Hoe kunnen facilitaire professionals hun data beter benutten?

Hoe kunnen facilitaire professionals hun data beter benutten? In een nieuwe whitepaper deelt HEYDAY Consultancy verschillende tips om hier stappen in te zetten.

Facilitaire afdelingen beschikken over steeds meer gegevens, zoals bezoekers- en voorraadcijfers. Toch is vaak onduidelijk welke inzichten hieruit te halen zijn. Het gevolg: organisaties benutten kansen onvoldoende, omdat slecht datamanagement leidt tot trage besluitvorming.

Dit komt deels doordat gegevens vaak verspreid staan in verschillende systemen. Het handmatig samenbrengen kost veel tijd en dit menselijk handelen vergroot bovendien de kans op fouten.

Om deze en vergelijkbare uitdagingen aan te pakken, hebben facilitaire afdelingen behoefte aan slimme manieren om hun data beter te benutten. In een nieuwe whitepaper reikt HEYDAY Consultancy hiervoor zeven praktische handvatten aan.

1: Begin klein, denk groot

Start met een concreet project, zoals één verdieping. Zo zie je snel resultaat. Deze eerste inzichten helpen je om draagvlak te creëren, bijvoorbeeld bij medewerkers en het management, omdat je laat zien dat datagedreven sturing werkt. Vervolgens kun je die manier van sturen breder inzetten in je organisatie.

Een organisatie begint bijvoorbeeld met het monitoren van de bezetting op slechts één verdieping. Binnen enkele weken blijkt dat bepaalde zones vrijwel ongebruikt blijven. Dit inzicht leidt tot een kleinschalige herindeling. En door dat concrete resultaat ontstaat enthousiasme om ook andere verdiepingen datagedreven te optimaliseren.

2: Betrouwbare data, sterk resultaat

Slechte of verouderde data verstoort analyses en leidt tot verkeerde beslissingen. Door eerst de stofkam door de gegevensberg te halen, ontstaat een steviger fundament voor betrouwbare besluitvorming.

Neem een facilitair team dat pas heeft ontdekt dat meldingen uit verschillende systemen dubbele registraties bevatten. Na opschoning daalt het aantal storingen ineens met 30%. Niet omdat er minder problemen zijn, maar omdat de registraties nu wel kloppen: opruimen als hefboom voor betere sturing.

3: Start met de vraag

Datagedreven werken begint bij het formuleren van een scherpe vraag. Pas wanneer duidelijk is wat je wil weten, kun je bepalen welke gegevens nodig zijn en welke niet.

Een organisatie vraagt zich bijvoorbeeld af waarom er een tekort aan vergaderruimtes lijkt te zijn. Door de vraag te specificeren (gaat het om daadwerkelijke bezetting of om reserveringsgedrag?), blijkt dat ruimtes wel worden geboekt, maar vaak niet gebruikt. Dat inzicht verandert de oplossingsrichting.

4: Data zonder context is ruis

Getallen krijgen pas betekenis als je de context ervan kent. Want zonder duiding of achtergrondinformatie zijn gegevens slechts losse waarden, die eerder verwarren dan duidelijkheid scheppen.

Neem een vastgoedorganisatie die beschikt over verschillende gebouwen en ook over een dashboard dat per gebouw laat zien of de energiekosten stijgen of dalen. Bij één gebouw zijn deze kosten het afgelopen kwartaal sterk toegenomen. Is er soms iets mis met de installatie?

Pas na een analyse blijkt dat het gebouw tijdelijk is gebruikt voor avondonderwijs. Door deze context kunnen de juiste maatregelen worden genomen, zonder ten onrechte te concluderen dat de installatie niet goed functioneert, wat zowel tijd als geld bespaart.

5: Niet alles wat je kunt meten is relevant

De kracht van data ligt in de keuze voor relevante indicatoren. Te veel meten leidt tot een informatie-overload en vertroebelt de aandacht voor wat echt belangrijk is.

Een voorbeeld: een facilitaire afdeling meet tientallen schoonmaakparameters, maar ontdekt dat slechts drie ervan samenhangen met de klachten: zichtbaarheid, geur en beschikbaarheid van middelen. Door zich daarop te richten, stijgt de tevredenheid terwijl de werkdruk daalt.

6: Een dashboard is nog geen besluit

Een dashboard maakt informatie zichtbaar. Maar je hebt hier pas echt iets aan als je het actief en op de juiste manier gebruikt bij je strategische beslissingen.

Neem een facilitair team dat beschikt over een dashboard met realtime temperatuurinformatie. Pas als de inzichten daaruit worden besproken met de leiding, kan worden overgegaan tot concrete acties, zoals het aanpassen van de luchtcirculatie. Op die manier wordt het dashboard een instrument voor verbetering in plaats van een scherm vol cijfers.

7: Verzamel niet méér, maar betere data

Meer is niet altijd beter als het over data gaat. Kwaliteit, betrouwbaarheid en consistentie leveren uiteindelijk betere resultaten op dan een enorme berg onsamenhangende gegevens.

Een voorbeeld: in plaats van dagelijks alle afvalstromen te meten, richt een organisatie zich op de twee stromen met de grootste milieu-impact. Hierdoor ontstaat sneller inzicht in de optimalisatiemogelijkheden en kan gerichter worden gestuurd op verduurzaming.

“Datagedreven werken draait niet om zoveel mogelijk meten en visualiseren”, zegt Inge Verschragen van HEYDAY Consultancy. “Het vraagt om een slimme aanpak waarin je bewust kiest wat je meet, waarom je het meet en hoe je die informatie in de juiste context gebruikt.”