KVK werkt samen met HEYDAY Consultancy aan toekomstbestendige huisvesting
De Kamer van Koophandel (KVK) voert dit jaar een groot huisvestingsprogramma uit, sinds 2023 grondig voorbereid. Naast het terugbrengen van het aantal kantoren zijn er ook andere doelen: het versterken van samenwerking, klantgerichtheid en werkbeleving. HEYDAY Consultancy werkte mee aan de programmastructuur en bood support.
Wie onderneemt, die kent de KVK, de overheidsinstelling die bedrijven registreert. Maar de KVK doet veel meer. Zo ondersteunt het ondernemers met betrouwbare informatie, advies en diensten op het gebied van onder andere cybersecurity, duurzaamheid en veilig ondernemen.
“Vanuit onze maatschappelijke rol wilden we ook kritisch kijken naar onze eigen werkomgeving”, vertelt Rijneke Bastmeijer, directeur facilitair, huisvesting en inkoop bij KVK. “Vanuit de missie en visie hebben we een vertaalslag gemaakt naar huisvesting.”
Reeds in 2023 resulteerde dit in een strategisch huisvestingsplan. In dit plan zijn duidelijke keuzes gemaakt: het aantal kantoren wordt teruggebracht van achttien naar veertien, locaties worden uniform ingericht en de fysieke omgeving moet bijdragen aan (meer) veiligheid, toegankelijkheid en efficiëntie.
Vertrouwde samenwerking
Voor de uitvoering van het huisvestingsprogramma zocht KVK een partij met ervaring in programmamanagement. Die vond de organisatie in HEYDAY Consultancy, dat heeft bijgedragen aan de programmastructuur- en ondersteuning.
“We werkten eerder al samen bij verbouwingsprojecten, dus we wisten wat we aan elkaar hadden”, vertelt Bastmeijer. “HEYDAY won de aanbesteding en is sindsdien nauw betrokken bij het hele programma.”
Dat blijkt geen overbodige luxe, want het programma is omvangrijk, erkent Bastmeijer. “Het vraagt om een gestructureerde aanpak, ervaring én lef”, geeft ze aan. “Met een relatief klein team van zo’n zes mensen pakken we een grote vastgoedportefeuille aan.”
Slagkracht, structuur en proactiviteit
HEYDAY-consultants Nino Voll en Lindsay Willemsen vormen een vast onderdeel van het programmateam. Voll fungeert als projectmanagementofficer (PMO) op strategisch en tactisch niveau: hij bewaakt de voortgang, beheert landelijke vastgoedcontracten en fungeert als verbindende schakel tussen afdelingen. Willemsen ondersteunt de projectleiders huisvesting en houdt dagelijkse processen strak georganiseerd.
Volgens Bastmeijer zit de kracht van hun inzet vooral in de onderlinge complementariteit. “Lindsay bewaakt de structuur binnen de projecten en zorgt voor transparante communicatie met projectleiders, medewerkers en andere betrokkenen. En ook Nino werkt erg gestructureerd: hij verwerkt ruwe informatie snel tot heldere en concrete plannen, zodat informatie niet verloren gaat en ik efficiënt beslissingen kan nemen.”
Die samenwerking en de inzet van het tweetal blijkt bovendien wendbaar. “Toen een collega met zwangerschapsverlof ging, nam Nino haar rol zonder aarzeling over. Dat typeert de flexibiliteit van HEYDAY”, vertelt Bastmeijer. “De administratie is altijd op orde, de communicatie is helder en ze denken proactief mee.”
Leren en inspireren
Naast projectmatige ondersteuning delen Voll en Willemsen ook actief hun kennis en die van hun werkgever. Zo organiseert HEYDAY regelmatig inspiratiesessies over actuele thema’s in het facilitaire werkveld. Bastmeijer: “Dat draagt bij aan de ontwikkeling van het hele team.”
Zo sprak Bastmeijer onlangs tijdens een door HEYDAY georganiseerde round table over hybride werken. Bastmeijer: “We deelden hoe de KVK-kantoren bijdragen aan verbinding binnen de organisatie – en hoe belangrijk de uitstraling van die fysieke plekken is voor onze identiteit.”
Van voorbereiding naar toekomstbestendige huisvesting
Na een intensieve voorbereidingsfase worden de huisvestingsplannen dit jaar daadwerkelijk gerealiseerd. In 2023 zijn alle bouwstenen afgerond: het strategisch plan, de gewenste locatiecriteria en het interieurstijlhandboek. En in 2024 zijn de nieuwe locaties gecontracteerd en de verbouwings- en verhuisplannen voorbereid.
In 2025 staat de uitvoering centraal. Elke vestiging van KVK zal een uniforme uitstraling krijgen, met overal een frontoffice voor ondernemers. Op enkele locaties worden aanvullende backoffices ingericht voor ondersteunende processen. Ook wordt nadrukkelijk rekening gehouden met een inclusieve inrichting, doorlopende dienstverlening en betrokkenheid van medewerkers en stakeholders.
De aanpak rond het huisvestingsprogramma begint nu al zijn vruchten af te werpen. “De besluitvorming is versneld, alle contracten liggen klaar en de voortgang blijft geborgd – ook bij personele wisselingen”, stelt Bastmeijer tevreden vast. “Bij zulke mooie resultaten mogen we best wat vaker stilstaan.”
En dat vindt HEYDAY ook, vertelt Bastmeijer met een glimlach: “Nino stelde laatst voor om de successen tot nu toe samen te vieren. En daar ben ik het natuurlijk helemaal mee eens.”
“De samenwerking met HEYDAY heeft ons precies de structuur, flexibiliteit en expertise geboden die dit programma nodig heeft”, sluit de KVK-directeur facilitair, huisvesting en inkoop af. “Het is bijzonder om te zien hoe we samen écht stappen hebben gezet richting toekomstbestendige huisvesting.”
