Mobilee helpt Prisma met bouwen van slagvaardige IV/IM-organisatie
Zo’n drie jaar geleden vroeg de Brabantse zorginstelling Prisma aan Mobilee om te ondersteunen bij de professionalisering van de informatievoorziening en het informatiemanagement (IV/IM). Koen Hilhorst en Rianne Bosman, die vanuit Mobilee betrokken waren bij zowel het advies- als implementatietraject, vertellen over het project, hoe ze dit hebben aangepakt en wat het Prisma heeft gebracht.
In 2019 werden we gevraagd om te helpen bij een uitdaging: ‘Onderzoek wat Toekomstbestendig Informatiemanagement betekent voor Prisma. Analyseer verbeterpunten en onderbouw de benodigde veranderbeweging, met als resultaat een heldere koers en concrete stappen richting de toekomst.’
Prisma stelde zich bij deze uitdaging vier kernvragen: Hoe halen we structureel meer waarde uit onze data en informatie? We moeten wat met informatiemanagement, maar hoe doen we dit? Hoe brengen we onze organisatie op de juiste manier in beweging? Zijn we wel voldoende klaar voor de toekomst?
Met informatiemanagement regel je hoe een organisatie met informatiebehoefte en -voorziening omgaat. In ons Informatiemanagement Assessment Model (IAM) onderscheiden we bij Mobilee negen thema’s voor succesvol informatiemanagement. Ons onderzoek bij Prisma was dan ook gebaseerd op deze negen thema’s.
Een selectie van vragen die we met het onderzoek hebben beantwoord:
Richting en kaders
Is het scherp genoeg waar Prisma heen wil en hoe informatievoorziening en ICT hieraan moet gaan bijdragen?
Overzicht
Heeft Prisma voldoende overzicht over het applicatielandschap en het portfolio van (verbeter)initiatieven?
Sturing
Is voldoende duidelijk wie verantwoordelijk is voor de besluitvorming, prioritering en besturing met betrekking tot ICT- en informatievoorzieninginitiatieven? Weet men voldoende wat dit inhoudt?
Kennis en competenties
Zijn de kennis en competenties voldoende aanwezig binnen de organisatie, zowel binnen de bedrijfsprocessen als bij ICT?
Houding en gedrag
Sluit de cultuur binnen de Prisma-afdelingen en de (werk)houding van collega’s voldoende aan op wat er nodig is voor succesvol informatiemanagement?
Organisatie en inrichting
Is de bemensing op orde binnen Prisma, zijn de benodigde rollen ingevuld en is de taakverdeling helder?
Samenwerking
Informatiemanagement vraagt om intensieve samenwerking en afstemming tussen organisatie en ICT. Is dit voldoende aan de orde?
Communicatie
Worden de betrokkenen binnen Prisma voldoende en op de juiste manier meegenomen bij de informatievoorziening-ontwikkelingen?
Techniek
Is de technische basis op orde binnen Prisma? Is het landschap van applicaties, data en informatie, toekomstbestendig ingericht?
Gesprekken en interviews met Prisma-medewerkers vanuit verschillende lagen uit de organisatie in combinatie met observaties en analyses van documenten, gaven interessante inzichten. Deze observaties en bevindingen zijn vervolgens gesorteerd en geclusterd naar de diverse verbeterthema’s en in één compleet overzicht gezet en gepresenteerd aan het MT en de bestuurders van Prisma.
“Het onderzoek en advies van Mobilee zorgde binnen Prisma voor de nodige eyeopeners en een toenemende ‘prikkel’ om te verbeteren!”, vertelt Joost van der Rest, programmamanager informatiemanagement bij Prisma.
Van bevindingen naar adviezen
Na de analyse en clustering van de bevindingen werden de concrete adviezen gekoppeld aan de bevindingen en werden deze in een logische en chronologische volgorde gepresenteerd. Ook hier zijn de negen thema’s als herkenbare ‘kapstok’ gebruikt. Het resultaat maakte een beknopt en krachtig programmaplan met daarin de geadviseerde stappen voor Prisma.
Enkele van deze adviezen:
- Ontwikkel een portfolio van informatievoorzieninginitiatieven en richt portfoliobesturing in.
- Breng de Prisma-processen, het informatielandschap en het applicatielandschap in kaart.
- Benoem een informatiemanager die het voorgestelde programma oppakt.
