Hoe ILT mensen met een arbeidsbeperking aan een baan helpt

15 juli 2021 Consultancy.nl 11 min. leestijd

In nog geen anderhalf jaar heeft de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) in samenwerking met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat ervoor gezorgd dat 35 mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt met een tijdelijk dienstverband zijn aangenomen op het klantcontactcentrum van de ILT. 

De ILT is een relatief klein onderdeel van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Het ministerie heeft vanuit de overheid de opgave gekregen om 200 mensen met een arbeidsbeperking aan een baan te helpen. Organisatieadviseur Ingmar Dobbelaar is via de Galan Groep als interimmanager werkzaam bij de ILT. 

In minder dan anderhalf jaar heeft de ILT er samen met het ministerie van I&W voor gezorgd dat 35 mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt met een tijdelijk dienstverband zijn aangenomen op het klantcontactcentrum. Door op termijn om en nabij de vijftig mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt tijdelijk in dienst te nemen wordt 25% van de opgave van het ministerie ingevuld door de ILT. 

Ingmar Dobbelaar, Organisatieadviseur, Galan Groep

Klantcontactcentrum

De aanleiding voor de opdracht van de ILT was een project dat organisatieadviseur Ingmar Dobbelaar eerder voor het klantcontactcentrum (KCC) van de toezichthouder van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat uitvoerde.

Dobbelaar: “Een van mijn bevindingen was dat het KCC te weinig volume had om op termijn bestaansrecht te hebben. De overhead die nodig is om de operatie in goede banen te leiden was groter dan het aantal mensen dat je daadwerkelijk nodig hebt.”

“Omdat de ILT toezicht houdt op heel veel onderwerpen is de afdeling heel kennisintensief. Al snel ontstond het idee om een aantal werkzaamheden uit de rest van de organisatie te halen om zo meer volume te creëren, waardoor je ook meer schaalgrootte hebt als er iemand ziek is of met vakantie gaat.” 

Insourcen van de administratieve taken

Dobbelaar legt uit dat de inspecteurs van de ILT veel tijd kwijt zijn aan administratieve handelingen, die ook naar het KCC gehaald zouden kunnen worden, waardoor de inspecteurs weer meer tijd zouden krijgen voor hun primaire werkzaamheden.

“Daarnaast bleek dat processen rondom administratieve handelingen, zoals vergunningverleningen, binnen een paar jaar geautomatiseerd gaan worden, waardoor veel mensen binnen de ILT hun takenpakket gaan verliezen. Mijn opdracht was: alle mensen in dienst houden en nieuwe taken insourcen.” 

Per 1 januari 2020 is Dobbelaar gestart met de uitvoering van deze taak. Het eerste wat hij gedaan heeft, is samen met twee projectleiders gesprekken voeren met de inspecteurs. “We kwamen tot de conclusie dat er best wat komt kijken bij het insourcen van de administratieve taken en dat we ervoor moeten zorgen dat er een stabiel takenpakket is voordat medewerkers van het KCC deze taken gaan overnemen.” 

Junior procesanalisten

Voor het insourcen van taken wordt gebruikgemaakt van junior procesanalisten. Dit zijn wo-opgeleide medewerkers met twee tot vijf jaar werkervaring, die in de outsourcende teams worden geplaatst en zich de taak eigen maken. Omdat vaak procesbeschrijvingen ontbreken en de uniformiteit in de uitvoering door inspecteurs gering is, is dit de eerste taak van de procesanalist. 

Daarbij wordt de taak afgebakend, wordt het servicelevel afgesproken en neemt de procesanalist de eerste weken de taak zelf over. Hierdoor worden dilemma’s zichtbaar en kunnen de werkinstructies compleet gemaakt worden. Na circa drie maanden werkt de procesanalist minimaal twee uitvoerende tijdelijke werknemers in.

Stabiel takenpakket

Om een stabiel takenpakket te kunnen aanbieden als de vaste ILT-medewerkers de taken overnemen, zijn eerst tijdelijke medewerkers aangenomen om deze taken uit te voeren. “We zijn het werk dus al gaan insourcen en hebben de takenpakketten klaargezet, zodat de tijdelijke medewerkers het werk straks kunnen overdragen aan de vaste medewerkers.” 

