Betrek leveranciers vroegtijdig bij publieke ICT-aanbestedingen

26 juli 2021 Consultancy.nl 9 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

Het inkopen van ICT is vaak een uitdaging door de snel veranderende markt en de vereiste specifieke expertise over bijvoorbeeld de ICT-architectuur. Het vroegtijdig betrekken van leveranciers maakt het mogelijk om vraag en aanbod beter samen te brengen en zo een aanbesteding beter in de markt te zetten, schrijven experts van Supply Value. 

In het recente inkooptrendsonderzoek van Supply Value wordt duidelijk dat co-creatie en innovatie met leveranciers de nummer één trend is voor de komende vijf jaar. Inkoopprofessionals benadrukken hiermee dat het in de toekomst steeds belangrijker wordt om samen te werken met leveranciers. De ICT-branche kent daarnaast vele technologische ontwikkelingen met een snel veranderende markt.

Tegen deze achtergrond heeft Supply Value in samenwerking met Universiteit Twente onderzoek gedaan naar het vroegtijdig betrekken van leveranciers bij ICT-aanbestedingen. In het onderzoek is data verzameld aan de hand van een vragenlijst gericht aan ICT-inkopers met 150+ respondenten tot gevolg. De ICT-inkopers werden gevraagd naar hun ervaringen over het betrekken van leveranciers en de toegepaste aanbestedingsprocedures. 

Toegepaste aanbestedingsprocedures

Bovenstaande figuur laat de aanbestedingsprocedures zien die door de ICT-inkopers werden toegepast om de leveranciers te betrekken. Meerdere procedures waren hierbij mogelijk. Hieruit wordt duidelijk dat een vorm van een marktconsultatie, bestaande uit een mondelinge, schriftelijke, gesloten en interactieve vorm, het vaakst wordt toegepast om leveranciers te betrekken.

Bij 73% van toegepaste aanbestedingsprocedures is namelijk een vorm van een marktconsultatie toegepast. Verder wordt duidelijk dat in 6,5% van de gevallen geen enkele aanbestedingsprocedures werd toegepast om leveranciers te betrekken. Om vast te stellen wanneer leveranciers juist wel en juist niet worden betrokken, zoomen we in op de marktconsultatie en het niet toepassen van een aanbestedingsprocedure. 

Aan de hand van de verkregen data beantwoorden we drie vragen:

  1. Waar worden leveranciers betrokken?
  2. Wat zijn de voordelen van het betrekken van leveranciers?
  3. Welke factoren zijn van invloed op het betrekken van leveranciers? 

Om de vragen te beantwoorden maken we gebruik van beschrijvende statistiek en significante relaties. Waar worden leveranciers betrokken? Om te bepalen waar leveranciers worden betrokken is gekeken naar de publieke sectoren en de ICT-categorieën waar de leveranciers werden betrokken. 

Waar worden leveranciers betrokken?

Om te bepalen waar leveranciers worden betrokken is gekeken naar de publieke sectoren en de ICT-categorieën waar de leveranciers werden betrokken.

De publieke sectoren
Onderstaande figuur laat zien bij welke publieke sectoren de ondervraagde ICT-inkopers werkzaam waren. Hieruit blijkt dat de meeste respondenten werkzaam waren voor gemeenten (40x) en het rijk (27x). Om vast te stellen of bepaalde publieke sectoren significant meer of minder gebruik maken van een marktconsultatie hebben er statistische testen plaatsgevonden.

De statistische resultaten laten zien dat gemeenschappelijke regelingen, universiteiten en waterschappen significant meer gebruikmaakten van een marktconsultatie om leveranciers te betrekken.

Respondenten actief in publieke sector - Ingekochte ICT categorie

ICT-categorieën
Bovenstaande figuur geeft een overzicht met de ICT-categorieën die werden ingekocht door de ICT-inkopers. Hieruit blijkt dat ICT-inkopers vooral standaardsoftware (84x), cloudoplossingen (72x) en hardware (54x) inkochten. Net zoals bij de publieke sectoren hebben ook hier statistische testen plaatsgevonden om te bepalen of bij bepaalde ICT-categorieën significant meer of minder gebruik wordt gemaakt van een marktconsultatie. 

De statistische resultaten laten zien dat bij het inkopen van ICT-personeel en cloudoplossingen significant meer gebruik wordt gemaakt van een marktconsultatie om leveranciers te betrekken. 

Wat zijn de voordelen van het betrekken van leveranciers?

In het onderzoek is verder gekeken naar de voordelen van het betrekken van leveranciers voor de aanbestedende dienst oftewel de ICT-inkoper. De voordelen voor aanbestedende dienst vertalen zich naar effectiviteit, efficiëntie en de kans dat leveranciers opnieuw worden betrokken in de pre-tender fase van een volgende vergelijkbare ICT-aanbesteding. 

Effectiviteit
Effectiviteit gaat over het eindresultaat, dus of het betrekken van leveranciers heeft geresulteerd in een betere aanbesteding. Effectiviteit werd in het onderzoek gemeten als de totale kosten, de waarde en de kwaliteit van de aanbesteding.

