APG bindt de strijd aan met hardnekkige vergadercultuur

26 maart 2021 Consultancy.nl 4 min. leestijd

Al decennialang is het één van de hardnekkigste problemen van organisatieland: we vergaderen te veel. Terwijl niemand het leuk lijkt te vinden en het andere werk zich opstapelt, gaan elke dag uren op aan overleggen. APG wil hier vanaf. De pensioenuitvoerder wordt daarbij geholpen door House of Performance.

“Vraag het mensen op de man of vrouw af, en er is niemand die echt voor zijn lol blijkt te vergaderen”, begint Wout Bucker, Technology Innovation Hunter bij APG. “Toch rennen veel mensen van meeting naar meeting. Sterker nog: in deze coronatijd is het aantal vergaderingen alleen maar verder toegenomen.”

Bucker deed op eigen initiatief een dappere poging om “die verstikkende vergadercultuur” te doorbreken. “Voor mijn interne oproep om minder en korter te vergaderen, met minder mensen, kreeg ik aanvankelijk ook veel bijval. Maar als ik dan opperde om er gewoon mee te beginnen, bleef het vaak stil. Om een bestaande vergadercultuur te doorbreken, is blijkbaar meer nodig dan een catchy slogan. Het gaat echt om een fundamentele gedrags- en cultuurverandering.”

APG bindt de strijd aan met hardnekkige vergadercultuur

Om die te bewerkstelligen schakelde hij House of Performance en gamification-zusterbedrijf The Cue in. Na een succesvolle pilot ontwikkelden ze samen een APG-breed veranderprogramma: ‘We Decide!’. Het doel: komen tot minder vergaderingen, met minder mensen, in minder tijd. Het programma is gebaseerd op de door House of Performance ontwikkelde oplossing ‘Meeting Masters’, waarmee organisaties leren efficiënt en effectief te vergaderen.

Vrij om vergadering te laten schieten

“De basis van het programma, dat tien weken duurt, wordt gevormd door een organische set meeting rules: richtlijnen waar elk teamlid zich aan zou moeten houden”, legt Bucker uit. “Een voorbeeld van zo’n regel: als een meeting jou niets oplevert, en jij hebt ook niets om te ‘brengen’, voel je dan vooral vrij om zo’n bijeenkomst te laten schieten. Nog zo’n regel: als je het eens bent met de vorige spreker, ga dan niet uitgebreid zijn of haar punt nogmaals herhalen. Simpelweg zeggen dat je het eens bent is méér dan voldoende.”

Dergelijke regels moeten een einde maken aan herkenbare ergernissen als te vaak en te lang overleggen, slecht voorbereide collega’s en stroperige besluitvorming. House of Performance-consultant Susan Boekholt benadrukt dat de regels niet in beton zijn gegoten. Het belangrijkste is dat teams aan het denken worden gezet over hun eigen vergadergewoontes, en op basis daarvan afspraken maken.

“Hoe spreek je elkaar aan? Mag iedereen interventies plegen? Wie houdt bij welke besluiten er worden genomen? Efficiënter en minder vergaderen begint met nadenken over dit soort basisafspraken”, aldus Boekholt.

“Als je het eens bent met de vorige spreker, ga dan niet uitgebreid zijn of haar punt nogmaals herhalen.”

Nadat deze afspraken zijn gemaakt, wordt het team gekoppeld aan een zogeheten meetingcoach. “Een door ons opgeleide APG-collega, die het team tijdens vergaderingen observeert en coacht”, legt Boekholt uit. “In hoeverre houden ze zich aan hun eigen regels? Wat gaat er mis? En: wat kan er beter? De meetingcoach houdt het team scherp en helpt de teamleden om hun vergadergedrag structureel te veranderen.”

Vijf vergadermissies

Daarnaast doorlopen de teams nog een door The Cue ontwikkeld gamification-traject. Vijf weken lang voeren de teams wekelijks een missie uit, waarbij ze spelenderwijs ervaring opdoen met nieuwe vergadervaardigheden.

“Elk team gaat daarbij de strijd aan met negen andere teams. Zo’n competitie-element helpt enorm om teams aan te zetten tot ander gedrag”, vertelt Boekholt. “Een deel van de missies richt zich op de onderliggende tooling binnen het recent bij APG geïmplementeerde Office 365-platform. Andere missies richten zich dan weer op het formuleren van een helder vergaderdoel. Waarom gaan we vergaderen? En is vergaderen dan eigenlijk überhaupt nodig? Of neem het geven van feedback richting andere deelnemers. Hoe kun je dat het beste doen?”

Inmiddels hebben de eerste APG-teams het traject doorlopen en de resultaten zijn veelbelovend. Veel teams zijn aanmerkelijk efficiënter gaan samenwerken, medewerkers besparen wekelijks gemiddeld dertig minuten aan vergadertijd – met uitschieters van ruim een uur per week –, vergaderingen verlopen over de gehele linie effectiever en de adoptie van Office 365-applicaties neemt toe.

Bucker kijkt dan ook vol vertrouwen vooruit. Tegelijk weet hij dat er nog een lange weg te gaan is. “Menselijke gewoontes zijn hardnekkig. Met dit veranderprogramma hebben we nu een eerste stap gezet richting een organisatie die beter en minder vergadert.”