Ondertussen zijn Dobbelaar en de projectleiders vast gaan inventariseren welke taken straks bij welke vaste medewerkers belegd kunnen gaan worden. “Op deze manier houd je continuïteit in het werk. En doordat je tijdelijke medewerkers aanneemt totdat de vaste medewerkers het werk overnemen, ben je niet afhankelijk van vertragingen in de uitrol van het automatiseringsprogramma.” 

Omdat Dobbelaar bij voorkeur mensen direct aanneemt zonder tussenkomst van een uitzendbureau en hij al ervaring heeft met het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt is besloten een veertigtal mensen die onder de Participatiewet vallen aan te nemen. 

“We doen onszelf als maatschappij tekort door deze mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt niet aan het werk te helpen.”

Uitvoering Participatiewet

“Al snel bleken er veel haken en ogen te zitten aan de uitvoering van de Participatiewet”, blikt Dobbelaar terug. “Omdat de ILT verschillende hoofdlocaties heeft, hadden we te maken met veel verschillende werkgeversservicesystemen, die allemaal op een andere manier werken. We zijn dit toen met de afdeling P&O van de ILT en de afdeling HRM van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat gaan stroomlijnen.”

“Vervolgens bleek dat de werkgeversservicesystemen heel weinig over de achtergrond van kandidaten wilden verstrekken. Informatie die wij, als je iemand de juiste taak wilt geven en goed wilt kunnen begeleiden, toch echt nodig hadden. Wat als iemand een langere rustperiode nodig heeft of bijvoorbeeld slecht met onverwachte veranderingen kan omgaan?” 

Ook bleek dat elke kandidaat een individuele jobcoach had. “Wij hebben toen duidelijk aangegeven dat we met maximaal twee à drie jobcoaches konden werken, anders zou het voor ons niet werkbaar zijn. Daar zijn ze toen akkoord meegegaan.”

“Vanuit het programma hebben we twee teamleiders ingezet die zich fulltime bezighouden met de begeleiding van de medewerkers en nauw samenwerken met de jobcoaches. Onze teamleiders hebben ervaring en affiniteit met de doelgroep; dat is van belang omdat zij, zeker in de eerste fase, extra begeleiding nodig hebben.” 

Gecompliceerde taken

Voor de begeleiding van de tijdelijke medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt is vooraf een instrumentarium ontwikkeld, zodat de medewerkers kunnen ‘landen’ op vrij eenvoudig werk.

Dobbelaar: “Deze mensen hebben vaak jarenlang thuisgezeten en hebben in veel gevallen een laag zelfbeeld ontwikkeld. Vaak zijn er ook problemen in de privésfeer. Dan ben je niet in één week up and running.” 

Vanuit het vrij eenvoudige werk stromen zij door naar gecompliceerdere taken. “De eerste periode spreken we ze regelmatig en kijken we hoe snel ze iets oppikken en wat ze aankunnen. Uiteindelijk doen de meesten gecompliceerd werk zoals het controleren en beoordelen van aanvragen en het opstellen van proces-verbalen naar aanleiding van een dossier van een inspecteur, die dit vervolgens controleert en verstuurt.” 

Schuldenproblematiek

Omdat Dobbelaar en zijn teamleiders erachter kwamen dat er bij veel van de tijdelijke medewerkers problemen waren in de privésituatie zijn ze hulp gaan aanbieden.

“Een aantal mensen heeft bijvoorbeeld te maken met schuldenproblematiek. Dat beïnvloedt het functioneren. Door ze in contact te brengen met de juiste instanties zorgen we ervoor dat er een enorme last van iemands schouders valt. Je hebt te maken met kwetsbare mensen, met vaak een slecht sociaal vangnet.”

Ook wordt de tijdelijke medewerkers hulp geboden bij het solliciteren naar een volgende baan, of die nu intern of extern is. 

