5 manieren om de dagelijkse werkroutine te verbeteren
Veel professionals hebben het gevoel dat ze vastgeroest zitten in hun dagelijkse werkroutines. Hierdoor werken ze wel consistent volgens dezelfde aanpak en routines, maar hebben weinig oog voor vernieuwing. Soms kan het nodig zijn om met een frisse blik te kijken naar hoe er gewerkt wordt – en wat er beter kan. Experts van Symbol delen vijf tips om de werkroutine te verbeteren.
1: Stand-up meeting
Een stand-up meeting, ook wel een daily standup genoemd, is een middel dat het kortcyclisch verbeteren ondersteunt. Het is een dagelijkse vergadering van het team die rondom een verbeterbord wordt gehouden.
De dagelijkse stand-up meetings worden aan het begin van of halverwege de dag gehouden om de resultaten en problemen te communiceren. Er wordt dus een plan gemaakt voor de komende 24 uur. Dit plan verloopt vaak via een vast stappenplan, bijvoorbeeld via SQDCP. Dit staat voor safety, quality, delivery, cost en people.
Het doel is om deze meetings zo kort en zakelijk mogelijk te houden. Tijdens een effectieve stand-up meeting wordt een aantal (niet te veel) kpi’s besproken. Een stand-up meeting is doelgericht als er alleen feiten worden besproken. Een stand-up meeting duurt niet langer dan 15 minuten en wordt (zoals in de naam wordt weergegeven) staande gehouden.
Om een effectieve daily stand-up te houden worden de volgende zaken besproken:
1) Actielijst: bespreek de status van reeds afgesproken acties met deadline vandaag.
2) Prestaties afgelopen interval: scores kpi’s/geplande activiteiten
3) Mogelijke obstakels komende interval: bedreigingen voor de kpi’s/geplande activiteiten
4) Samenvatting/prioriteitstelling
Verder kan er een stopwatch worden gebruikt om de stand-up meeting na 15 minuten te stoppen. Dit zorgt ervoor dat de teamleden de volgende keer zaken kort en bondig formuleren.
2: PDCA-cirkel
Kaizen-events volgen een PDCA-cyclus. De afkorting PDCA staat voor plan-do-check-act en wordt ook wel de Deming- of Shewhart-cirkel genoemd. De PDCA-cyclus draagt bij aan het structureel oplossen van problematiek. De PDCA-cirkel is een krachtig hulpmiddel om de kwaliteit te verbeteren. Ook dient het als een controlemiddel om de kwaliteit van verbeteringen binnen een organisatie te bewaken.
De vier fases kort toegelicht:
- Plan: In deze fase wordt het probleem gedetecteerd en omschreven. Dit is een belangrijke fase want het juiste probleem moet worden beschreven. Maak een plan voor het probleem en leg vast wat er verbeterd moet worden. Ook de stappen dienen te worden gedefinieerd.
- Do: Voer het plan kleinschalig uit onder gecontroleerde omstandigheden. Zorg ervoor dat de resultaten goed worden gemeten met de juiste meetinstrumenten.
- Check: Onderzoek de resultaten en achterhaal of het proces daadwerkelijk is verbeterd.
- Act: Implementeer de verbeteringen die met data zijn onderbouwd. Maak standaarden of werk de standaarden bij zodat iedereen de nieuwe voorschriften makkelijk kan volgen.
De PDCA-cyclus wordt in Japan ingezet als het basismodel voor het uitvoeren van Kaizens. Dit zijn dagelijkse verbeteringen.
3: Visuele werkomgeving
Met een visuele werkomgeving wordt één ding bedoeld: alles zichtbaar maken. Visualisatie is één van de belangrijkste kenmerken voor een lean omgeving. Lean betekent tevens open communicatie. Met behulp van visuele middelen (grafieken of afbeeldingen) wordt de boodschap in één oogopslag duidelijk gemaakt. Door het visualiseren van een omgeving worden problemen sneller en beter zichtbaar. Hetgeen dat mist, te veel is, verkeerd staat, enzovoorts, valt beter op.