- Ga ‘werken onder architectuur’ en ontwikkel competenties op dit vlak.
- Benoem proceseigenaren en richt ‘procesmanagement’ in.
- Bergroot de capaciteit op het gebied van informatievoorziening en ICT.
Het snel vaststellen en communiceren van één heldere definitie van informatiemanagement was cruciaal voor een goede start. Daarvoor hanteren wij de volgende definitie van informatiemanagement: ‘Het optimaal afstemmen van de behoefte aan Informatievoorziening op het aanbod en de mogelijkheden van informatievoorziening…én alle activiteiten die erbij komen kijken om dit mogelijk te maken.’
Bij de onderbouwing en het structureren van de aanpak heeft het erg geholpen om gebruik te maken van het 9-vlaksmodel.
Vooral de ‘tactische laag’ van het model hebben we gebruikt om de eerste verbeterstappen te definiëren. Denk hierbij aan de opzet van portfoliomanagement (doen we de goede dingen?) en de versteviging van proces- en projectmanagement (doen we de dingen goed?), maar ook aan het in kaart brengen van de informatiebehoefte en het vertalen hiervan naar passende informatievoorzieningen.
Het vervolg: Een programmatische aanpak
Eén van de adviezen was om ‘informatiemanagement als thema’ een prominente plek te geven in de Prisma-strategie, om te investeren in het voorgestelde programma en om een programmaleider informatiemanagement aan te stellen.
Prisma vormde een kernteam met Prisma-medewerkers en Mobilee-experts. Zij zijn gedurende een langere periode aan de slag gegaan met de acties uit het programmaplan. Deze acties waren geclusterd in vier hoofdonderwerpen:
Portfoliomanagement: Creëren van overzicht in projectinitiatieven en opstarten portfolioproces.
Procesmanagement: Inventariseren en beschrijven van processen en benoemen proceseigenaren en -teams.
Architectuur: In kaart brengen van applicatielandschap om een doelarchitectuur te kunnen vaststellen.
Informatievoorziening: Opstarten technisch dataproject, regelen bemensing en ontwikkelen dashboards.
Op de site van Mobilee staat in meer detail beschreven hoe de vier hoofdonderwerpen zijn opgepakt.
Het tempo van het programma is aangepast op het tempo en de volwassenheid van Prisma. Door beheerst en ‘stapje-voor-stapje’ het programma uit te voeren, is gezorgd voor een goede borging van de onderwerpen. De kracht van deze aanpak is dan ook ‘think big, start small, act fast’.
Welke stijl is gehanteerd?
Bij aanvang van het project was het thema informatiemanagement nog relatief nieuw binnen Prisma. Nog niet iedereen was op de hoogte van de definitie en wat het betekent voor de organisatie. Mobilee heeft het advies en de stappen binnen het programma hierop aangepast.
In de eerste fase hebben we veel energie gestoken in het concreet en tastbaar maken van het thema en het delen hiervan binnen de organisatie. Voor Prisma werkte het goed om het tempo aan te passen en kleine stapjes te blijven nemen. Dit terwijl de verleiding groot wat om snel grote stappen te willen zetten.
In een vroeg stadium heeft Mobilee medewerkers van Prisma onderdeel gemaakt van het project. Dit zorgde enerzijds voor een ‘lopend vuurtje’ in de organisatie en anderzijds voor de borging van de projectresultaten. Ondanks corona en veel vanuit huis werken, bleven we voortgang boeken en zorgden we voor een goede overdracht.
Afronding: Prisma kan zelfstandig verder
Bij de afronding van dit project zorgden de consultants van Mobilee dat Prisma volledig zelfstandig kon voortborduren op de aangegeven thema’s. Belangrijke activiteit was het werven en selecteren van bekwame en enthousiaste mensen zodat er een goede overdracht kon worden gedaan en de continuïteit gewaarborgd kon worden. Dat is in onze ogen prima gelukt.
We kijken met plezier en trots terug op deze opdracht en wensen Prisma heel veel succes bij het verder ontplooien van een slagvaardige informatievoorziening- en management binnen de organisatie.
Opdrachtgever Joost van der Rest kijkt tevreden terug op het traject. Over de samenwerking met Mobilee zegt hij: “Mobilee is een modern consultancybureau dat niet alleen goede mensen levert, maar ook in de opdrachten de ‘mensenkant’ veel aandacht geeft. Dat past goed bij een organisatie als Prisma.”