Vaste medewerkers

Dobbelaar en de teamleiders zijn ook al in gesprek met de medewerkers die straks de taken van de tijdelijke collega’s gaan overnemen. Zij mogen aangeven welke taken zij straks willen gaan uitvoeren, waarbij de enige voorwaarde is dat zij minimaal twee taken moeten gaan uitvoeren. Dobbelaar: “Zo krijgt iedereen een pakket op maat.” 

Hoewel deze mensen vaak al jarenlang hetzelfde werk doen, bleek uit de gesprekken dat zij juist persoonlijke ontwikkeling, afwisseling en verantwoordelijkheid in het werk belangrijk vinden.

“Ik geloof er erg in dat je de mens niet bij het werk moet zoeken, maar het werk bij de mens. Alleen op die manier krijg je gemotiveerde, betrokken medewerkers die affiniteit hebben met hun werkzaamheden en zich gehoord en gezien voelen. De toekomstige collega’s van het KCC gaan straks veel efficiënter en met veel meer plezier hun werk uitvoeren!” 

Opgave vanuit de overheid

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat heeft vanuit de overheid de opgave gekregen om 200 mensen met een arbeidsbeperking aan een baan te helpen. De ILT is een relatief klein onderdeel van het ministerie. Door op termijn om en nabij de vijftig mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt tijdelijk in dienst te nemen wordt 25% van de opgave van het ministerie ingevuld. 

Dobbelaar: “Wij laten zien dat je van je hele organisatie een soort uitzendbureau kunt maken. Als je de tijd neemt om de nieuwe collega’s te laten ‘landen’, voortdurend begeleiding biedt van ervaren teamleiders die gewend zijn om met de doelgroep te werken, dan kun je deze mensen als ze gestabiliseerd zijn ook laten solliciteren op andere functies binnen de organisatie. Wel is nauwe samenwerking met P&O en HRM onontbeerlijk, omdat er veel geregeld moet worden.” 

“Bijvoorbeeld ten aanzien van proefplaatsingen, loonwaardemetingen en subsidieaanvragen. Ook de support van de directie van de ILT heeft geholpen om koudwatervrees te overwinnen en op te roepen door te gaan met de plaatsing van participanten – zeker toen in de eerste maanden het nodige leergeld betaald moest worden.” 

Langzaam uitstromen

Eind van het jaar wordt het programma in de lijn belegd en wordt het KCC uitgebreid met de functies die nodig zijn om de administratieve taken van de inspecteurs over te nemen. De afdeling gaat van tien taken naar vijftig taken en van twaalf mensen in de uitvoering naar vijftig mensen. 

Dobbelaar: “Hierdoor zijn we straks veel minder afhankelijk van mensen die ziek zijn of met vakantie gaan. 1 januari 2022 moet het programma staan en worden de taken op het KCC uitgevoerd door tijdelijke krachten. Vervolgens laten we de vaste medewerkers die hun takenpakket verliezen een voor een instromen. Tegelijkertijd laten we onze tijdelijke krachten langzaam uitstromen.” 

Enorm kapitaal

Van de 35 mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt die bij de ILT aan de slag zijn gegaan, zijn er momenteel nog zo’n dertig werkzaam. Eén is er inmiddels inspecteur geworden en een aantal heeft bij een andere organisatie een vast contract aangeboden gekregen. Het is de bedoeling om het aantal in de loop van het jaar langzaam uit te bouwen naar veertig personen. 

Dobbelaar: “Deze mensen hadden alleen een zetje in de rug nodig. Sommigen hebben drie academische titels achter hun naam, maar zijn vijf minuten per dag niet aanspreekbaar. Als er maar één krasje aan iemand zit, zijn organisaties al huiverig om iemand aan te nemen. Daar doen we onszelf als maatschappij echt tekort mee.” 

“Wat wij nu bij de ILT doen, is in elke organisatie toe te passen. Onze ervaring is dat er tienduizenden van deze mensen via werkgeversservicesystemen beschikbaar zijn. Een enorm kapitaal, waar elk bedrijf zijn voordeel mee kan doen.”