Significant werkt mee aan inkoopbeleid voor heropening Paleis het Loo
Na een grondige verbouwing en vernieuwing zal Paleis het Loo halverwege dit jaar (hoogstwaarschijnlijk) weer de deuren openen. In de aanloop naar de grote dag heeft Significant Synergy het museum geholpen bij het opstellen van een nieuw inkoopbeleid.
In 1684 kocht stadhouder Willem III het middeleeuwse kasteel Het Oude Loo, zodat hij ernaast een nieuw jachtverblijf kon laten bouwen. Dit groeide uit tot Paleis het Loo, onder meer geliefd om zijn op Versailles geïnspireerde tuin. Tot 1975 diende het aan de rand van Apeldoorn gevestigde paleis als zomerresidentie voor de Nederlandse stadhouders en koningen. De laatste bewoner was Prinses Margriet.
In 1977 begon een ingrijpende restauratie van het paleis en de tuinen, waarbij het complex werd omgebouwd tot Nationaal Museum. Sinds de voltooiing in 1984 is het brede publiek welkom in Paleis het Loo.
In 2018 sloten de deuren weer tijdelijk, omdat nieuw grootschalig onderhoud nodig was. Technische installaties en klimaatinstallaties worden vervangen en asbest wordt gesaneerd. Daarnaast vindt een ondergrondse uitbreiding plaats. Daarmee komt meer ruimte voor wisseltentoonstellingen en publieksfaciliteiten en kan de omvangrijke collectie beter worden gepresenteerd.
Momenteel zit de verbouwing in de afrondende fase, maar voordat het vernieuwde paleis open kan – volgens planning medio 2021 – moet de organisatie ook nog veel nieuwe diensten en producten inkopen. Denk bijvoorbeeld aan de herinrichting van het paleis en verschillende facilitaire diensten. Voor ondersteuning bij het opstellen van een nieuw inkoopbeleid schakelde het museum inkoopspecialist Significant Synergy in.
Adviseurs Michelle Goedendorp en Loudmilla Kok-Oomen gaven samen met Johan Splint (hoofd Bedrijfsvoering) en Peter Schilder (manager Financiële Zaken) van Paleis Het Loo vorm aan het nieuwe inkoopbeleid. Nadat de best passende koers was bepaald werden de doelstellingen en kaders uitgewerkt. Voor de uitvoering leverde Significant templates, waarna consultant Tycho Pulles de documenten op maat maakte, zodat de betrokkenen hier direct zelf mee aan de slag konden gaan.
Ook keek Significant mee met de spendanalyse, om op basis daarvan een aanbestedingskalender te maken. Deze geeft Paleis Het Loo inzicht in de hoeveelheid inkooptrajecten die de komende jaren op de planning staat en de daarvoor benodigde capaciteit.
Gezien de verbouwing en corona zijn de huidige uitgaven niet representatief voor de toekomst. Daarom wordt de kalender pas definitief zodra Paleis Het Loo in een beter passend uitgavenpatroon terechtkomt. Toch geeft de kalender nu al een gedegen beeld van de diensten die in de toekomst zullen worden ingekocht.
Al met al heeft Paleis het Loo nu een volledig op maat gemaakt inkoopbeleid, geeft Significant aan: “Het beleid schetst vooral de kaders voor de inkopers, contractmanagers en andere betrokkenen. Daarnaast beschikt de afdeling Bedrijfsvoering van Paleis Het Loo nu over bruikbare templates en een globale aanbestedingskalender om zelf inkooptrajecten op te starten. En dat in nog geen zes weken!”
Vanuit het Loo wordt dan ook tevreden teruggeblikt op de samenwerking. “Fijne constatering: de adviseurs van Significant Synergy kwamen alle afspraken na, ruim binnen afgesproken budget- en tijd”, aldus Splint. “Hartelijk dank voor de prettige samenwerking en het resultaat!”
