Mobilee helpt opdrachtgevers met operational excellence
Eén van de specialisaties van Mobilee is operational excellence. Al decennialang geldt dit als een belangrijke methodiek voor organisaties om efficiënt en wendbaar te opereren. Drie voorbeelden van opdrachten waarin Mobilee zijn klanten helpt met het omarmen van het operational excellence-gedachtegoed.
Meer efficiency bij een zorgverzekeraar
Bij een zorgverzekeraar zorgt een digitaal proces voor hoofdpijn. Klantgegevens worden verwerkt en verwijderd, soms met flinke hoeveelheden tegelijk. De verwerkingstijden zijn echter lang en er is een te grote werkvoorraad, waardoor achterstanden en performanceproblemen op systemen ontstaan. Het proces is zwaar, omdat gegevens niet zomaar verwerkt en verwijderd kunnen worden, maar eerst op allerlei voorwaarden gecontroleerd moeten worden.
Dit onderpresterende proces heeft een grote invloed op diverse andere systemen. In de loop der jaren is het proces zelfs zo zwaar geworden voor het systeem, dat de zorgverzekeraar het proces dit jaar niet meer opgestart kreeg. Hierdoor ontstond het risico dat medewerkers hun werk niet konden doen.
Mobilee werd ingeschakeld om te ondersteunen bij dit vraagstuk. Het adviesbureau maakte hierbij gebruik van de welbekende ‘Plan, Do, Check, Act’ (PDCA)-aanpak. In een periode van zo’n vier maanden zijn deze stappen maar liefst vijf keer doorlopen. En met succes: want de zorgverzekeraar kan na het verbetertraject nu 25.000 verwerkingen per dag aan, tegenover de 2.000 verwerkingen per dag bij de start van het project.
Hoe dit is gerealiseerd? Als eerste werd gekeken naar de oorzaak van het inefficiënte proces. Zodra deze in kaart was gebracht stelden de adviseurs een lijst met verbeteringen op en zorgden voor een breed draagvlak voor deze initiatieven. De adviseurs pasten in de ‘Do’-fase daadwerkelijk het proces aan en voerden uitgebreide tests door. En nadat alle prestatietests positief bleken, is het nieuwe proces in een gecontroleerde omgeving opgestart.
Tijdens de ‘Check’-fase controleerden de consultants of het plan ook volgens hun verwachtingen werkte. Zo werden vragen gesteld als: ‘Hoe lang zijn we bijvoorbeeld bezig om achterstallige voorraad weg te werken als we op dit tempo doorgaan?’ ‘Op welke momenten zien we dat het proces vertraagt en versnelt en kunnen we dit verklaren?’ of: ‘Welke informatie hebben we beschikbaar per systeem en laat het ene systeem een ander verloop zien dan het andere?’
Tot slot was er de ‘Act’-fase, waarin de plannen werden verfijnd ten opzichte van de planfase. In deze fase kwam naar voren dat terwijl het proces weer draaide, er nog een hoop te verbeteren viel. De adviseurs pasten hun verwachtingen daarop aan en vervolgens werd opnieuw de ‘Plan’-fase doorlopen. Uiteindelijk werd deze cyclus nog vier keer herhaald, totdat de adviseurs volledig tevreden waren. In navolging van het project is de PDCA-cyclus verankerd in de manier van werken van de zorgverzekeraar, zodat continu verbeteren nu geborgd is binnen de organisatie.
Minder verspillingen bij een verzekeraar
Een grote verzekeraar met zakelijke en particuliere klanten heeft als strategisch uitgangspunt om een aantal grote verspillingen in de organisatie te elimineren. Deze grote verspillingen zijn wachten, overbewerking, (werk)voorraden, transport, fouten c.q. defecten en overproductie. Tevens wil het bedrijf het papierverbruik verminderen.
