SpendLab helpt Erasmus MC met professionaliseren van de inkoop

Arie Slingerland is met zijn medewerkers verantwoordelijk voor de regie en coördinatie van het inkoopbeleid van het Erasmus Medisch Centrum in Rotterdam. Hij vertelt over de veranderde rol van de afdeling Inkoop en de adviezen van SpendLab. “Ze onderbouwen ons beleid.”

Het Erasmus Medisch Centrum is met 11.000 medewerkers en ruim 1.200 bedden (verspreid over 4 locaties) het grootste en meest diverse universitaire medisch centrum in Nederland.

Op het terrein van het oude Dijkzigt Ziekenhuis wordt de komende vijftien jaar volop gebouwd. Vanuit zijn kamer in het oude en gezichtsbepalende zusterhuis kijkt Slingerland tevreden naar de bouwwerkzaamheden.

Inkoopfunctie

De afgelopen jaren heeft de inkoopafdeling een andere functie gekregen. Zo is de strategisch/tactische inkoop van de operationele inkoop gesplitst. De operationele inkoop is ondergebracht in de logistieke keten. Slingerland: “Na de samenvoeging van deze verschillende organisaties was een nieuw inkoopbeleid nodig.”

Het blijkt een grote klus te zijn. Aan de Raad van Bestuur presenteerde hij het Handboek Inkoop ‘Samen Inkopen Loont’, waarin de spelregels voor alle afdelingen en clusters vermeld staan. Zo houdt het management van de afdelingen de regie. Hij benadrukt dat het inkoopproces van een ziekenhuisorganisatie niet anders is dan dat van een grote onderneming.

“Waarmee ik wil zeggen dat in ieder inkoopproces stappen als het specificeren van goederen en diensten, het selecteren van leveranciers en het afsluiten van contracten in principe altijd gelden.” In ‘zijn’ organisatie is de inkoop van decentraal ondersteunend naar centraal coördinerend gegaan. Voordat het handboek werd geïntroduceerd kocht iedereen zelf in, waardoor het totale overzicht ontbrak.

“Nu zitten we midden in de ontwikkeling waarbij we naar concern-brede inkooptrajecten gaan. Op centraal niveau kunnen we scherp inkopen met als gevolg dat we veel winst in de vorm van kortingen behalen”, aldus Slingerland.

“Hierdoor veranderde niet alleen de functie van de inkoop. Ook de inkooprol van de accountmanagers op onze afdeling is er anders uit komen te zien.” De inkopers zijn meer procesmanagers geworden. “Tja, voor onze mensen betekent dit nogal wat.”

SpendLab ‘coacht’ de medewerkers op dit moment om in deze nieuwe rol te groeien. “Kerncompetenties moeten worden verbeterd. Door de ondersteuning van SpendLab verloopt het soepel.”

Winst

Aan de eerste gesprekken met het Amsterdamse adviesbureau bewaart Slingerland goede herinneringen. SpendLab krijgt de opdracht te onderzoeken hoe het in gang gezette nieuwe inkoopbeleid in de praktijk werkt. “Wij hebben beleid ingezet. De rode draad is dat de inkoopfunctie geïncorporeerd moet zijn in bedrijfsprocessen.”

SpendLab gaat grondig te werk en spreekt met diverse bij de inkoop betrokken personen, van de Manager Voeding tot de Directeur Informatie. Contracten en facturen worden bovendien ook kritisch bekeken. Uit de door hen uitgevoerde inkoopscan bleek dat er nog veel te verdienen viel met inkoop.

“De scan toonde ondubbelzinnig aan dat we op de goede weg waren, maar dat de inkoop nog steeds te veel verbrokkeld was. We moesten het beleid nog beter verkopen, want iedereen moet doordrongen zijn dat gezamenlijk inkopen de oplossing is.”

Gevolg van het nieuwe inkoopbeleid is dat het mes aan twee kanten snijdt: door de standaardisering van het assortiment is het aantal leveranciers, dat tot dan toe groot was, beperkt. Bovendien kunnen leveranciers rekenen op een zeker afzetvolume, hetgeen voor hen ook belangrijk is.

Inkoopscan

Hoe ziet Slingerland de rol van SpendLab? Hij denkt even na en zegt dan: “SpendLab speelt een behoorlijk actieve rol. Niet alleen wordt ons nieuwe beleid door hun inkoopscan met cijfers onderbouwd, men voert ook een cash en cost recovery uit. Zij kijken of de facturen matchen met de gemaakte afspraken met leveranciers. Kortingen moeten natuurlijk wel doorberekend worden.”

Hij is tevreden hoe SpendLab de inkoopscan heeft uitgevoerd. “Ik kan het als zakelijk, gedegen en professioneel omschrijven.”

Tenderboard

Slingerland kwam met het plan om een tenderboard te installeren. “Ik had gezien dat het in het bedrijfsleven prima werkt. Het tenderboard staat garant voor de toetsing of onze inkoopplannen passen in onze bedrijfsdoelstellingen.”

Van wezenlijk belang is het dat iedereen weet dat het geld goed wordt uitgegeven. Een lid van de Raad van Bestuur heeft inkoop in zijn portefeuille en is voorzitter van de tenderboard. Verder is de tenderboard aangevuld met drie medische hoogleraren, een unithoofd, een clustermanager en de manager inkoop die tevens fungeert als secretaris. Deze samenstelling bewijst dat nut en noodzaak om de kosten in de hand te houden breed gedragen worden.

Wat de tenderboard in feite doet is het toezicht houden of de gemaakte afspraken die in het inkoopbeleid zijn geformuleerd nagekomen worden. Ook toezicht houden op de voortgang van projecten behoort tot het takenpakket. Als een afdeling toch zelf blijft inkopen, treedt de tenderboard op. Het is geen papieren tijger, want de kracht en reikwijdte zijn groot.

“Ons motto is: nog professioneler inkopen met meer inkoopresultaat.” Samen inkopen werkt en vergroot je marktkracht, daar is Slingerland van overtuigd.

Inkoopprojectorganisatie

In zijn aanbevelingen geeft SpendLab aan dat de inkooporganisatie versterkt moet worden met een projectorganisatie. Slingerland zag die noodzaak al eerder. Zo kunnen concern-brede inkooptrajecten goed worden aangestuurd. Momenteel is een medewerker van SpendLab op interim-basis bezig deze projectorganisatie in te richten.

“De meerwaarde van SpendLab is dat ze niet alleen een theoretische onderbouwing van ons beleid geven, maar ook dat ze het in de praktijk uitvoeren. Dat is hun kracht. Denken en dan gewoon doen.” Met de bevlogenheid en het enthousiasme zit het wel goed lijkt Slingerland daarmee te willen zeggen.

Zijn conclusie is helder: “SpendLab kijkt als feitelijke buitenstaander op een aansprekende manier naar onze organisatie. Samen hebben we de verbeteringen van de inkoopfunctie over het voetlicht gebracht. Dat zij een onafhankelijke partij zijn, is natuurlijk ook een pre. Onze samenwerking bewijst terdege zijn nut.”