Hybride werken en regelgeving: 3 zaken om niet te vergeten
Met de grootschalige opkomst van hybride werken krijgen werkgevers te maken met nieuwe of andere regelgeving. Hierdoor is het voor HR-afdelingen belangrijk om veranderingen goed in te regelen in de dagelijkse bedrijfsvoering. Maar wat verandert er precies? Experts van Yoobi geven uitleg.
Nu het nieuwe werken een feit is zijn er drie belangrijke zaken voor werkgevers om niet te vergeten. Ten eerste is daar de veranderde regelgeving. Deze is van toepassing op de reiskostenvergoeding. Ook is er, vanwege het hybride werken, een thuiswerkvergoeding mogelijk.
Als derde, vergeet ook vooral niet om het verlofsaldo van je werknemers goed onder de loep te nemen. Hoeveel verlof hebben werknemers nog en komt dit in de (nabije) toekomst te vervallen?
De reiskostenvergoeding
Vanaf 1 januari 2022 mag je als werkgever enkel nog een reiskostenvergoeding uitkeren over de dagen dat werknemers aanwezig zijn op kantoor. Waar voorheen de reiskostenvergoeding nog uitgekeerd mocht worden op basis van het reisgedrag vóór de pandemie, is dit per 1 januari 2022 niet meer het geval.
Met de nieuwe wet- en regelgeving wordt de reiskostenvergoeding berekend op basis van nacalculatie of een onkostendeclaratie. De vergoeding bedraagt onbelast 0,19 eurocent per kilometer.
Wanneer een werknemer minimaal 36 weken of 128 dagen naar kantoor reist mag de vaste reiskostenvergoeding worden behouden zoals voor de nieuwe regelgeving van toepassing was.
De thuiswerkvergoeding
Omdat ook na de pandemie werknemers veelal (deels) thuis blijven werken, heeft de overheid besloten om een onbelaste thuiswerkvergoeding in het leven te roepen. Vanaf 1 januari 2022 is deze vergoeding €2,00 per thuiswerkdag.
Een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht en wordt dan ook gezien als een tegemoetkoming in de kosten van het thuiswerken. Er hoeft geen loonheffing betaald te worden. Wanneer een werkgever besluit meer dan €2,00 per dag te vergoeden, dan moet over het bedrag boven de €2,00 wél loonheffing betaald worden.
Wanneer een werknemer een deel van de dag thuis werkt en een deel van de dag op kantoor, dan moet er een keuze gemaakt worden welke vergoeding er wordt uitgekeerd. Veelal zal er dan voor de reiskostenvergoeding gekozen worden. Wanneer werknemers verder van hun werkplek wonen dan is de reiskostenvergoeding voor hen rendabeler.
Vergoeding niet afhankelijk van contracturen
Voor parttime medewerkers die hun werkdagen verspreiden over meerdere dagen geldt dat zij in dit geval recht hebben op meerdere dagen vergoeding. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer 24 uur werkt over 4 dagen, dan maakt hij/zij voor 4 dagen aanspraak op een vergoeding. Dat kan 2 dagen thuiswerkvergoeding en 2 dagen reiskostenvergoeding zijn. Maar een andere verdeling is ook mogelijk.
Verder lezen: Denk na over arbeidsvoorwaarden rondom thuiswerken.
Opgebouwd verlof
De afgelopen twee jaar hebben werknemers minder verlof opgenomen. Uit cijfers van softwareleverancier Yoobi blijkt dat er gemiddeld bijna 30% minder verlof is opgenomen dan voor de pandemie. Als werkgever is het daarom belangrijk om goed in de gaten te houden of wettelijke verlofuren komen te vervallen. Niet opgenomen wettelijke verlofuren uit 2021 komen namelijk te vervallen op 1 juli 2022.
Zorg er daarom voor dat de oudste verlofdagen als eerste worden opgenomen. Wettelijke verlofdagen kunnen namelijk niet worden uitbetaald. Het uitbetalen van wettelijke verlofdagen is alleen mogelijk wanneer een contract afloopt of wordt beëindigd.
Bovenwettelijke vakantiedagen komen niet te vervallen. Deze zijn 5 jaar geldig en mogen, in overleg, ook uitbetaald worden.
Eenvoudig aantonen
Al met al heb je als HR-afdeling een hoop zaken die goed geregeld én aangetoond moeten worden. Makkelijker gezegd dan gedaan. Zeker wanneer je, bijvoorbeeld, nog met Excel werkt. Met de juiste softwareoplossing regel je zowel het registreren van de reiskostenvergoeding, thuiswerkvergoeding én verlofaanvragen in een handomdraai. Het is daarbij niet alleen makkelijk voor jezelf, maar zeker ook voor je werknemers.
Zo kies je de software die bij je past
Stel een lijst op met criteria waar de software aan moet voldoen. Met deze lijst vink je eenvoudig af of een softwarepakket wel of niet voldoet aan de gestelde criteria. Zo komt er uiteindelijk een duidelijke shortlist uit waarmee je gaat testen. Denk bij het opstellen van deze lijst aan criteria voor alle afdelingen.
Hulp nodig bij het kiezen van de juiste software? Download dan deze voorbeeldlijst.
