Groeien als consultant door krachtig adviseren
Effectief advies geven waar ook écht wat mee wordt gedaan is van essentieel belang als organisatieadviseur. Hierbij gaat het niet alleen om wat je zegt maar ook hoe je de aandacht van mensen weet te pakken met je verhaal.
Daarom is het belangrijk om in adviestrajecten effectief de hoofdboodschap te communiceren. Want niets is zo inspirerend als iemand met een gestructureerde en heldere boodschap waarop actie kan worden ondernomen.
Maar hoe zorg je nou voor een aantrekkelijk verhaal waar mensen hun aandacht bij kunnen houden? Hoe structureer je jouw advies zo dat de rode draad in het verhaal makkelijk te volgen is?
Boris Schoenmaker, consultant bij adviesbureau Intermedius, deelt zijn visie:
Mijn ervaring binnen adviestrajecten heeft me geleerd dat de doorslaggevende factor eigenlijk altijd je manier van presenteren is. Hier gaan de meeste consultants al de fout in, door te starten bij de argumenten in plaats van de conclusie. Een gerelateerde fout is dat veel adviseurs, maar ook managers, direct de oplossing benoemen en beargumenteren zonder eerst de ambitie, het doel en de criteria voorop te stellen.
Door de ambities, doelen en criteria voorop te zetten heb je minder conflict en meer draagvlak voor een effectiever advies. De ‘management funnel’ en de ‘conflict pyramide’ van Vandendriessche zijn methodes die hierbij helpen.
Als losse argumenten apart worden benoemd zonder ‘core message’ zijn de context en het einddoel niet goed te volgen. Starten met de eindboodschap klinkt misschien tegenstrijdig, maar hierdoor ontstaat juist een vragende stijl van lezen, zodat men makkelijk de aandacht kan vasthouden.
Minto Pyramide
De oplossing is om een methode te gebruiken genaamd de ‘Minto Pyramide’. Deze methode is ontwikkeld door Barbara Minto in de jaren 60, toen ze werkzaam was voor McKinsey & Company.
Het principe is samen te vatten als Bottom Line Up Front. Met deze methode geef je advies op een natuurlijke manier die mensen aanspreekt door te starten met de kernboodschap. Hiermee creëer je een overtuigende verhaallijn die je kunt toepassen op presentaties, storytelling en adviezen.
Hieronder een voorbeeld uit de praktijk om een bestaand proces te verbeteren:
Het voorbeeld gaat in op een verbetering in het assuranceproces. Er zijn vervolgens een aantal argumenten/voordelen op de middelste laag die aangeven waarom deze verbetering belangrijk is. Op de onderste laag staan vervolgens de gedetailleerde argumenten of problemen die ten grondslag liggen aan de voordelen die te behalen zijn. Door met de Minto Pyramide bovenaan te beginnen creëer je een logisch verhaal dat vervolgens naar beneden sijpelt.
De aanpak zorgt ervoor dat je start met de concrete aanbeveling:
Niveau 1. Het assuranceproces via Jira laten verlopen zal voor meer structuur en planbaarheid zorgen van de controles die we jaarlijks moeten toetsen.
Niveau 2. Dit is belangrijk omdat we hiermee centrale aansturing laten ontstaan vanuit de Agile Release Train (ART). Ook zal er meer inzicht komen in de voortgang van controles. Tevens sluit deze tooling ook al aan op de werkwijze van de teams.
Niveau 3. Zo worden controles meegenomen in de PI-planning, komen controles niet meer als zij-instromend werk binnen bij teams, zullen tickets de laatste informatie bevatten over de voortgang, en hiermee sluiten we aan op bestaande processen die bekend zijn bij de operatie.
Kortom, na het geven van de hoofdboodschap kun je doorgaan op de belangrijke details en de niveaus eronder. Deze vloeien op een natuurlijke manier voort uit de hoofdboodschap. Door met een conclusie te starten kun je stap voor stap door de argumentatie lopen die onderliggend is.
Met Minto Pyramide neem je niet als uitgangspunt wat jij wil zeggen, maar wat de ontvanger wil weten. Begin dus met de kern en volg de vragenstroom die opkomt bij de ontvanger. Hierbij kun je jezelf afvragen; als ik dit vertel, wat is dan de vraag die opkomt bij mijn publiek? Op deze manier heeft de ontvanger altijd een stimulans om door te vragen. Dus met heldere communicatie ontwikkel je je tot een overtuigend adviseur.
Ook adviesvaardigheden ontwikkelen?
Ontwikkelen tot overtuigend adviseur is ook het doel van de X-pert Academy bij Intermedius. Een ontwikkeltraject van anderhalf jaar waarbij je als consultant aan de slag gaat bij diverse opdrachtgevers. Daarnaast start je met een groep aan een persoonlijk ontwikkeltraject waar je alles leert over hard en soft skills-methodieken, persoonlijke effectiviteit, veranderkundige modules en groepsdynamica (ook de Minto Pyramide komt aan bod).
