Critical Minds en Lean: Gezond verstand in een sterrenrestaurant
Wat is de overeenkomst tussen een scheepswerf en de keuken van een sterrenrestaurant? Midden in een scheepsromp in aanbouw had Critical Minds-consultant Thomas Combe een eureka-moment: ook in de keukens van sterrenchef Ron Blaauw wordt volgens de lean-filosofie gewerkt.
Thomas werkte in een vorig leven in de keuken van Ron Gastrobar, onder leiding van chef-kok Bas Brouns. En zoals dat gaat, leerde hij het meeste van toen het mis ging. “Op een gegeven moment moest ik 27 borden vullen en raakte ik het overzicht volledig kwijt.”
Bas schoot te hulp en deed voor hoe Thomas zijn werk soepel kon organiseren: per gerecht in plaats van per bord, zodat je herhaaldelijk dezelfde handeling uitvoert. “Tijdens mijn eureka-moment moest ik daaraan terugdenken. Bas gebruikt echt geen procesmanagementtheorie. Gewoon gezond verstand en ervaring.”
En hoewel de schaalgrootte op een scheepswerf anders is, “toch zijn de principes van goede organisatie hetzelfde. Denk aan een praktische inrichting waarbij je goed naar looplijnen kijkt, slimme inzet van software en het standaardiseren van handelingen”, legt Thomas uit.
Het in Kamerik gevestigde Critical Minds heeft jarenlang ervaring met de lean-werkwijze. Thomas: “Het succes van onze werkwijze is de combinatie van lean als filosofie en als methode: door betrokkenheid en verantwoordelijkheid te creëren kan een team zich continu blijven verbeteren. Dat minimaliseert verspilling en verhoogt de klantwaarde.”
Al doende
Thomas’ voormalige baas in de keuken, chef-kok Bas Brouns, zit instemmend te knikken. Bas is executive chef van de vier Rons Gastrobars: Ron Gastrobar Original, Oriental, Indonesia en Indonesia Laren. “Hoe je een restaurant inricht maakt echt verschil. Hoe ver is het van de bediening naar de afwas, hoe ver is het lopen naar alle tafels, waar staat de koelkast?”
Met zijn hele team houdt hij twee keer per dag een teambespreking: voor de lunch en voor het diner, daar bespreken ze allergieën van gasten of een knelpunt in de bezetting. “Als ik een zieke heb, adviseert de bediening actief andere gerechten, zodat de druk minder op de onderbezette kant komt te liggen.”
Hij noemt het geen lean, maar ondertussen: lopen is vaak een grote tijdsverspilling op de werkplek. Kijken naar loopafstanden, gewoon met een stappenteller, is een eenvoudige methode om hier inzicht in te krijgen en tijdwinst te halen. Daarnaast is ook de daily stand een van de lean-tools: maximaal vijftien minuten om verstoringen, hulpvragen en voortgang boven tafel te krijgen om direct aan te kunnen pakken zodat de dag zo goed mogelijk kan verlopen.
Visualisatie is een belangrijk aspect van de lean-methode en is ook terug te vinden in de keuken van Bas. Bijvoorbeeld bij het inwerken van nieuwe medewerkers. “Ik kan wel zeggen: die frituurpan is niet goed schoon, maar dan weten ze niet wat ik bedoel. Dus dan doe ik het even voor.”
Ook foto’s worden veel gebruikt, bijvoorbeeld van gerechten met tekstwolkjes waarin de ingrediënten en allergenen staan. Visualisatie in optima forma dus.
McDonald’s
Ere wie ere toekomt: het is McDonald’s dat ooit startte met een digitaal systeem van bestellingen. Bas: “Met die papieren bonnetjes, zoals dat vroeger ging, heb je geen inzicht in het proces van bestelling tot bord. Als er iets misging, had ik geen idee waar dat zat. Nu kan ik precies zien welke stappen te veel tijd kosten en hoe onderdelen wel of niet op elkaar aansluiten. Zodra een bestelling binnenkomt, gaan er timers lopen.”
“Duurt iets te lang? Dan gaat er iets knipperen. Is er iets klaar? Dan springt het scherm op groen en kan het naar de bediening.”
Prachtige combi van filosofie en methodiek. Bas: “Visualiseren is belangrijk om het team zelf zicht te geven op de status van processen. Eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor het proces kun je hiermee stimuleren. Dat het gaat knipperen is een perfect staaltje kanban: een signaal wordt afgegeven wanneer het te lang dreigt te duren, het proces wordt gestuurd vanuit de ‘pull’: de klantvraag. Alles is erop gericht de klant goed en snel te bedienen.”
Meerwaarde voor klanten
Thomas zit het hele gesprek te grijnzen. “Ik vind dit zo vet! Er zijn nog meer raakvlakken dan ik dacht tussen Bas z’n werkwijze en de manier waarop ik nu aan procesmanagement werk met mijn klanten. Alles uit je processen halen wat geen meerwaarde oplevert voor je klanten door afstemming, dagelijkse verbetering, visualisatie en praktische organisatie. Dit is lean-werken in de praktijk. Bij mij kun je het alleen niet opeten.”
