Hoe BluPoint zich aanpast aan de nieuwe wereld

De Covid-19-crisis heeft een blijvende impact op de manier waarop adviesbureaus hun opdrachtgevers adviseren en ondersteunen. Luc Hengst en Rolf Meijborg, consultants bij BluPoint, wijden uit over de impact op de klant-adviseur-samenwerking en hoe BluPoint zich aanpast aan de nieuwe realiteit. 

Wat in het begin verwacht werd als een periode van een aantal maanden, is inmiddels al bijna een jaar onze werkelijkheid. En zal de komende periode ook bij ons blijven. Een groot deel van de werkende bevolking werkt thuis. De eerste weken waren onwennig. De zoektocht naar ritme, het creëren van een thuiswerkplek en in veel gevallen ook in combinatie met thuisonderwijs. Echt een uitdaging.

Al snel verschenen de eerste momenten om de binding met de collega’s vast te houden. Virtuele dagstarts of -afsluitingen en virtuele vrijdagmiddagborrels. Iedereen was op zoek naar de sociale contacten van kantoor. Maar ondertussen zaten we vaak vele uren achter hetzelfde scherm en krijgen we het gevoel dat we meer vergaderingen hebben dan hiervoor. Korte afstemmingen bij de koffieautomaat zijn verworden tot geplande afspraken en het half uur praten we wel vol.

Diverse werkgevers zochten naar middelen om medewerkers een hart onder de riem te steken, variërend van bloemen tot borrelpakketten. Allemaal om de situatie een beetje op te vrolijken.

Rond de zomer hadden de meeste hun draai met thuiswerken gevonden, vooral ook omdat de kinderen weer naar school gingen. Rond de zomer werden initiatieven gestart om weer beperkt naar kantoor te komen. Apps werden gelanceerd om een werkplek te reserveren. Teammeetings werden weer fysiek op kantoor georganiseerd. Medewerkers missen het sociale contact en hebben een andere omgeving nodig om het juiste energieniveau te behouden. 

Inmiddels zijn deze initiatieven weer tot een minimum beperkt en werken we weer zo veel mogelijk thuis. Een forse tegenslag voor eenieder die behoefte heeft aan de sociale contacten en een andere omgeving voor de niet te onderschatten invloed op het energieniveau van velen. 

Maar, hoe gaat het met de projecten en veranderingen in de organisatie?

Thuiswerken maakt mensen taakgerichter en projecten in uitvoering daardoor juist efficiënter. Maar projecten in de opstartfase waarbij nieuwe medewerkers elkaar moesten leren kennen kosten meer moeite.

Met veel van onze klanten grepen we de ontstane situatie aan om kritisch te kijken naar het businessbelang van projecten. Klanten die tegenvallende bedrijfsresultaten hadden of verwachten, hebben projecten stopgezet of externe medewerkers laten afvloeien. Projecten die de wendbaarheid of strategische doelen van de organisatie ondersteunden moesten juist door. 

Daarnaast heeft de huidige situatie ook versnellingen gebracht. Initiatieven met virtuele ondersteuning zoals HoloLens-oplossingen om collegae of klanten aan de andere kant van de wereld te ondersteunen werden min of meer geforceerd waar ze lange tijd onbespreekbaar waren. En virtuele events zijn met verenigde krachten niet in maanden maar binnen weken mogelijk gemaakt. 

En hoe zien wij onze rol als change managers?

Werken voor verschillende klanten en op verschillende locaties vraagt flexibiliteit qua werklocatie. Remote werken hoort daardoor bij ons werk. Feitelijk is ons werk dan ook weinig anders dan voorheen. Natuurlijk was het ook voor ons wennen volledig thuis te moeten werken. Niet op de laatste plaats omdat we ons als extern adviesbureau daarbij moesten afvragen hoe we voldoende relevant blijven voor klanten. 

Samen met klanten hebben we juist gekeken naar de kansen die de huidige situatie biedt. Het blijven richten op de doelstellingen van de klant en het kunnen meebewegen in dit soort tijden is een van onze toegevoegde waarden.

Een groot deel van onze opdrachtgevers bevindt zich in een branche die economisch minder hard direct getroffen wordt door de maatregelen. Daarbij is onze rol in projecten er veelal één die een centrale plek heeft in een verandering. Dit is al jaren een bewuste keuze. Wij willen met sleutelposities waarde toevoegen voor klanten, waardoor wij ook in een meer onzekere periode van belang blijven voor onze klanten.

Sensitief zijn voor de situatie en wat deze met mensen doet is een belangrijk aspect van change management. Nog meer dan voorheen is het zaak om de behoefte van de ander te snappen. De online meetings zijn al snel functioneel en taakgericht en op de inhoud. Maar juist nu is het van belang die verbinding te maken en rekening te houden met anderen. Iets wat in fysieke meetings of in het voorbijgaan als vanzelfsprekend gaat, moeten we nu meer proactief en bewust doen. 

In onze rol begeleiden we klanten met visievorming en het bepalen van doelstellingen. Dat kost tijd en zeker als het gaat om mensen mee te krijgen in de beoogde verandering. De onzekere periode en het elkaar beperkt fysiek kunnen treffen, maken dit uitdagender. Onze kracht is het mobiliseren van medewerkers. Dat is virtueel moeilijker, maar juist nu belangrijk. Het blijven betrekken en informeren van anderen vraagt een actieve houding in overleggen, maar ook een stuk vertrouwen en de juiste motivatie van anderen.

Een als gevolg van de huidige omstandigheden aangepaste strategie doorvertalen naar veranderingen is een uitdaging op zichzelf. Kritisch durven kijken naar lopende projecten en doelstellingen bijstellen met businesswaarde als belangrijkste drijfveer. Maar hierbij ook oog hebben voor de mogelijkheden en onmogelijkheden die de huidige situatie met zich meebrengt. Het heeft onmiskenbaar impact op mensen. De wil en capaciteit van mensen om te veranderen wordt daardoor beïnvloedt.

Andere manier van werken

Het is geen vraag óf er in de nabije toekomst gebeurtenissen zijn die impact hebben, maar hoe wij onze klanten blijven helpen hierop voorbereid te zijn en ermee om te gaan. Wij voorzien hierbij een verdere verschuiving naar resultaatgerichtheid.

Iets wat wij vanuit onze eigen werkzaamheden gewend zijn, zien we nu ook meer en meer bij onze opdrachtgevers. Medewerkers die thuiswerken en minder regelmatig op kantoor zijn, zijn immers minder zichtbaar. Dit vraagt om afspraken en vertrouwen op het gebied van resultaten een andere wijze van aansturing van de organisatie met aandacht voor wat dit van medewerkers vraagt.

Dus de situatie vraagt naast focus op proces en resultaat in toenemende mate aandacht voor houding, gedrag en soft skills. Dus: verandermanagement. En dat is precies het vakgebied waar wij ons al jaren op richten. Hierbij hebben we oog voor hoe wij zaken efficiënter en effectiever kunnen doen en onze impact behouden of zelfs vergroten.

En ook dat vraagt van ons een verandering in houding, gedrag en het verbeteren van onze skillset. De componenten binnen het Blupoint Change Management Framework bieden daarbij bovendien een integrale benadering van de verschillende aspecten van een verandering. 

De afgelopen periode, maar zeker ook de komende periode, benadrukt wat ons betreft het belang van het goed snappen, begeleiden en duurzaam implementeren van veranderingen. Het voeren van regie hierop is essentieel en wat ons betreft altijd mogelijk en locatieonafhankelijk. Samen met onze klanten.