Op afstand werken: Tips voor Scrum Masters en Product Owners
De nieuwe realiteit van werken op afstand heeft de manier waarop Scrumteams samenwerken enorm veranderd. Magnus-consultant Timo Meurs deelt hoe twee belangrijke rollen binnen de Scrum-methodologie – Scrum Masters en Product Owners – de stap naar op afstand werken soepeler kunnen laten verlopen.
Scrum is een framework om op een flexibele manier producten te maken. Er wordt gewerkt in multidisciplinaire teams die in korte sprints, met een vaste lengte van 1 tot 4 weken, werkende producten opleveren.
De Scrum Master is de facilitator van een efficiënt Scrumproces, en is ervoor verantwoordelijk dat een Scrumproject in goede banen wordt geleid. Ook coacht deze het zelfsturende Scrumteam bij de uitvoer van het project en zorgt ervoor dat de teamleden hun werk goed en volgens de Scrummethoden kunnen uitvoeren.
De Scrum Master is niet verantwoordelijk voor de uitvoering of de inhoud van het project waaraan wordt gewerkt. Dat is de taak van de Product Owner. Deze is verantwoordelijk voor de implementatie en de (door)ontwikkeling van producten, functionaliteiten en systemen.
Hij of zij fungeert als ‘de eigenaar’ van, en daarmee de eindverantwoordelijke voor, het (door) te ontwikkelen product. De product Owner is het centrale aanspreekpunt in dit team, verzamelt ideeën, zet de koers uit, bewaakt de voortgang van het project en stuurt waar nodig bij.
Meer planning en gerichte interacties
Vóór corona gaven Scrum Masters en Product Owners fysiek leiding aan de teamleden van Scrumteams. Nu alle interactie tussen mensen online plaatsvindt is het van belang dat beide rollen er een goede planning op nahouden. Om te beginnen als het gaat om de interacties met alle stakeholders.
Op de werkvloer liepen Scrum Masters en Product Owners stakeholders immers regelmatig tegen het lijf. Van een kort praatje bij de koffieautomaat tot de mogelijkheid om even bij iemand op de afdeling langs te lopen, er waren simpelweg veel ad hoc-interactiemomenten met stakeholders. Maar ook nu op afstand met elkaar wordt gewerkt, blijven frequente interacties met alle stakeholders cruciaal.
Nu er vrijwel enkel nog online interacties plaatsvinden, is het belangrijk om vergaderingen veel (doel)bewuster in te plannen. In een online setting is de aandachtsspanne van mensen echter een stuk lager. Een tip voor in het bijzonder Scrum Masters is dan ook om liever enkele korte sessies in te plannen dan één lange. Belangrijk hierbij is dat deze meetings een duidelijke agenda hebben, zodat iedereen weet wat de bedoeling is van de meeting.
Ook de Product Owners moeten remote interacties goed voorbereiden. Hierbij is het vooral belangrijk om te zorgen voor visuele interactie, zodat mensen actief worden meegenomen in het verhaal. Door slides, een gedeeld online whiteboard of ander visueel ondersteunend materiaal in te zetten wordt de effectiviteit van online meetings vergroot.
Product Owners wordt verder aangeraden om naast de standaard ‘Agile events’ regelmatig ook een (videobel)afspraak in te plannen met stakeholders om bij te praten en prioriteiten af te stemmen. Ook contact met senior management en andere business-sponsors is belangrijk om te zorgen dat zij vertrouwen blijven houden in het team.
Remote werken kost meer tijd, ontwikkelsnelheid lager
Scrum Masters hebben in het nieuwe online normaal meer tijd nodig om dezelfde resultaten te bereiken, zo blijkt in de praktijk. Teamleden van Scrumteams moeten door de online component onder andere leren omgaan met ondersteunende online tools – zoals Teams, Zoom, Miro en IdeaBoardz – die ook niet altijd standaard beschikbaar zijn voor alle stakeholders. Het kan veel tijd kosten alvorens iedereen efficiënt omgaat met alle online tools en Scrum Masters dienen daarom tijd vrij te maken om teamleden hierbij waar nodig te ondersteunen.
Product Owners hebben als gevolg van de verschuiving naar online te maken gekregen met een lagere ontwikkelsnelheid (‘velocity’) van producten. De oorzaak ligt in het ontbreken van natuurlijke (fysieke) projectinteracties, waardoor teams minder snel kunnen werken dan voorheen.
Wanneer men in dezelfde ruimte werkt wordt het binnen het team vaak snel duidelijk als iemand tegen een uitdaging aanloopt of als hij of zij vragen heeft. Bovendien vragen mensen in een online setting minder vaak om hulp. Product Owners wordt dan ook aangeraden om indien nodig te zorgen voor aanvullende interacties. Een extra toelichting van de inhoud door middel van user stories bijvoorbeeld.
Geef aandacht aan groepsdynamiek en wees zichtbaar
In de oude, fysieke setting was het voor Scrum Masters gemakkelijker om een beeld te krijgen van de groepsdynamiek en om daarop in te spelen. Online is dit veel uitdagender en moet de Scrum Master meer moeite doen om hier een goed beeld van te krijgen.
Scrum Masters moeten dus gericht op zoek naar zaken die onderling niet goed zijn afgestemd of waar onduidelijkheid heerst. Alleen als blijkt dat de neuzen niet dezelfde kant op staan, kan de Scrum Master vervolgens actie ondernemen.
Hoewel Product Owners op hun beurt niet geheel op de hoogte hoeven te zijn wat teamleden dagelijks uitvoeren – teams zijn immers zelfsturend – is het wel belangrijk dat ze zo nu en dan hun gezicht laten zien. Dat kan bijvoorbeeld door deel te nemen aan de daily stand-ups.
Zo kunnen ze inzicht krijgen in de activiteiten van de teamleden, welke plannen er zijn en welke mogelijke struikelblokken er bestaan. Zelf zichtbaar zijn voor het team vergroot de kans dat teamleden contact opnemen met de Product Owner. Deze kan vervolgens, indien nodig, bijsturen.
Tot slot moeten Scrum Masters en Product Owners zich ook realiseren dat teamleden in het nieuwe normaal – op afstand werken heeft ook geleid tot een nieuwe thuissituatie – mogelijk anders presteren of minder gemotiveerd kunnen zijn.
Een laatste tip is daarom om vergaderingen altijd informeel te beginnen, zodat duidelijk wordt hoe het met iedereen gaat en wat de onderlinge verhoudingen van het team zijn. Overigens is het niet alleen in teamverband belangrijk om de leden te spreken. Ook regelmatig één-op-één contact is belangrijk om te kijken hoe remote werken voor iemand uitpakt en, indien mogelijk, ondersteund kan worden.