Met duidelijke illustraties of grafieken worden zaken zelfverklarend, waardoor professionals autonoom aan de slag kunnen. Dit is een essentieel onderdeel in ieder Kaizen- of lean-transformatieproces.
Een aantal voorbeelden om zaken te visualiseren:
- 5S-programma
- Kleurcodering en labeling van gereedschappen
- Gestandaardiseerd meubilair, bakjes en kleurcoderingen
- Geplastificeerde werkinstructies
- Afbakening van cellen of afdelingen
- Markeringen op de vloer voor machines, onderdelen en looppaden
- Markeringen voor onderhanden werklocaties
- Duidelijke orderinstructies bij onderhanden werk
- Kanban-rekken en Kanban-kaarten
- Schaduwborden voor gereedschap
- Overzichtelijke communicatieborden
Een mooi voorbeeld van een overzichtelijk communicatiebord is een digitaal touchscreen. Op sommige werkplekken hangen schermen met real-time data waarbij de belangrijkste kpi’s (key performance indicators) worden vertoond. Zo wordt het makkelijker om te prioriteren, anticiperen en de groei samen te realiseren.
4: Een gemotiveerd team
Leiders coachen en helpen medewerkers om betere resultaten te bereiken door hen te ondersteunen, te coachen, te beschermen tegen inmenging van buitenaf en door toegankelijk te zijn. Een gemotiveerd team maakt het verschil en zorgt ervoor dat een project succesvol wordt afgerond. Als de kartrekkers hun focus verliezen, dan duurt het langer voordat een project wordt afgerond. En ook met minder succes dan voorspeld.
Om als projectleider een gemotiveerd team te creëren en behouden, is het goed om naar de werkvloer (Go to Gemba) te gaan om te achterhalen wat de drijfveren zijn. Het doel van Go to Gemba is het proces op de werkvloer te zien, horen en begrijpen. Je kunt problemen, verspillingen en verbetermogelijkheden makkelijker identificeren en medewerkers leren om deze zaken zelf te herkennen.
Doordat de projectleider de problemen zelf ziet, hoort en begrijpt, is het dus makkelijker om het team te motiveren. Door het team de juiste kant op te sturen, met de juiste woorden en (visuele) middelen, kan dagelijks worden verbeterd.
5: Monitoren van kpi’s
Om elke dag 1% beter te zijn, is het goed om te weten wat de resultaten zijn van de vorige periode en welke verbeteringen er doorgevoerd moeten worden. Zoals eerder is aangegeven, bieden visuele hulpmiddelen overzicht en verklaren ze data in één oogopslag.
Het monitoren van de kpi’s wordt meestal gedaan in een performance dashboard. Een dashboard wordt aangemaakt voor een afdeling, businessunit, project en kan zelfs aangemaakt worden voor één medewerker. Een dashboard speelt een enorme rol bij het meten van de successen of juist bij het constateren van verbeteringen.
Een belangrijk punt bij het maken van een dashboard is het opnemen van de belangrijkste kpi’s. Deze gekozen kpi’s dienen in lijn te staan met the voice of customer (VOC). De kpi’s worden dus gekoppeld aan het probleem van de ‘klant’. De belangrijkste kpi’s worden achterhaald door middel van een aantal CTQ’s (Critical to Quality).
Elk Lean Six Sigma-project richt zich op een beperkt aantal CTQ’s. Om de CTQ’s vast te stellen, wordt een CTQ Flowdown opgesteld. Voor lean-projecten is de CTQ vaak gerelateerd aan aantallen of tijd (doorlooptijd, levertijd, bewerkingstijd, bezettingsgraad, et cetera).
De kpi’s zijn cruciaal in het continu verbeter-proces. Ze worden namelijk gebruikt om te prioriteren welk verbeterproject eerst zal worden uitgevoerd. Tevens werkt het stimulerend: het motiveert om vandaag 1% beter te zijn dan de dag ervoor, waardoor de dagelijkse werkroutine wordt verbeterd.