De resultaten van het onderzoek laten zien dat het toepassen van een marktconsultatie inderdaad leidt tot een betere ICT-aanbesteding. Er is namelijk een positieve significante relatie tussen het toepassen van een marktconsultatie en effectiviteit.

Daarnaast is er een significante negatieve relatie tussen het niet toepassen van een aanbestedingsprocedure en effectiviteit. Hiermee wordt duidelijk dat het noodzakelijk is om een aanbestedingsprocedure toe te passen om de voordelen van het betrekken van leveranciers te ervaren. 

Efficiëntie

Efficiëntie gaat over het procesverloop, dus of het aanbestedingsproces beter is verlopen door het betrekken van leveranciers. Efficiëntie werd in het onderzoek gemeten in de doorlooptijd, de kosten en de complexiteit van het aanbestedingsproces.

Voor efficiëntie is geen enkele significante relatie gevonden. Dit betekent dat het toepassen van een marktconsultatie niet leidt tot een efficiënter aanbestedingsproces, maar ook dat het proces niet minder efficiënt verloopt. Daarmee kan worden vastgesteld dat het toepassen van een marktconsultatie niet hoeft te leiden tot efficiëntieverlies in het aanbestedingsproces. 

Opnieuw betrekken van leveranciers in de pre-tender fase
Uit het onderzoek wordt duidelijk dat de kans gemiddeld 75% is dat leveranciers opnieuw worden betrokken na het uitvoeren van een marktconsultatie. Dit toont aan dat ICT-inkopers over het algemeen tevreden zijn over het betrekken van leveranciers.

Dit wordt verder onderbouwd met de significante resultaten. Deze laten namelijk zien dat de kans significant hoger is dat leveranciers opnieuw worden betrokken na het toepassen van een marktconsultatie. Dit toont aan dat ICT-inkopers het succes van de marktconsultatie ervaren. 

Welke factoren zijn van invloed op het betrekken van leveranciers?

Tot slot is met dit onderzoek vastgesteld welke factoren van invloed zijn op het betrekken van leveranciers. 

Omgevingsfactoren
Voor de omgevingsfactoren geldt dat technologische onzekerheid een belangrijke drijver is voor het toepassen van een marktconsultatie. Dit betekent dat ICT-inkopers leveranciers betrekken om inzicht te krijgen in de technologische ontwikkelingen van de ICT-markt. Naast technologische onzekerheid is concurrerende intensiteit ook een omgevingsfactor voor het betrekken van leveranciers.

Wanneer de concurrerende intensiteit hoog is, dus wanneer er bijvoorbeeld veel nieuwe toetreders op de markt zijn, kiezen ICT-inkopers ervoor om een marktconsultatie toe te passen. Hiermee kan worden ingespeeld op de (nieuwe) partijen binnen de ICT-markt.

De relatie met de leveranciers

De resultaten van het onderzoek laten zien dat in 92% van de gevallen leveranciers worden betrokken waar de aanbestedende dienst al ervaring mee heeft opgedaan. Ook statistische testen laten zien dat ICT-inkopers vaker leveranciers betrekken waar ze eerdere ervaringen mee hebben.

Daarentegen worden leveranciers waar ICT-inkopers geen ervaring mee hebben minder snel betrokken. Hieruit blijkt dat ICT-inkopers dus een duidelijke voorkeur hebben om leveranciers te betrekken waar ze al bekend mee zijn. 

De Kraljic-matrix
Verder is vastgesteld of beide assen van de Kraljic-matrix, dus leveringsrisico en financieel risico, van invloed zijn op het betrekken van leveranciers. De resultaten laten zien dat leveringsrisico een belangrijke drijver is voor het toepassen van een marktconsultatie. Wanneer weinig partijen de beoogde aankoop kunnen leveren kiezen ICT-inkopers er dus voor om een marktconsultatie toe te passen. 

Verder is het opvallend dat er geen significante relaties zijn gevonden tussen financieel risico en het toepassen van een marktconsultatie. Daarmee lijkt het erop dat de omvang in de opdracht, uitgedrukt in geld, geen invloed heeft op het betrekken van leveranciers. 

Aanbevelingen

Op basis van het uitgevoerde onderzoek doen wij de volgende aanbevelingen:

  • Maak bij het publiek inkopen van ICT gebruik van een marktconsultatie omdat dit leidt tot een betere aanbesteding. Doe dit in ieder geval bij het inkopen van cloudoplossingen en het inhuren van ICT-personeel. Doe dit in situaties waarbij er weinig inzicht is in technologische ontwikkelingen en de partijen op de ICT-markt. Betrek in ieder geval leveranciers waar al ervaring mee is opgedaan en doe dit sowieso voor aankopen met een hoog leveringsrisico.
  • Kies bij voorkeur voor een interactieve marktconsultatie omdat dit leidt tot de meeste effectiviteit zonder dat dit ten nadele gaat van de efficiëntie in het aanbestedingsproces.
  • Het niet toepassen van een aanbestedingsprocedure leidt tot geen enkel voordeel, zelfs niet op het gebied van efficiëntie. Maak daarom naast de marktconsultatie ook gebruik van andere vormen om de markt te betrekken.