Drie uitdagingen voor de bedrijfsvoering binnen de zorg
Het door de coronacrisis beheerste jaar 2021 heeft een enorme impact gehad op de wereldwijde en lokale zorgsector. En hoewel de coronapandemie op zijn retour lijkt, krijgt ook de zorgsector in 2022 ook diverse grote uitdagingen voor zijn kiezen. Experts van SpendLab schetsen drie belangrijke uitdagingen voor de bedrijfsvoering van organisaties.
De impact van het tekort aan personeel
Goede zorg draait om goed personeel. Op dit moment is het echter een uitdaging om goed personeel te vinden én te behouden (volgens onderzoek van het VWS stroomt jaarlijks gemiddeld 20% van het zorgpersoneel uit).
Dit resulteert niet alleen in een uitstroom van kennis, maar het verhoogt ook de kans op risicovolle situaties op de werkvloer aangezien zorgmedewerkers soms genoodzaakt zijn handelingen te verrichten waarvoor zij niet gekwalificeerd zijn.
Het landelijk tekort aan zorgpersoneel zorgt ervoor dat veel zorginstellingen genoodzaakt zijn om gaten in het rooster op te vangen met dure externe flexkrachten. Of het nou uitzendkrachten, payrollers of zelfs van btw-vrijgestelde ZZP’ers zijn: de kosten voor dit type personeel eisen een groot deel van het beschikbare budget op.
Beperkte grip op kosten door decentrale inkoop
Het decentraliseren van inkoopfuncties binnen een zorginstelling heeft doorgaans een positief effect op de kostenbewustwording van medewerkers. Echter, als zorgprofessionals eveneens verantwoordelijk wordt gemaakt voor cruciale onderdelen van het inkoopproces, zien we vaak een kostenverhogend effect. Naast dat deze medewerkers minder tijd overhouden voor de zorg, resulteert dit veelal in een wildgroei aan werkwijzen en leveranciers.
Om dit te voorkomen is het voor een zorgorganisatie van belang om grip te hebben op de gehele inkoopketen en op de drie niveaus van inkoop.
De operationele inkoopfunctie heeft als taken het bestellen van goederen en diensten, het bewaken van de levering (controle) en de nazorg waarbij goederen en diensten op de juiste plek in de interne organisatie terechtkomen. De tactische inkoop houdt zich bezig met het specificeren van de wensen van de interne organisatie ten behoeve van een goederen en diensten, het selecteren en contracteren van leveranciers.
Overkoepelend richt de strategische inkoopfunctie zich op het inkoopbeleid- en strategie zodat het inkoopproces als geheel aansluit bij de missie en visie van de zorgorganisatie.
Complexe financiering
Sinds 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor de financiering van de zorg. Deze ontwikkeling heeft ervoor gezorgd dat de druk op onder andere de crediteurenadministratie van een zorgorganisatie is toegenomen. Er wordt van crediteurenadministraties verwacht dat zij op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van (financië) wet- en regelgeving en deze adequaat toepassen.
In de praktijk blijkt dit een uitdaging met als gevolg foutieve facturen betaald door zorginstellingen. Denk aan het maken van onterechte betalingen aan een leverancier of het tweemaal betalen van dezelfde factuur.
Om hier goed zicht op te hebben is het verstandig om structureel een accounts payable recovery audit uit te voeren van uitgaande geldstromen. Hierbij kijkt een crediteurenadministratie naar de cumulatieve betalingen die de afgelopen jaren gedaan zijn naar alle crediteuren. Indien hier fouten in worden ontdekt, kunnen deze tot vijf jaar terug worden gecorrigeerd.
