HSO helpt Vegro met transitie naar Microsoft PowerApps
HSO heeft zorgwinkel Vegro geholpen met het maken van de overstap naar een nieuw bedrijfskritisch systeem. De specialisten van de IT-dienstverlener bouwden in het Microsoft Power Platform een nieuwe applicatie die technisch geavanceerd is, maar eenvoudig voor de gebruiker.
Bij (thuis)zorgwinkel Vegro kunnen mensen terecht voor het kopen, lenen of huren van allerlei zorgartikelen – van rolstoelen en krukken tot medische matrassen en verpleegbedden, en van wandbeugels en douchekrukken tot hometrainers en balanskussens.
In veel gevallen vergoeden zorgverzekeraars het gebruik van dergelijke hulpmiddelen, maar daar stellen ze wel de nodige eisen aan. Het is aan de leverancier van de zorgartikelen – waaronder dus Vegro – om te controleren of iemand daaraan voldoet. Medewerkers beoordelen dit aan de hand van vragen en antwoorden die binnenkomen in een digitaal indicatieformulier.
Lange tijd deden de Vegro-medewerkers dat via Microsoft InfoPath, een applicatie voor het maken van invoerformulieren. Inmiddels ondersteunt Microsoft deze oplossingen echter al een tijdje niet meer, zodat er ook geen updates meer worden uitgebracht.
“Het oude systeem was tijdrovend”, vertelt Rob Molenaar, medewerker applicatiebeheer bij Vegro. “Een medewerker zag een scherm met veel vragen. Soms wel dertig stuks, wat onoverzichtelijk is.”
Kortom: het was tijd voor iets nieuws. Daarom schakelde Vergro de hulp in van HSO, met meer dan 900 medewerkers wereldwijd een van de leidende aanbieders van bedrijfsapplicaties op basis van Microsoft-technologie. De Microsoft-partner werd gevraagd te helpen bij de overstap naar een nieuw systeem.
Meer dan nieuwe software
Een dergelijke uitdaging gaat echter altijd verder dan het simpelweg leveren van software: een nieuw systeem gaat altijd gepaard met een nieuw manier van werken, en als de medewerkers deze niet omarmen kan de meest geavanceerde software waardeloos zijn.
HSO bouwde een applicatie met low-codeplatform Microsoft Power Apps. De applicatie werd tegen het huidige ERP-systeem (Microsoft Business Central) aangebouwd. Doordat Power Apps naadloze integratie tussen verschillende Microsoft-applicaties ondersteunt bleven Vegro’s bedrijfskritische processen intact.
Complex én eenvoudig
Minstens zo belangrijk is dat HSO er bij het bouwen van de applicatie voor zorgde dat de oude manier van werken niet volledig over boord hoefde. Daarmee beperkte de technische transformatie zich tot de IT-afdeling, terwijl de 200 gebruikers (die jaarlijks meer dan 100.000 indicaties verwerken) er wel de vruchten van plukken.
“De gebruikswijze is eenvoudig en grotendeels hetzelfde, ondanks de complexe achterkant”, vertelt Molenaar. “Een medewerker start nu als voorheen op. Maar een gebruiker ziet één knop in zijn dashboard waarmee deze op de startpagina van de Power App belandt. De adoptie verliep daardoor vlekkeloos. Het adoptieproces was ten opzichte van andere apps veel beter. Mensen snappen het snel.”
Ook collega-applicatiebeheerder Erik Verhijen is enthousiast. “De nieuwe Power-applicatie is makkelijker en gebruiksvriendelijker. Maar HSO verraste Vegro ook met het ontwerp. De techniek is erg goed, maar de app heeft ook nog een mooie visuele lay-out. Het totaalplaatje is compleet.”
Naast de applicatie voor gebruikers is er ook een applicatie aan de beheerderskant, zodat Vegro het systeem grotendeels zelf kan beheren. Daarnaast werken HSO en Vegro samen aan verdere optimalisatieslagen, want werken aan verbetering gaat altijd door. “Er vonden al verschillende updates plaats”, vertelt Verheijen. “De laadtijd bij het opstarten van het systeem is inmiddels nóg korter. Dat hebben we samen met HSO bereikt.”
