Van wirwar naar datamesh: Hoe DPG Media een ‘onmogelijke opgave’ overwon
Door diverse overnames zat DPG Media met een opstapeling van applicaties en een wirwar aan datastromen. De mediagroep wilde wel overstappen op een datamesh, maar hikte aan tegen een “onmogelijke opgave”: het uitfaseren van een van die oude datasystemen. Met behulp van Mobilee durfde DPG het toch aan – en met succes. Mobilee-consultants Daniël Hoetmer en Hanneke van der Boog blikken met ons terug op een bijzonder project.
Het van oorsprong Belgische DPG Media is in vrij korte tijd ook in Nederland uitgegroeid tot ’s lands grootste mediabedrijf. Dankzij verschillende overnames is de Nederlandse tak inmiddels actief in de gedrukte media, op de radio én online – met bekende titels als De Volkskrant, AD, NU.nl, Donald Duck, Story, Qmusic. Independer en nog véél meer.
Naast de vele mooie mediamerken, stapelde DPG met de overnames echter ook applicatie op applicatie. “Zo ontstond een soort spaghetti van datastromen”, schetst Daniël Hoetmer. “Daarin waren oude broncodes en definities niet altijd meer te achterhalen.”
Dit maakte het doorvoeren van wijzigingen complex en tijdrovend. Voor het creëren van nieuwe toepassingen werd daarom vaak maar gekozen voor een ‘tijdelijke’ bypass of nog maar weer een andere applicatie – wat de complexiteit alleen maar verder vergrootte.
Datamesh
Genoeg reden om deze vicieuze cirkel te doorbreken, zag DPG wel degelijk in. Ook had het al een mooie nieuwe oplossing op het oog: een datamesh.
“Dat is een gedecentraliseerde data-architectuur”, licht Hanneke van der Boog toe. “In plaats van dat je één datawarehouse hebt voor de hele organisatie, is ieder organisatieonderdeel in staat om eigen gegevens te bezitten, te beheren en te gebruiken. Zo ben je als organisatie flexibeler en kun je je makkelijker aanpassen aan veranderende gegevensbehoeften.”
“En ook de data zelf kan met deze gedecentraliseerde aanpak veel sneller aangepast worden aan nieuwe behoeften”, vult Daniël aan. “Dat bevordert datagedreven besluitvorming binnen de organisatie. Het is hiermee een zichzelf versterkend proces: door nieuwe inzichten ontstaan nieuwe behoeften.”
Schier onmogelijk
Een mooie oplossing dus voor DPG Media, maar overstappen op de datamesh was makkelijker gezegd dan gedaan. Daarvoor moest eerst de échte horde worden genomen: het uitfaseren van het bestaande datawarehouselandschap. “Dat wordt vaak gezien als een schier onmogelijke én zeer risicovolle opgave”, vertelt Hanneke.
“Zo’n systeem is diepgeworteld in de organisatie, met vele afhankelijkheden”, licht ze toe. “Daarbij is de beschikbare data vaak onbedoeld onderdeel geworden van ingewikkelde cruciale processen, die niet of onvolledig zijn gedocumenteerd.”
“Door het opgebouwde vertrouwen kon het team de tegenslagen steeds makkelijker aan.”
Hoe langer je echter wacht, hoe complexer de uitgangspositie wordt. Dus besloot DPG er toch voor te gaan. Aan Daniël en Hanneke de uitdaging om namens Mobilee de mediagroep te ondersteunen gedurende de gehele transitie van de opstapeling van oude systemen naar de nieuwe datamesh.
Ontcijferen
Een van hun uitdagingen was het ontcijferen van de informatie uit het oude datawarehouse, zodat ze deze op een nieuwe manier beschikbaar konden maken in een datamesh.
“Hiervoor hebben we een nieuwe werkwijze ontwikkeld”, vertelt Daniel. “Ook begeleidden we het ontwikkelteam. Ik stuurde hierbij continu op de nauwe samenwerking tussen de business en techniek, terwijl Hanneke als data-analist met haar drive en nieuwsgierigheid de samenwerking tussen de teamleden heeft laten slagen.”
