Mobilee betrokken bij organisatietransitie van DomstadIT

08 februari 2021 Consultancy.nl 4 min. leestijd

Zo’n drie jaar geleden is de gemeente Utrecht gestart met een ambitieus transitieprogramma binnen de IT-organisatie, met als doel de omslag te maken naar een regieorganisatie en het verankeren van agile werken binnen de IT-teams. De gemeente kon tijdens deze transitie rekenen op de expertise van Mobilee.

De transformatie van de IT-afdeling trapte af met de samenvoeging van de centrale afdelingen Informatievoorzieningen (IV) en Automatisering (AUTO) tot één centrale IT-afdeling: DomstadIT. Daarna zijn plannen gesmeed om deze afdeling zo businessvriendelijk en efficiënt als mogelijk in te richten.

Drie hoofdprincipes als basis voor de transitie

Er zijn verschillende nieuwe manieren van organiseren en werken opgesteld, waarbij er drie in het oog springen. Allereerst de verschuiving naar meer samenwerking met marktpartijen. De gemeente Utrecht heeft de voorkeur om in de toekomst in hogere mate gebruik te maken van marktpartijen om de IT-dienstverlening in te richten. Samenwerking met externe partijen vraagt dat de gemeente de wijze versterkt waarop vraag en aanbod van IT-diensten georganiseerd is. Hiervoor is een regieorganisatie ingericht.
Mobilee betrokken bij Organisatietransitie van DomstadIT

Deze nieuwe regieorganisatie fungeert als verbinding tussen IT-leveranciers – intern én extern – en de verschillende organisatieonderdelen die gebruikmaken van de IT-diensten. Regie is de primaire verantwoordelijkheid van de IT-organisatie van de gemeente, uitvoerende taken kunnen worden uitbesteed als de markt dit beter kan.

De tweede pijler is dat de IT-dienstverlening op een integrale wijze aangepakt dient te worden. Dit gebeurt aan de hand van ‘voorzieningen’, een samenhangend geheel van logisch gebundelde functionaliteiten, technologie en mensen en middelen waarmee deze kan worden geleverd, beheerd, onderhouden en doorontwikkeld. Gedachte hierachter is dat hiermee meer businesswaarde kan worden gecreëerd.

Ten derde moet het agile gedachtegoed omarmd worden. De voordelen van agile zijn inmiddels welbekend, en DomstadIT heeft als doelstelling om binnen alle gelederen van de organisatie agile werken in te voeren.

Mobilee is door de gemeente aan boord gehaald om het transitieprogramma te ondersteunen. Vanuit het Utrechtse bureau waren consultant Jeroen Stoop en zelfstandig consultant Inger Coenen betrokken. Als kwartiermakers speelden ze een initiërende en ondersteunende rol. Zowel bij het bedenken van de aanpak als bij de implementatie en het verandermanagement dat hierbij kwam kijken.

De resultaten

Inmiddels staat de nieuwe organisatie: de regieorganisatie met demand managers en de expertiseteams zijn ingericht en grotendeels werkend. De inrichting van het demand managementproces heeft geleid tot een betere formulering van de vraag achter de vraag en een beter afstemmings- en prioriteringsproces met de business.

De teams werken met het agile-gedachtegoed: backlog en resultaten zijn transparant, teams inspecteren zichzelf periodiek en meten zelf hun (relatieve) prestaties. Na elke sprint worden de resultaten getoond aan de stakeholder, er wordt meer eindverantwoordelijkheid genomen. Er worden andere vaardigheden aangesproken en dat heeft een positief effect op medewerkers. De lijnen zijn korter, medewerkers zitten dichter bij elkaar en zoeken elkaar op.

De eerste resultaten van deze veranderingen worden steeds zichtbaarder. De portfolio’s van de voorzieningen zorgen enerzijds voor meer vertrouwen en inzicht bij stakeholders in de organisatie en anderzijds voor meer focus in de voorzieningenteams. De voorzieningenteams leveren concrete functionaliteiten op die meerwaarde leveren voor de gebruikers en raken steeds beter op elkaar ingespeeld.

De analisten en architecten worden steeds beter gevonden, eerder ingeschakeld, en dragen zo bij aan een hogere kwaliteit van de inhoudelijke besluitvorming. De regiegroepen vormen een belangrijk klankbord vanuit de organisatie voor de voorzieningenteams en helpen bij de prioritering in het portfolio.

Maar zoals bij elk veranderprogramma geldt, is het werk nooit af. “Continu verbeteren is ten slotte een belangrijke waarde in het agile gedachtegoed”, legt Stoop uit. Hij stipt tot slot drie prioriteiten aan voor de komende periode: “Het inhoudelijk richting geven op de strategische thema’s van de organisatie, het maken van keuzes en het meewerken met de teams van DomstadIT in sprints zijn belangrijke volgende stappen in de transitie.”

Benieuwd wat gemeente Utrecht zelf zegt over dit project? Bekijk dan de video op de website van Mobilee.