10 aandachtspunten voor een gestroomlijnd huisvestingsproject
Huisvestingsprojecten kunnen behoorlijk complex en uitdagend zijn. Hoe pak je dit effectief aan? HEYDAY-consultants Ischa Detiger, Sonja Gores en Nino Voll delen tien tips voor het effectief managen van grote, multidisciplinaire huisvestingsprojecten.
Facilitaire huisvestingsprojecten omvatten de planning, uitvoering en het beheer van de fysieke omgeving waarbinnen een organisatie opereert. Dit kan variëren van het inrichten van nieuwe kantoorruimtes tot het coördineren van verhuizingen en het implementeren van nieuwe systemen en processen.
Ischa Detiger, Sonja Gores en Nino Voll, consultants/projectmanagers bij HEYDAY, beschikken over jarenlange ervaring met dergelijke huisvestingsprojecten. Ze nemen ons mee langs tien belangrijke aandachtspunten die kunnen bijdragen aan het effectief managen van huisvestingsprojecten.
1: Werk projectmatig
De eerste tip is om een huisvestingsproject als een formeel programma te benaderen. “Het coördineren van verhuizingen over meerdere locaties kan bijzonder complex zijn, vooral als er geen standaardprocedures zijn”, trapt Nino af.
Hij illustreert het aan de hand van een eigen praktijkcase bij een opdrachtgever met 35 consultatiebureaus verspreid over het zuiden van Nederland, waar geen standaard verhuisprocedures beschikbaar was. Nino richtte op elke locatie projectgroepen op.
“Die bestonden uit teamleden, een communicatieprofessional, een systeembeheerder en mijzelf als projectleider”, licht hij toe. “Dit hielp om de verhuizing gestructureerd te coördineren en iedereen goed te informeren over de voortgang. Zo konden we problemen snel oplossen en de verhuizing soepel laten verlopen.”
2: Werk hybride en mensgericht
Tegenwoordig werkt bijna de helft van de Nederlandse werknemers hybride. Dit vraagt om het integreren van een hybride en mensgerichte benadering. Projectmanagers moeten zorgen voor een effectieve samenwerking tussen fysiek en digitaal werken.
“Vroeger volstond één kladblok met notulen, maar nu werk je soms met wel tien partijen op verschillende locaties en regelmatig digitaal”, legt Ischa uit. “Veilige en effectieve projectmanagementtools helpen om alle betrokkenen goed geïnformeerd te houden en de communicatie te stroomlijnen.”
“Projectmanagers moeten zorgen voor een goede afstemming en regelmatige updates om een vlotte samenwerking te garanderen”, vult Sonja aan. “Het gebruik van digitale tools is hierbij onmisbaar om te voorkomen dat belangrijke informatie verloren gaat.”
3: Werk efficiënt en standaardiseer
Om de efficiëntie te verhogen, kan worden ingezet op het standaardiseren van processen en procedures. Nino wijst in dit verband ook op het belang van consistente werkmethoden, vooral bij grotere projecten waarbij veel partijen betrokken zijn: “Door standaardprocedures en sjablonen te gebruiken, kunnen teams tijd besparen en fouten verminderen.”
Deze aanpak is cruciaal voor het behalen van consistente resultaten en het verhogen van de projectefficiëntie, omdat het voorkomt dat teams tijd verspillen aan het herhalen van werk en inconsistenties die de voortgang kunnen belemmeren.
4: Herken en speel in op gebruikersbehoeften
Ook adviseert Nino om de behoeften van eindgebruikers centraal te stellen in de projectaanpak. Wederom refereert hij aan de verhuizing waaraan hij werkte: “Tijdens het verhuisproces merkte ik dat de nieuwe locaties kaal en ongezellig waren opgeleverd. Dit stond haaks op de behoefte van de medewerkers, die een huiselijke en uitnodigende omgeving wilden.”
Een goed onderbouwd programma van eisen is dan ook noodzakelijk om deze behoeften te vervullen en succesvol te integreren in het project. Nino: “We implementeerden speelse elementen en een kindvriendelijk interieur, wat leidde tot een rustige en prettige sfeer voor kinderen tijdens hun bezoeken.”
5: Zorg voor verbinding in multifunctionele gebouwen
Steeds vaker worden gebouwen gedeeld door diverse organisaties. Deze multifunctionele opzet brengt de uitdaging met zich mee om de uiteenlopende wensen en eisen van alle betrokken partijen effectief te managen.
Ischa ziet bijvoorbeeld dat veel gemeenten gebouwen delen met andere publieke organisaties. “Het is dan belangrijk om alle stakeholders goed te betrekken en hun wensen en eisen op elkaar af te stemmen.”