“Ze begonnen met een proof-of-concept die in staat was om de oude dataoplossing volledig te vervangen en qua datastructuur en -inhoud uiteindelijk zelfs beter was”, voegt Hanneke toe. “Na het project kon vervolgens naadloos worden doorgegaan met de verdere doorontwikkeling van de datamesh.”
Steeds meer puzzelstukjes op hun plaats
Zo geformuleerd klinkt het bijna als een eenvoudig klusje. Maar uiteraard waren er wel degelijk tegenslagen, zoals issues met de datakwaliteit. “Door het opgebouwde vertrouwen kon het team de tegenslagen echter steeds makkelijker aan”, geeft Daniël aan.
“Door regelmatig samen de prioriteiten bij te stellen en het werk in kleine onderdelen te verdelen, boekte het team vooruitgang”, legt hij uit. “Het team begreep het oude systeem steeds beter en kreeg een helder beeld van de vereisten voor de nieuwe dataoplossing. Hierdoor vielen steeds meer puzzelstukjes op hun plaats en ging het stapje voor stapje makkelijker en sneller.”
“Het uitfaseren van een verouderd datasysteem kan overweldigende lijken, maar het is níet onmogelijk.”
“Ook ontstond er steeds meer positieve energie, doordat iedere sprint weer een aantal attributen volledig end-to-end gerealiseerd en getest werd door de eindgebruikers”, vult Hanneke aan. “Daardoor waren deze direct beschikbaar om daadwerkelijk gebruikt te worden.”
‘We gaan het gewoon doen’
Zo slaagde het agile team van DPG erin om het oude datasysteem ruimschoots binnen een jaar te ontmantelen én te evolueren naar een modernere en flexibelere datamesh-oplossing. “Het uitfaseren van een verouderd datasysteem kan een overweldigende taak lijken, maar het is níet onmogelijk”, blikt Hanneke voldaan terug.
Aan het succes lagen volgens Hanneke en Daniël verschillende succesfactoren ten grondslag. “Essentieel is dat de organisatie wendbaar en veerkrachtig inspeelt op veranderingen”, stelt Daniël. “Dat is alleen mogelijk als er een juiste focus is op prioriteiten, door effectieve communicatie en samenwerking én betrokkenheid van alle belanghebbenden.”
Dé belangrijkste sleutel tot succes, zijn de twee eens, was echter de durf om gewoon van start te gaan. “Er leefde echt een ‘we gaan het gewoon doen’-mentaliteit binnen het team”, vertelt Hanneke enthousiast. “Dat ging gepaard met een hoge focus op prioriteiten: bij alle voorgestelde werkzaamheden werd continu met elkaar getoetst of die daadwerkelijk bijdroegen aan het vervangen van de legacy.”
Risico’s omarmen
Het “gewoon doen” betekende ook het omarmen van openstaande risico’s en onduidelijkheden. “In plaats van deze op voorhand vast te leggen, te bespreken en te analyseren voordat we tot realisatie overgingen, namen we aan dat deze er sowieso waren”, licht Daniël toe. “Hierdoor ontstond er actie, voortgang en resultaat, wat weer zorgde voor vertrouwen en succesgevoel binnen het team en de stakeholders.”
Net als Daniël en Hanneke kijken de stakeholders binnen DPG dan ook zeer tevreden terug op het traject. “Dit project laat zien wat je met een multidisciplinair agile team in korte tijd voor elkaar kunt krijgen”, aldus Egbert Schroeder, Lead Business Insights. “Die nauwe samenwerking in combinatie met het stellen van de juiste prioriteiten is key voor een dergelijk succes.”
“Met nieuwe focus en een duidelijk doel hebben we samen onze verouderde dataproducten kunnen vernieuwen en verbeteren”, voegt Dennis Groenendijk toe, Head of IT Marketing Products & Touchpoints bij DPG. “Hierdoor is de businesswaarde gestegen en tegelijkertijd de opzet en het gebruik van het dataproduct versimpeld.”