Promista helpt Hogeschool Rotterdam met portfoliomanagement
Hogeschool Rotterdam is continu bezig met het doorontwikkelen van de dienstverlening voor studenten. Maar hoe houdt de onderwijsinstelling grip op de flinke stroom aan verbeter-, innovatie- en onderhoudsprojecten?
Met ruim 40.000 studenten, 4.000 medewerkers en meer dan 100 opleidingen in het aanbod is Hogeschool Rotterdam een grote opleider op hbo-niveau. De afdeling Informatie & Technologie houdt zich bezig met het dagelijks draaiend houden van al die onderwijstechniek en het ontwikkelen van nieuwe mogelijkheden.
De boel draaiende houden vraagt het nodige van de mensen. Maar er is ook tijd nodig om nieuwe toepassingen te ontwikkelen en er zo voor te zorgen dat de Hogeschool voorop blijft lopen als het aankomt op moderne onderwijstechnieken en -toepassingen.
Een centrale uitdaging hierin is zorgen dat de belangrijkste zaken ook bovenaan de prioriteitenlijst van bestuurders en medewerkers staan.
Interim portfoliomanager Elmar Dam maakt het van dichtbij mee. “Onze organisatie bestaat uit twee delen”, legt hij uit. “We houden de bestaande dienstverlening op peil en brengen hierin wijzigingen of verbeteringen aan. Daarnaast ontwikkelen we ook nieuwe dienstverlening. Dat kan een nieuw project zijn, maar ook een experiment of een innovatie-initiatief.”
“Op dit moment wordt 70% van de beschikbare capaciteit gebruikt voor het op peil houden van bestaande diensten en 30% gaat naar het ontwikkelen van nieuwe diensten. In de toekomst zou ik dat graag omgedraaid zien; je moet als hogeschool wel flink blijven innoveren.”
Van systeem naar (portfoliomanagement)proces
Een tijd geleden schafte Hogeschool Rotterdam de Fortes Change Cloud aan om meer inzicht te krijgen in het portfolio. Toch miste er nog iets, vertelt Elmar. “We hebben de tool in gebruik genomen, maar we kwamen er daarna achter dat we nu wel inzicht konden creëren in ons portfolio, maar dat sturing hierop nog ontbrak. Veel dingen werden wel opgestart, maar gingen op ad hoc-basis of moesten bij medewerkers even tussendoor worden gerealiseerd.”
Steeds meer collega’s signaleerden een hoge werkdruk en konden de hoeveelheid werk niet goed meer aan. Hier moest iets gebeuren. Met de hulp van Aron Rodrigues Pereira, adviseur bij Promista, werd een onderzoek gestart naar mogelijke verbeterpunten in het portfolioproces. Hoe zorgen we ervoor dat er meer sturing komt op portfolio en dat onze medewerkers niet overbelast raken?
Het proces: minder werkdruk door portfoliosturing
Het onderzoek leverde verhelderende inzichten op. De tooling was goed ingericht, alleen sloot het proces er niet goed op aan. “Daarna hebben we het omgedraaid”, vertelt Elmar. “Nu hebben we dus eerst het proces vormgegeven en vervolgens de tooling aangepast om het proces te ondersteunen. Dat werkt een stuk beter.”
Wel zorgde de verandering in de organisatie voor de nodige weerstand. En dat is ook niet gek. “Mensen waren al zo druk met alles, en nu gingen we ook nog allerlei zaken veranderen in de processen. Die veranderingen doorvoeren en vervolgens weer opnieuw leren hoe alles in de nieuwe situatie werkt kost ook weer tijd.”
En het zorgde soms ook voor ongemakkelijke situaties. “Als je te veel werk bij de mensen neerlegt raken ze overbelast”, knikt Elmar. “Dus moesten we er in het portfoliomanagementproces ook voor zorgen dat duidelijk werd wat we wel en niet uit zouden voeren, en op welke termijn. Dat zorgt ervoor dat je soms ook een ‘nee’ moet verkopen aan je klanten. En dat is lastig.”
Nu de basis van het proces staat groeit ook de support voor zowel proces als systeem. “We kunnen nu van tevoren bepalen welke impact een project heeft en hoeveel effort er nodig is. Dat zorgt ervoor dat we betere keuzes kunnen maken.”
Inmiddels heeft Promista-adviseur Ramon de Man de functie van collega Rodrigues Pereira overgenomen. “Ramon is weer een heel ander type dan Aron”, zegt Elmar. “Aron zat meer op de mensen en de processen, wat heel handig was met het uitvoeren van het onderzoek en het benoemen van verbetermogelijkheden in het proces.”
“Ramon is meer van de techniek en helpt ons met het verder inrichten van de Fortes Change Cloud. Hij maakt rapportages, maar verzorgt ook de dagelijkse ondersteuning als PMO’er. Dat betekent administratief werk, maar ook mensen op weg helpen en ervoor zorgen dat rapportages op tijd worden aangeleverd.”
Het resultaat: tooling ondersteunt het proces
Inmiddels staat er een stevige basis voor portfoliomanagement en resourcemanagement bij Hogeschool Rotterdam. De Fortes Change Cloud biedt inzicht in het projectenportfolio en op managementniveau wordt eens per kwartaal een review gehouden zodat sturing wordt gegeven en keuzes gemaakt worden.
“We kunnen nu van tevoren bepalen welke impact een project heeft en hoeveel effort er nodig is. Dat zorgt ervoor dat we betere keuzes kunnen maken.”
“Promista was een goede ondersteuning voor ons”, vindt Elmar. “We hebben twee goede ondersteuners gevonden met elk hun eigen expertise. En ook leuk om samen te werken met trainees. Zowel Aron als Ramon zijn heel gedreven en het is mooi om elkaar op deze manier te kunnen helpen.”
Natuurlijk blijven er ook wensen over voor de (nabije) toekomst. “Op dit moment werken we nog met een onderzoeks- en innovatiefunnel die nog niet geheel in dit proces zit. Dit zijn vaak kleinere vragen met een doorlooptijd van maximaal een half jaar, en die worden nu nog vaak op ad hoc-basis opgepakt. Dat is ook niet erg. Want het betreft hier ook een leervraag.”
Daarnaast ziet Elmar nog mogelijkheden voor het verbeteren van de datahygiëne en -gezondheid van het portfolio. “Nu gebeurt het nog vaak dat elke projectmanager zijn eigen werkwijze en manier van rapporteren gebruikt. Met een uniforme werkwijze zouden rapportages gemakkelijker te lezen en te vergelijken zijn.”
“Verder kunnen we nog kijken naar de open punten uit een project, zoals de lessons learned en de overdracht naar de lijnorganisatie. Die zijn nu nog niet opgenomen in ons proces en willen we ook graag verder professionaliseren.”
