Grote stijging in kosten kantoorexploitatie: Wat kun je eraan doen?

22 juni 2023 Consultancy.nl 5 min. leestijd

Bedrijven krijgen in 2023 te maken met een explosieve stijging in de kosten van huisvesting. De NFC Index van Facility Management Nederland voorspelt dat de stijging dit jaar uitkomt tussen de 17% en 26% per verhuurbare vierkante meter vloeroppervlak, een kostenstijging die volgens de facilitaire vakvereniging nog nooit eerder is voorgekomen.

De NFC Index houdt al jaren de ontwikkeling bij van de kosten van facilitaire diensten binnen kantooromgevingen. Het rapport wordt opgesteld op basis van data van leden van Facility Management Nederland en wordt samengesteld in samenwerking met experts in de markt, waaronder Colliers, CFP, Eurest Services, Metri en TwynstraGudde.

De belangrijkste conclusie van de 2023-editie: de kostenstijgingen bereiken ongekende hoogten – zelfs dusdanige hoogten dat voor de meeste huureigenaren de servicekosten de huurkosten zullen gaan overstijgen.

Sabine Booijink, Consultant huisvesting & werkplek, HEYDAY Consultancy

De verklaringen voor de sterke kostenstijging komen niet als een hele grote verrassing. “De energiekosten zijn vele malen hoger dan voorheen en worden als eventuele toekomstige risico’s nu al in prijsafspraken meegenomen. Met als resultaat een verviervoudiging van de energiekosten”, aldus de onderzoekers.

Niet alleen de energiekosten zijn echter geëxplodeerd. Ook facilitaire dienstverleners voelen de ongekend hoge inflatie. De prijsstijging van goederen en diensten in Nederland kwam in 2022 rond de 11% uit, en ook deze kosten worden doorberekend in huurkosten en servicekosten. Bovendien is er sprake van een “enorme stijging” in de kosten van mens en organisatie. Onder andere de diensten receptie, schoonmaak en beveiliging stijgen met de inflatie mee (tussen de 10% en 15%).

Anno 2023 is de vraag welke initiatieven genomen kunnen worden om de kostenstijging te verminderen voor organisaties dan ook urgenter dan ooit. Volgens Sabine Booijink, Consultant Huisvesting & Werkplek bij HEYDAY Consultancy, kan elke organisatie de volgende vier opties overwegen:

1: Vierkante meters afstoten

Door kritisch te kijken naar het aantal vierkante meters van de pand(en), kan er een overschot in kantooroppervlakte naar voren komen. Dit omvat veel meer dan enkel het aantal vierkante meters per werkplek in kaart brengen en bij te stellen.

Een belangrijke vraag is of er op de juiste manier gebruik wordt gemaakt van de panden. Is de bezetting evenredig verdeeld of is er sprake van piek- en dalmomenten? Worden verkeersruimten al multifunctioneel ingezet? En is er een werkcultuur waarin sprake is van flexibele werkplekken? Zijn er (keten)partners waarmee ruimten gezamenlijk gebruikt kunnen worden? Door antwoorden te vinden op deze vragen kan het vierkantemetergebruik kritisch tegen het licht worden gehouden.

2: Dienstverlening herinrichten

Gezien de grote kostenstijging in mens en organisatie en de gewenste aandacht hiervoor, kan een herinrichting van de dienstverlening een positieve bijdrage leveren. Vele diensten worden al jaren zo uitgevoerd, simpelweg ‘omdat het altijd zo gebeurde’.

Maar door de veranderende werkplekinrichting en bijbehorende werkcultuur moet hier opnieuw naar worden gekeken. Maken we alles nog elke dag schoon, terwijl het kantoor niet langer alle vijf de dagen gebruikt wordt? Hebben we nog zoveel cateringmedewerkers nodig als medewerkers steeds zelfstandiger worden (denk aan zelfscan en zelfbediening)? En hebben we nog fysieke beveiliging nodig, als er digitaal goede alternatieven aangeboden worden?

3: Energiebesparingsmaatregelen nemen

Energiebesparing is tegenwoordig in ongeveer elke organisatie een belangrijk onderwerp. Van de energiebespaarplicht tot de stijgende energieprijzen door de oorlog in Oekraïne, en van elektrische leaseauto’s tot de verwarming op 19 graden. De afgelopen periode zijn duurzaamheid, energiebesparing en het milieu steeds belangrijker geworden in onze maatschappij.

Om de kosten te beteugelen kunnen organisaties energiebesparingsmaatregelen nemen. Denk aan sensortechnologie voor temperatuur en verlichting, apparatuur daadwerkelijk uitschakelen of in slaapstand zetten, warmtepompen installeren of gedeelten van gebouwen afsluiten op rustige kantoordagen. Ook het opwekken van energie kan indirect bijdragen aan het verminderen van de kostenstijging. Zo kun je bijvoorbeeld overwegen om zonnepanelen op het dak of de gevel van het kantoor te plaatsen.

4: Aandacht voor gezondheid en vitaliteit

Dit is een onderwerp dat niet direct invloed heeft op bovengenoemde kostenstijgingen, maar wel kan bijdragen aan het verlagen van ‘onnodige kosten’. Door op de juiste manier aandacht te hebben voor gezondheid en vitaliteit van de medewerkers is er een aanzienlijke kans dat het ziekteverzuim daalt, de productiviteit toeneemt en je organisatie stijgt op de ladder van aantrekkelijk werkgeverschap. Dit heeft geen directe impact op de integrale werkplekkosten, maar wel op de algehele kosten die de organisatie maakt.

Bij aandacht voor gezondheid en vitaliteit kun je denken aan het aanbieden van fruit op de werkvloer, het stimuleren van gezond eten en bewegen, maar ook stressvermindering door het creëren van ontspanningsruimtes en andere initiatieven om bij te dragen aan sociale en emotionele vitaliteit. Van belang is dat de behoeften bij de medewerkers worden opgehaald om hier een juiste invulling aan te kunnen geven, het draait immers om hen.