Met het RPA-gedachtegoed kan digitalisering snel én goedkoop

23 augustus 2021 Consultancy.nl 4 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

Veel organisaties willen dolgraag digitaliseren, maar worden afgeschrikt door de vele spookverhalen: trajecten zijn duur en mislukken massaal. Dit klopt echter lang niet altijd, waardoor makkelijk verzilverbare kansen onbenut blijven. “Neem robotic process automation”, zegt Robert van der Meer van UPD. “Daarmee kun je in een korte tijd en met weinig middelen werk automatiseren dat eigenlijk al nooit handmatig gedaan had moeten worden.”

Onlangs klopte een zorginstelling aan bij UPD. Onder de naam ‘Samen voor de Patiënt’ wordt binnen de instelling gewerkt aan een continu verbeterprogramma. Vanuit UPD ondersteunden Robert van der Meer en Erik Wijnveldt de organisatie bij de toepassing van het RPA-gedachtegoed.

“De groep verbeteraars houdt (half)jaarlijks een inventarisatie om te bepalen op welk volwassenheidsniveau het continu verbeteren staat binnen verschillende afdelingen”, vertelt Robert. “Dit doen ze door een grote groep medewerkers een vragenlijst in te laten vullen in Microsoft Excel. De antwoorden uit deze vragenlijst worden steekproefsgewijs geijkt met interviews.”

Met het RPA-gedachtegoed kan digitalisering snel én goedkoop

Dit leverde waardevolle inzichten op, maar ook een hoop werk. “De verbeterprofessionals moesten onder andere uitnodigingen uitsturen per e-mail, het invullen van de vragenlijsten opvolgen per e-mail, de input verzamelen van de verschillende lijsten en deze kopiëren of overtypen naar één masterdatabase, de resultaten analyseren en de input en resultaten omzetten naar een standaard output voor het bestuur en de directie.”

De lading repetitief werk die dit iedere keer met zich meebracht deed de nodige wenkbrauwen fronsen. “Het was niet zo gek dat er uit verschillende hoeken geluid kwam dat deze werkwijze om de lean-volwassenheid te meten zelf eigenlijk niet zo lean is”, zegt Erik met een knipoog.

Dus aan UPD de vraag of dit niet anders kon worden georganiseerd. De belangrijkste doelstellingen waren de eliminatie van overtypwerk en alle gevolgen die dit met zich meebrengt (tijd, repeterend werk en fouten), het vermijden van repeterende analyses en rapportages en het voorkomen van handmatige individuele terugkoppelingen naar deelnemers.

“Doelstellingen die stuk voor stuk niet zouden misstaan in het theorieboek over RPA”, vertelt Erik. “Maar voor een klein proces als dit is het bouwen van een computerrobot niet direct nodig. Er is namelijk al genoeg voorhanden, bijvoorbeeld binnen de Microsoft Suite waar de zorginstelling al mee werkt.”

De vragenlijst in Excel is vervangen door Microsoft Forms en beschikbaar gemaakt voor meerdere deelnemers tegelijk, waarbij gegevens direct centraal worden opgeslagen in een bronbestand. Daarnaast is het bronbestand gekoppeld aan een dashboard waarin de terugkoppeling wordt bijgehouden en vanuit het bronbestand krijgt de individuele deelnemer een overzicht van haar of zijn input met bijpassend advies.

“Om dit te realiseren was niets meer nodig dan Forms en Power Automate”, legt Robert uit. “Iedere organisatie die professionele licenties van Office 365 gebruikt heeft hier kosteloos toegang toe.”

Het proof of concept werd samen met de klant in sprints verder vormgegeven, waarna de officiële release plaatsvond. Het overtypwerk is daarmee volledig geëlimineerd, evenals de handmatige terugkoppeling. Ook is de rapportage voor het bestuur deels geautomatiseerd.

“Een bijkomend voordeel van deze automatiseringsslag is dat de resultaten en rapportage nu real-time beschikbaar zijn en bij iedere nieuwe invulactie worden geüpdatet”, aldus Erik. “Maar de belangrijkste winst is dat de verbeteraars binnen ‘Samen voor de patiënt’ nu minder tijd kwijt zijn aan dit repeterende proces. De vrijgekomen tijd kan nu gebruikt worden om directe waarde toe te voegen aan het verbeterprogramma.”

Zo bewijst de case hoeveel mogelijk is zonder een ingewikkelde, kostbare en langdurige implementatie. “Alleen met het gebruik van het RPA-gedachtegoed en vrij toegankelijke tools is een mooi resultaat neergezet. Stel je eens voor hoeveel van zulke kansen nog voor het oprapen liggen”, besluit Robert.