De verzekeraar wil dit realiseren met behulp van een nieuw Business Process Management System (BPMS). Mobilee werd gevraagd om het traject te begeleiden. In de eerste stap adviseerden de consultants de klant tijdens het ‘vendor selection’-traject. Na de aanschaf van het BPMS ging vervolgens de implementatiefase in.
Mobilee was betrokken bij het implementatietraject en richtte zich onder meer op het ontwerpen van de toekomstige inrichting van de bedrijfsprocessen, ook wel bekend als een blueprint. Van oorsprong maken workshops met leiders, procesexperts en medewerkers deel uit van deze stap – alle inzichten worden verzameld, en hiermee wordt een ‘to-be’ end-to-end procesbeschrijving opgesteld.
Dit ken echter een tijdrovende klus betekenen, en de adviseurs van Mobilee stelden daarom voor om deze stap met behulp van process mining uit te voeren. Process mining is een laagdrempelige techniek om met bestaande data, en met één druk op de knop, processen in kaart te brengen. Daarnaast kan process mining ook belangrijke knelpunten blootleggen.
Met deze technologie werden de processen in kaart gebracht, werden de belangrijkste ‘root causes’ achterhaald en zijn verspillingen binnen de processen en de manier van werken inzichtelijk gemaakt. Dit ging veel efficiënter en sneller dan via de traditionele manier, waardoor voor “maanden aan werk is bespaard”.
Smart factory in de industrie
Een grote fabrikant van zonwering ziet door de toename van online winkelen een verschuiving van verkoop via dealers naar online verkoop direct aan de consument. Het bedrijf wil daarom zijn (digitale) aanbod afstemmen op de wens van de klant en groeien in volwassenheid als een digitale en datagedreven organisatie.
Na een quick scan en kwalitatief onderzoek binnen de organisatie adviseert Mobilee de fabrikant om te groeien naar een Smart Industry met een digital twin-component. Een digital twin is in de basis een digitale vorm van een fysiek object of systeem. In dit geval betreffen het virtuele omgevingen (digitale kopieën) van productielijnen.
In de eerste fase van het project lag de focus op het digitaliseren van orderprocessen (ook wel horizontale integratie genoemd). Daarna is overgegaan tot de integratie van informatiestromen van de werkvloer tot aan het directiekantoor (ook wel verticale integratie genoemd).
Het continu verbeteren gebeurt op basis van data, wat zorgt voor makkelijk en objectief inzicht in knelpunten en oorzaken. Hiervoor was een excellente productieomgeving nodig, met onder meer stabiele, gecontroleerde en vereenvoudigde processen voor alle vestigingsfuncties.
Hierbij werd gebruikgemaakt van lean, process mining en continu verbeterprojecten om de efficiëntie te vergroten. Hierdoor is een resultaatgedreven productienetwerk ontstaan met volledig klantgerichte en geïntegreerde end-to-end processen.
Het doel van de fabrikant is om uiteindelijk te transformeren naar een ‘oplossingsgedreven productie’. Dit is een klantgericht productienetwerk dat zelfstandig knelpunten kan voorspellen en oplossen, door het integreren en analyseren van data uit verschillende bedrijfssystemen met verschillende databases (op basis van internet of things-technologie). Hierdoor ontstaat een zelfsturende en zelfopererende capaciteit.
Het resultaat van de samenwerking met Mobilee mag er zijn. Doordat machines nu data bijhouden, monitoren en doorsturen wordt inzicht verkregen over wat daadwerkelijk gebeurt in de fabriek. Met deze realtime data-inzichten kan de opdrachtgever de volledige supply chain continu verbeteren. Processen worden zo sneller geoptimaliseerd, waardoor doorlooptijden verkort worden en er efficiënter gewerkt wordt.
Daarnaast wordt de kwaliteit van de geleverde service steeds beter, doordat zaken als onderhoud en reparatie voorspeld kunnen worden. Dit leidt tot een hogere klanttevredenheid.
Het Utrechtse Mobilee is afgelopen jaar door managers verkozen tot het beste organisatieadviesbureau van Nederland.