Dit zorgt dat alle betrokkenen gehoord worden en helpt bij het voorkomen van conflicten tijdens de herinrichting of het gebruik van het gebouw. Sonja benadrukt hierbij het belang van een heldere structuur en het goed vastleggen van afspraken: “Dit voorkomt dat het project uit de hand loopt, de kosten stijgen en de focus verloren gaat.”
6: Zorg voor een brede kennisbasis, maar ook een businesscase
Het facility management-vakgebied wordt steeds breder. Dit vraagt om een projectteam met kennis van uiteenlopende onderwerpen, zoals bijvoorbeeld duurzaamheid. “Denk aan het minimaliseren van afvalstromen, het samenwerken met duurzame leveranciers en het hergebruiken van materiaal voor de bouw en inrichting van een pand”, schetst Sonja.
Ook een duidelijke businesscase bij de start van een project is onmisbaar, vult Ischa aan. “Daarin staan onder meer het belangrijkste doel van het project, hoe dit doel zich verhoudt tot de organisatiedoelen, maximale projectkosten, kansen, risico’s en verwachte resultaten.”
Ischa en Sonja zien regelmatig dat organisaties een project uitvoeren zonder businesscase, waardoor ze essentiële stappen overslaan. “Soms handelt de opdrachtgever het liefst snel”, aldus Sonja. “Als projectmanager moet je daarom sterk in je schoenen staan, en een stap terug durven zetten om te zorgen dat alle fasen goed worden doorlopen. Zo kan worden voorkomen dat belangrijke details over het hoofd worden gezien.”
7: Put uit beschikbare kennis en netwerken
Ook nieuwe werkvormen en technologieën maken het facilitair vakgebied steeds breder. Het benutten van een netwerk van facilitaire specialisten en vakgenoten kan hierbij uitkomst bieden, doordat je niet zelf voortdurend het wiel opnieuw hoeft uit te vinden.
“Daarom ben ik lid van het Ontwikkellab Projectmanagement van HEYDAY Consultancy”, vertelt Nino. “Binnen dit Ontwikkellab testen en ontwikkelen we nieuwe producten en diensten. Daarmee ondersteunen en adviseren we opdrachtgevers en leveranciers.”
Ook deelt de community onderling kennis en advies. “Zo adviseerde een collega me over het terugbrengen van een vraag binnen een project naar de scope. Hij hielp me bij het vaststellen van de projectdoelen en -kaders. Dat is echt de waarde van HEYDAY. Je haalt nooit één specialist, maar een heel netwerk van experts in huis.”
8: Zet kunstmatige intelligentie in
Kunstmatige intelligentie kan enorm bijdragen aan het slimmer uitvoeren van huisvestingsprojecten. “AI kan worden gebruikt voor het voorspellen van trends, het beheren van facilitaire processen en zelfs voor het creëren van efficiënte energiebeheerplannen”, aldus Nino.
Zo kan AI helpen om ruimtegebruik te monitoren, waardoor organisaties beter kunnen inspelen op veranderende werkpatronen, zoals de opkomst van hybride werken.
“Met behulp van AI kunnen we scenario’s simuleren en daardoor beter onderbouwde beslissingen nemen over de inrichting en het gebruik van een gebouw”, stelt Sonja. “Dit biedt een enorme meerwaarde bij het ontwerpen van flexibele werkplekken en het optimaliseren van de werkplekbezetting.”
9: Houd oog voor duurzaamheid
Dat duurzaamheid snel aan belang wint moge duidelijk zijn. Ischa benadrukt echter dat verduurzaming niet alleen draait om milieubewustzijn of het voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook kostenbesparingen biedt voor de lange termijn: “Energiezuinige gebouwen verbruiken minder elektriciteit, water en andere middelen, wat uiteindelijk leidt tot lagere operationele kosten.”
Bovendien kan het integreren van duurzaamheid in huisvestingsprojecten bijdragen aan het versterken van het merk van een organisatie, aangezien klanten en werknemers steeds meer waarde hechten aan milieubewust handelen.
10: Evalueer en optimaliseer
Tot slot is het belangrijk om altijd te blijven evalueren en optimaliseren. “Na de afronding van een project is het essentieel om te bekijken wat er goed ging en waar verbeteringen mogelijk zijn”, zegt Sonja.
Evalueren betekent niet alleen terugkijken, maar ook vooruitdenken. “Optimalisatie stopt niet zodra een project is afgerond”, geeft Ischa aan. “Er zijn altijd manieren om werkprocessen te verbeteren of om nieuwe technologieën te integreren.”