Hiemstra & De Vries helpt Amersfoort bij verbeterslag in subsidies
Met de wens om het subsidieproces te optimaliseren en beter te laten aansluiten bij het subsidiebeleid, klopte gemeente Amersfoort aan bij organisatieadviseur Hiemstra & De Vries. Het resultaat: een verbeterd en breed gedragen subsidieproces dat momenteel wordt uitgerold binnen de afdeling.
Gemeente Amersfoort telt zo’n 160.000 inwoners en naar schatting ongeveer 23.000 bedrijven. De subsidieafdeling van de gemeente zorgt voor alle subsidieaanvragen en ziet erop toe dat het beheer van toegekende subsidies in goede banen wordt geleid. Denk onder meer aan de Subsidie Sport en Bewegen, de Subsidieregeling Groene Daken, de Subsidie voor Voorschoolse educatie, het Toekomstfonds voor duurzame ontwikkeling en het Buurtbudget.
Amersfoort groeit, en daarmee stijgt ook het aantal subsidietrajecten. Tegen deze achtergrond had de gemeente de wens om zijn subsidieproces meer toekomstbestendig te maken en tegelijkertijd de werkzaamheden van de afdeling te optimaliseren. Om dit te helpen realiseren werd de expertise van Hiemstra & De Vries ingeschakeld.
Het project, in opdracht van de manager Financiën, werd uitgevoerd door Hiemstra & De Vries-adviseurs Gerco Liefhebber en Marc Buiks.
Efficiënter en effectiever
“Het is voor de gemeente Amersfoort van toenemend belang te zorgen voor expertise-ontwikkeling (specialisatie) om te komen tot een efficiëntere uitvoering en meer impact op de beleidsthema’s”, zegt Liefhebber. “Doelstelling van de opdracht was om de subsidiefunctie te helpen om tot een efficiëntere uitvoering van het subsidieproces, een effectiever subsidiebeleid en een robuustere subsidieomgeving te komen.”
De Hiemstra & De Vries-adviseurs begonnen met het beoordelen van de bestaande en gewenste subsidie-inrichting vanuit het perspectief van de diverse interne belanghebbenden. Denk aan medewerkers Financiën en medewerkers werkzaam binnen de diverse beleidsvelden.
De inventarisatie op basis van interviews heeft geleid tot meerdere workshops waarbij, samen met de belanghebbenden, een uitwerking is gemaakt van de meest wenselijke inrichting voor het subsidieproces. Aanvullend op deze interne oriëntatie zijn gesprekken gevoerd met de gemeenten Zwolle en Haarlem om hun ervaringen te bespreken met het ondersteunen van subsidieverstrekking vanuit een centraal subsidiebureau.
Centraliseren van het proces
Het centraliseren van het subsidieproces is onder gemeenten een populaire manier om stappen te zetten in hun efficiency en – net zo belangrijk – resources te delen, zodat de capaciteit optimaal aansluit bij de vraag. Vooral in piektijden kan dit een groot voordeel opleveren.
Het eindrapport van Hiemstra & De Vries biedt verschillende handvatten voor het verbeteren van de effectiviteit. “Invulling is gegeven aan zowel de centrale taakoptimalisatie als de autonomie van de (decentrale) beleidsafdelingen”, legt Liefhebber uit.
“De centrale aanpak biedt kansen voor procesoptimalisatie, taakspecialisatie (professionaliseren van de subsidiefunctie) en reductie van de kwetsbaarheid. De gemaakte keuzes ontzorgen de beleidsafdelingen van de operationele (administratieve) verantwoordelijkheid en bieden tegelijkertijd stevigere ondersteuning om te komen tot hoogwaardig subsidiebeleid.”
De manager Financiën is ondertussen gestart met het implementeren van de verschillende adviezen.
