ConQuaestor: SSC is meer dan alleen kostenbesparing

Het is algemeen bekend dat het realiseren van kostenbesparingen de belangrijkste drijfkracht is voor bedrijven om een Shared Service Center (SSC) te implementeren. Maar volgens ConQuaestor zijn er nog talloze andere voordelen die ook onderdeel moeten zijn van de business case.
 
Shared Service Center
Wanneer organisaties groeien en zich opdelen in meerdere business units gaan ondersteunende activiteiten vaak mee. Een versnippering van gelijksoortige ondersteunende activiteiten is het gevolg. In eerste instantie is dit een prettig gegeven voor de lijnmanagers in de business units, maar voor de organisatie als geheel is het veelal een bron van te hoge kosten en van een gebrek aan slagkracht bij ondersteuning van de core business. Het samenbrengen van ondersteunende activiteiten in een Shared Service Center als oplossing voor deze problemen biedt economische voordelen, zoals schaalgrootte, mogelijkheden voor verdere specialisatie en kostenreductie.
 
Potentieel
Business cases spelen een belangrijke rol bij de besluitvorming over Shared Service Centers. Veelal worden deze business cases primair als (arbeids-)kostenvraagstuk benaderd. Maar ook andere effecten moeten worden meegenomen, zoals de betere kwaliteit van ondersteunende activiteiten, betere informatievoorziening en een snellere afhandeling van transacties. Zo kan bijvoorbeeld een geoptimaliseerd proces van facturering en debiteurenbeheer een flinke impuls geven aan de cash flows van een organisatie en daarmee aan de waarde van de aandelen en de financieringspositie.Of kan het zorgen voor actuele en betrouwbare kosteninformatie, nauwkeurig inzicht in de betalingsverplichtingen en accurate betalingen.
 
Bovendien kan optimalisatie en standaardisatie van processen zorgen voor een aanzienlijke reductie van ‘fout –en herstelkosten’. Door dergelijke effecten mee te nemen in de business case, komt het volledige economisch potentieel van het Shared Service Center in beeld. En dat is beter dan alleen kostenbesparingen berekenen.
 
Effect
Belangrijk is om vast te stellen dat een (intern) shared service center niet op zichzelf kan worden gewaardeerd; een SSC kan niet los worden gezien van de organisatie waar het onderdeel van is. Wel kunnen de beslissingen met betrekking tot het shared service center op waarde worden geschat door na te gaan wat hun effect is ten opzichte van de situatie zonder deze beslissing.
 
Typische beslissingen aangaande shared service centers zijn:
(a) vorming van een SSC: welke processen, scope, operating model, locatie, migratiestrategie
(b) scope-veranderingen: uitbreiding, krimp, verdere consolidatie
(c) optimalisatiebeslissingen: verbetering van processen, systemen en organisatie
 
Bij al deze beslissingen moet worden nagegaan wat hun impact is. Voor zover mogelijk, wordt deze uitgedrukt in de berekening van de toekomstige vrije geldstromen van de organisatie, zodat deze kunnen worden herleid tot een netto contante waarde, met behulp van de voor de organisatie passende vermogenskostenvoet.
 
Focus
In samenwerking met TiasNimbas Business School onderzocht ConQuaestor het effect op bedrijfswaarde van het concentreren van finance and accounting activiteiten in een Shared Service Center. Onderdeel hiervan was de vraag aan financieel managers van bedrijven met een Shared Service Center: ‘hoe creëert uw Shared Service Center waarde voor uw organisatie?’ Uit het onderzoek blijkt dat 30% van het waardepotentieel van het Shared Service Center ontstaat door verbeterde mogelijkheden voor risicomanagement en verbeterde mogelijkheden voor beheersen van werkkapitaal. Een sterkere focus op core business en verhoogde klanttevredenheid resulteert in extra omzet, verantwoordelijk voor 10% van het waardepotentieel van het SSC. Een reductie van (personeels-)kosten vertegenwoordigt minder dan de helft (45%) van de totale impact van het Shared Service Center op de waarde van het bedrijf.
 
Totale impact
Duidelijk is dus dat een goede business case voor het nemen van beslissingen over de inzet van Shared Service Centers meer moet omvatten dan alleen de optelsom van (personeels-) kostenreducties, afgezet tegen investeringen. De basis moet liggen in de gecalculeerde impact die het Shared Service Center heeft op de waarde van het bedrijf in plaats van de impact op de kosten alleen.
 
Een artikel van ConQuaestor adviseurs Paul Vervoort, Floris van der Kooij en Filip Askvig.