghebbenden mee te nemen in onderbouwde besluitvorming. Ideeën en projecten kunnen het beste vanuit het gehele portfolio, de samenhang en balans beoordeeld worden. Iets kan op zichzelf een erg goed idee zijn, maar afhankelijk van allerlei aspecten binnen het portfolio toch niet passen om (nu al) via een project in realisatie te brengen.
3: Balanceren & plannen
Bij ‘balanceren & plannen’ draait het om het inzichtelijk maken van de (verwachte) benodigde middelen en het inpassen van voorgenomen projecten binnen de lopende projecten (het portfolio). Bij middelen moet gedacht worden aan resourcecapaciteit, -kennis en financiën. Dit kan onderbouwd worden door het maken van scenario’s in ondersteunende tooling.
Waar projectportfoliomanagement draait om de juiste projecten doen, draait projectmanagement om die projecten juist doen. Het projectmanagement-vakgebied gaat vanaf deze stap een belangrijke rol spelen binnen het projectportfoliomanagement-proces.
4: Monitoren & Batenrealisatie
Bij ‘monitoren & batenrealisatie’ draait het om het volgen van de resultaten uit de projecten in het portfolio. Dit kan op basis van voortgang, financiën, mijlpalen, risico’s en productopleveringen en de impact op de realisatie van de doelen (indicatoren).
Leidt de portfoliosamenstelling tot de gewenste resultaten? Is er reden om projecten te temporiseren of te stoppen ten gunste van andere ideeën of is het nodig om projecten juist te versnellen om afhankelijkheden te voorkomen?
In deze stap is een goede samenwerking en informatievoorziening nodig tussen projectmanagement en projectportfoliomanagement om gezamenlijk de strategie en doelen van de organisatie te realiseren.
