Hoe First Consulting een complexe verandering online implementeert
First Consulting helpt al jaren organisaties in de energiesector bij het implementeren van veranderingen die tot verbetering van operationele processen en performance leiden. Maar hoe werk je aan zo’n verandering als iedereen thuis zit? Experts van het adviesbureau delen een voorbeeld uit de coronapraktijk.
Sinds 2019 helpt First Consulting een grote netbeheerder om zorgvuldig en efficiënt met financiële middelen om te gaan en hier een nieuwe werkwijze voor te introduceren. Waar in de oude situatie bij de raming van projecten werd uitgegaan van een gemiddelde productsturing, houdt de nieuwe werkwijze veel meer rekening met unieke projectomstandigheden. Dit leidt tot een betere voorspelbaarheid van en transparantie over kosten die gemaakt gaan worden.
De implementatie richt zich op drie pijlers:
- Anders calculeren: per deelfase van een project wordt de normtijd gecalculeerd door middel van een vragenlijst. Op deze manier wordt er rekening gehouden met project-specifieke omstandigheden en is de calculatie betrouwbaarder;
- Taakgericht registreren: per deelfase wordt er in meer detail geregistreerd hoeveel uren hieraan werkelijk besteed worden;
- Gericht rapporteren: er worden nieuwe rapportages ontwikkeld, die ervoor zorgen dat er goed operationeel kan worden gestuurd op de resultaten van de nieuwe werkwijze.
Omdat er per deelfase een schatting wordt gemaakt, en ook per deelfase uren worden geschreven, kan vooraf beter worden ingeschat hoeveel capaciteit er voor een project nodig is en kan men tijdens het project efficiënter bijsturen. Na afloop kan er vervolgens nauwkeurig worden gekeken waar de afwijkingen die binnen het project zitten.
Bewezen aanpak voor implementeren en meten
Om zo’n complexe verandering van werkwijze, houding en gedrag te laten beklijven in een organisatie, past First Consulting zijn integrale change management-aanpak toe, waarin vier pijlers van belang zijn:
Bepaal de aanpak: In deze stap wordt, samen met de betrokkenen, geïdentificeerd wie er wordt geraakt door de verandering, wat verschillende groepen nodig hebben om een nieuwe werkwijze te kunnen toepassen en welke change-aanpak passend is.
Creëer betrokkenheid: Het is van belang dat alle betrokkenen beschikken over de benodigde informatie en aanspreekpunten (ambassadeurs), én dat het leiderschap zich actief inzet als sponsor van de verandering.
Ontwikkel vaardigheden: De juiste vaardigheden zijn aangeleerd als men kan laten zien over voldoende kennis en vaardigheden te beschikken om de nieuwe werkwijze goed uit te oefenen.
Monitor effectiviteit: Change-metingen moeten ten tijde van de implementatie worden uitgevoerd om te kijken of men ‘on track’ is voor de verandering en bij te sturen indien nodig.
De activiteiten die bij deze vier pijlers horen, zoals het uitvoeren van een impactanalyse en het trainen van nieuwe vaardigheden, worden normaal gesproken zoveel mogelijk samen gedaan met medewerkers die het nieuwe proces of de nieuwe rapportage moeten gaan gebruiken in hun dagelijks werk. Daarbij zijn het kennen van organisatie, proces, maar vooral de mensen zelf cruciaal. First Consulting doet dit het liefst door veel op locatie aanwezig te zijn in afdelingen en teams.
En toen… zat iedereen thuis
De nieuwe werkwijze en sturing die nodig zijn om het kostenefficiënt werken succesvol te laten zijn, waren begin dit jaar in meerdere regio’s geïmplementeerd. Net toen de uitrol in de volgende regio gestart was, werd thuiswerken (vanwege corona) van de ene op de andere dag de norm.
Een uitdaging, omdat professionals juist gewend zijn om fysiek samen te werken, dialoog te voeren, samen te leren en verbeteren. Stoppen was echter geen optie, en dus heeft het projectteam binnen no-time de implementatie-aanpak digitaal vormgegeven. Hierbij lag de nadruk vooral op de pijlers ‘ontwikkel vaardigheden’ en ‘monitor effectiviteit’.
Wat zijn daarbij enkele succesfactoren?
1. Medewerkers bereiden de training individueel voor
Zoals we allemaal inmiddels ervaren hebben, is videobellen vermoeiend. Normaal gesproken is er ruim de tijd voor implementatiesessies en trainingen – online vergaderen vraagt om een andere benadering. Om tijdens de training meer tijd te hebben voor dialoog en om de sessie korter te houden, krijgen medewerkers een aantal opdrachten die zij zelfstandig vóór de training thuis uitvoeren:
- Korte introductievideo bekijken waarin wij onszelf als team introduceren;
- Het kijken van informatieve video’s waarin de nieuwe werkwijze wordt uitgelegd;
- Het maken van quizvragen waardoor de medewerkers oefenen met het gebruik van de nieuwe tools.
2. De training zelf is zo interactief mogelijk gemaakt
Tijdens de online training wordt interactie gestimuleerd op verschillende manieren. De teammanager kan bijvoorbeeld zelf doorlopend vragen stellen aan zijn of haar team, en er wordt gebruikgemaakt van tooling om interactieve polls (stemmen) te gebruiken tijdens de training.
Ook wordt medewerkers gevraagd om hun scherm te delen en elkaar op deze manier mee te nemen in de manier waarop ze de opdrachten hebben uitgevoerd, die ze thuis voorbereid hebben. Dit zorgt ervoor dat de training wegblijft bij alleen maar ‘zenden’ en iedereen gestimuleerd wordt om actief mee te doen en kennis en ervaringen te delen.
3. Extra aandacht voor praktische zaken
Een goede voorbereiding is het halve werk. Waar je tijdens een training op locatie nog even kunt kletsen of koffie kunt halen als de beamer het niet doet, werkt het in een digitale meeting ontzettend verstorend en ontstaat een ongemakkelijke situatie wanneer praktische zaken niet op orde zijn. Zorg er dus voor dat technische mankementen zoveel mogelijk worden voorkomen door bijvoorbeeld vooraf demo’s op te nemen en dry runs te organiseren.
Daarnaast is het slim om duidelijke rollen toe te wijzen tijdens de presentatie, zoals de rol van de facilitator die ervoor zorgt dat iedereen op mute staat en de vragen die de medewerkers hebben gesteld beantwoord worden. Als team vraagt het echt een stuk extra voorbereiding om op elkaar ingespeeld te zijn en een strak georganiseerde training neer te zetten.
4. Gebruikmaken van e-learnings
Naast het geven van digitale trainingen wordt er ook gebruikgemaakt van e-learnings, waardoor medewerkers leren werken met de rapportages die nodig zijn voor de nieuwe werkwijze. Eerder vond dit klassikaal plaats. Deelnemers kunnen deze e-learnings in de vorm van interactieve video’s in hun eigen tijd volgen en de facilitators kunnen zien wie deze wel/niet gevolgd heeft.
De reactie van het management en de medewerkers op deze manier van implementeren is positief. Corona heeft het team feitelijk gedwongen om op een andere manier naar de change-aanpak te kijken, en ervoor gezorgd dat de implementatie meer ‘blended’ (een combinatie van werkvormen) is geworden. Zelfs als werken op locatie weer mag, zal naar verwachting (een deel van) deze aanpak dus zeker tot het ‘nieuwe normaal’ behoren.
