Implementeren van digitale oplossingen: hoor bij de 30% die hier wél in slaagt!
Het is de nachtmerrie van elke IT-projectleider: investeren in het ontwikkelen van een geavanceerde technische oplossing, waarna doelstellingen niet behaald worden omdat de oplossing niet door de organisatie geadopteerd wordt.
Volgens schattingen faalt zo’n 70% van alle implementaties van digitale oplossingen, waarvan een groot gedeelte te wijten is aan mens- en organisatie-tekortkomingen. First Consulting begeleidt organisaties met een aanpak die ervoor zorgt dat digitale oplossingen “wél goed worden geïmplementeerd” - de consultants leggen uit hoe:
In het huidige tijdperk volgen digitale oplossingen elkaar razendsnel op en zijn nieuwe technologieën eerder regel dan uitzondering. Om beoogde organisatiedoelstellingen te behalen is veelal een verandering benodigd waarin medewerkers naast het juiste gebruik van het systeem ook een andere manier van werken in de praktijk toepassen.
De organisatorische resultaten zijn hierbij de gezamenlijke uitkomst van veranderingen op individueel niveau. COVID-omstandigheden maken de implementatie van digitale oplossingen extra uitdagend. Hoe krijg je de oplossing over de bühne en zorg je voor grip op de adoptie nu men niet over elkaars schouder kan meekijken?
First Consulting hanteert hiervoor een geïntegreerde implementatiemethode die de menselijke kant van de verandering mogelijk maakt en zorgt dat de gewenste resultaten van digitale oplossingen behaald worden.
Wat maakt dat zoveel implementaties van digitale oplossingen niet goed verlopen? First Consulting ziet in de praktijk een aantal valkuilen bij klanten:
- De oplossing wordt vanuit techniek gedreven, waardoor IT als doel en niet als middel fungeert. De samenhang met het proces en de organisatie ontbreekt, waardoor de oplossing niet aansluit bij de werkelijke situatie.
- De impact van de oplossing op de organisatie wordt onderschat. Nieuwe technologie is spannend. Naast nieuwe vaardigheden om de tooling te kunnen gebruiken, is ook vertrouwen benodigd om die willen te gebruiken. Inzicht in wie geraakt worden, de huidige manier van werken en de wijzingen die de oplossing met zich meebrengt is essentieel.
- Er wordt niet gedifferentieerd in de gebruikersgroepen. Communicatie-activiteiten moeten worden aangepast op de doelgroep en hun kenmerken: hoe technisch onderlegd is een gebruikersgroep, hoe makkelijk kunnen zij met nieuwe technieken overweg, en hoe zijn zij te bereiken? Maar ook: wat wordt er verwacht van elke doelgroep met de nieuwe manier van werken?
- Door lage betrokkenheid in de organisatie blijft eigenaarschap uit. Vaak wordt de organisatie vlak voor livegang pas betrokken, waardoor de business verrast wordt. Hoger management dient vroeg aangehaakt te worden, evenals key users die vanaf de start kunnen bijdragen.
Aanpak First Consulting
First Consulting heeft onderstaande implementatiebouwstenen ontwikkeld die in het ontwikkeltraject van de digitale oplossing kunnen worden ingezet om adoptie te borgen.
Bepaal aanpak – het ontwerpen van de oplossing:
Maak inzichtelijk wie worden geraakt door de verandering, onderscheid project- en product stakeholders. Stel vast wat de impact van de oplossing voor hen is en bepaal wat zij nodig hebben om hierin begeleid te worden.
Creëer betrokkenheid – de ontwikkeling van de oplossing:
Betrek stakeholders bij de verandering, zodat zij zich eigenaar voelen en met de oplossing willen werken. Communiceer over de voortgang en stel key users aan om de belangen van de afdelingen te behartigen en feedback te ontvangen.
Ontwikkel vaardigheden – de voorbereiding op de livegang:
Ontwikkel een trainingsplan om te zorgen dat men de juiste skills heeft om met de nieuwe oplossing te kunnen werken. Zet een gebruikerstest en simulatie op om te testen of de applicatie in echte werksituaties werkbaar is. Toets of het proces en de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn. Check of de business voldoende betrokken is om live te gaan of dat eventuele weerstand eerst weggenomen dient te worden.
Monitor effectiviteit – go live & beheer:
Voer het trainingsplan uit volgens het “voordoen, meedoen, zelf doen”-principe en maak deze specifiek met echte werksituaties voor elke rol. Communiceer over de livegang en bied de juiste hulpmiddelen.
First Consulting voegt met deze geïntegreerde methode bij verschillende klanten waarde toe. Zo is uit een impactanalyse voor de implementatie van een nieuwe applicatie bij een FMCG-bedrijf gebleken dat significant meer afdelingen de impact van deze verandering zouden ervaren dan initieel gedacht. Er is een implementatieplan opgesteld en uitgevoerd om hen hierin te begeleiden.
Daarnaast is bij een overheidsinstelling een key user-netwerk opgezet dat vanaf een vroeg stadium mee heeft gedacht over de inrichting en het gebruik van de oplossing binnen de afdelingen. Deze aanpak heeft eigenaarschap gecreëerd wat resulteerde in een gebruiksvriendelijke én gedragen oplossing voor de afdelingen.
Conclusie
Om te behoren tot de 30% die slaagt in het implementeren van digitale oplossingen, is een geïntegreerde implementatie-aanpak benodigd met voldoende aandacht voor adoptie. First Consulting ondersteunt organisaties hierbij middels het toepassen van implementatiebouwstenen tijdens het ontwikkeltraject.
