Synechron schroeft employee experience tijdens corona verder op

Synechron gooit al jarenlang hoge ogen in de lijstjes van beste werkgevers. Daarbij wordt de business- en IT-consultant voor de financiële branche geroemd om de manier waarop betrokkenheid binnen het team wordt gestimuleerd. Maar hoe behoud je die betrokkenheid als iedereen thuiswerkt? Consultancy.nl vroeg het aan Joris Hillebrand (lid van het Nederlandse MT), Lotje Rogge (HR Manager) en Jitske de Bruijne (Associate Director Marketing).

Het is alweer meer dan een halfjaar geleden dat Nederland in de ban raakte van corona. Sindsdien heeft de pandemie een grote impact op de manier waarop we leven en werken. Het is nu moeilijk voor te stellen, maar in januari was Covid-19 voor de meesten van ons nog een ver-van-mijn-bed-show. Bij Synechron kreeg men toen echter al in de gaten dat het virus weleens heel snel dichterbij kon komen en dat de gevolgen dan enorm zouden zijn.

“Eind januari kwam een collega terug vanuit China”, vertelt Lotje Rogge. “Toen hebben we besloten dat die uit voorzorg twee weken vanuit huis zou werken, en zijn vast gaan nadenken wat we zouden doen als het virus naar Nederland zou komen. Eind februari hebben we al de eerste face-to-face trainingen en evenementen afgeblazen, en een paar weken later werkten we allemaal thuis.”

Twee werkgevers

Het sluiten van het kantoor was uiteraard de enige juiste beslissing: de gezondheid van werknemers gaat boven alles. Voor consultants trad echter een extra complexiteit op. “Zij hebben in zekere zin twee werkgevers: het bureau waar ze werken en de klant waar ze zitten”, legt De Bruijne uit. “Die hebben ook ieder hun eigen beleid. In de VS zagen we dat een klant alle eigen mensen naar huis had gestuurd maar dat alle consultants nog wel naar kantoor moesten komen. Toen heeft onze CEO heel duidelijk gezegd: ‘Nee, dit gaat niet gebeuren. Onze mensen moeten ook gewoon veilig vanuit huis werken.’”

In Nederland verliep de transitie naar thuiswerken zeer soepel. “Iedereen had al een laptop en in overleg met de klant kon altijd al worden thuisgewerkt”, legt Joris Hillebrand uit. Niet overal was het echter zo eenvoudig. Wereldwijd heeft Synechron zo’n 8.000 medewerkers, waarvan 5.000 in India. Hillebrand: “Die hadden lang niet allemaal een eigen laptop. Het was nog een behoorlijke logistieke operatie om voor al die medewerkers laptops te bestellen. Ze waren op een gegeven moment ook in heel Azië uitverkocht. Maar uiteindelijk is het ook daar best snel gelukt.”

Thuiswerken was natuurlijk niet de enige uitdaging die corona met zich meebracht. De crisis zorgde wereldwijd voor grote economische onzekerheid. Voor Synechron bleef de impact gelukkig beperkt. “Lopende opdrachten gingen gewoon door”, aldus Hillebrand. “De start van nieuwe opdrachten vertraagde even, maar dat was half mei ook grotendeels voorbij. Zowel in Nederland als internationaal hebben we al onze medewerkers aan boord kunnen houden, dat is het belangrijkste. Onze recruitment heeft even ‘on hold’ gestaan, maar ook daar zijn we zo’n twee maanden geleden weer mee begonnen.”

Opbloeiende plantjes

Het kunnen behouden van alle medewerkers was al heel wat, maar Synechron zette hoger in. Het bedrijf staat bekend als uitmuntende werkgever, en dus werd al snel gekeken hoe dit kon worden vastgehouden nu iedereen op afstand moest werken. Rogge: “Veel mensen werken bij ons omdat ze de omgang met collega’s zo leuk vinden. Niet alleen op borrels en uitjes, maar ook bij face-to-face trainingen, om kennis te delen of gewoon tijdens meetings. Toen dit wegviel zijn we direct gaan kijken naar manieren om die verbondenheid toch vast te houden.”

“Om te beginnen hebben we meteen besloten de maandelijkse office meeting online voort te zetten en de frequentie zelfs omhoog te gooien”, vertelt Rogge. “In zo’n onzekere tijd is het extra belangrijk om met elkaar in contact te blijven.”

Hier bleef het echter allerminst bij. “We hebben nog vele andere initiatieven opgestart”, gaat Rogge verder, “zoals de wekelijkse koffiecatch-up, de SynePubquiz en SyneChef, waarbij iemand live ging koken en iedereen kon meekijken. Ook zijn we volgens mij de allereerste thuiswerkdag al begonnen met het sturen van foto’s van onze thuiswerkplekken. Dat leverde leuke plaatjes op! Collega’s met hun kinderen, hun huisdieren en nog veel meer. Ik zelf zat bijvoorbeeld aan mijn keukentafel vol met planten.”

“Zowel in Nederland als internationaal hebben we al onze medewerkers aan boord kunnen houden, dat is het belangrijkste.”

Dan was er nog het spel ‘I miss the office’. De Bruijne: “Iedereen kreeg een pakketje thuisgestuurd met een soort droogplantje. In moeilijke tijden verdorren zulke plantjes en lijken ze dood, maar als je ze dan een beetje water geeft bloeien ze weer op. Dat was een mooi symbool voor deze spannende periode. Het pakketje was tegelijk ook een uitnodiging voor een online game, die we in groepjes hebben gespeeld. Daarin moest je omschrijven wat jij het meeste miste aan het kantoor en konden anderen raden wat je had geantwoord.”

Ditch the junk

Al dit soort leuke initiatieven zorgde dat de verbondenheid binnen Synechron die eerste weken onverminderd hoog bleef. Maar inmiddels duurt ‘het nieuwe werken’ al meer dan zes maanden. Rogge en haar HR-collega’s beseften al snel dat er voor zo’n lange termijn meer nodig was dan alleen sociale activiteiten.

“In het begin had iedereen wel elke avond wel een pubquiz of Zoom-meeting, maar dat zakt na een tijdje natuurlijk toch een beetje in”, aldus Rogge. “Toen hebben we goed nagedacht hoe we onze mensen konden blijven faciliteren. Zo zijn we een aantal online trainingen gestart. We hebben ook samen met het kantoor in Londen webinars opgezet. Mensen hebben na een tijdje ook echt wel behoefte aan nieuwe kennis.”

“Ook bedachten we dat het belangrijk is om aandacht te hebben voor de mentale weerbaarheid van medewerkers”, vult De Bruijne aan. “Een collega die ook coach is heeft toen een sessie mindfulness gegeven, en ook een coachende sessie. ‘Ditch the junk’ hebben we die genoemd. Daarin keken we waar verschillende collega’s tegenaan liepen in deze situatie en hoe je daarmee kunt omgaan.”

Warm welkom

Een andere uitdaging was de onboarding van nieuwe collega’s. Rogge: “In april en mei – de piek van de lockdown – zijn vijf nieuwe collega’s gestart. Die hebben gekozen voor een organisatie die bekendstaat om haar persoonlijke cultuur, maar moesten nu ineens vanuit huis starten. Toen hebben we leuke welkomstvideo’s gemaakt met al hun directe collega’s. Ook is iemand ze thuis een welkomstpakket komen brengen – met benodigdheden zoals hun laptop, maar ook met andere leuke verrassingen.”

De reacties vanuit de nieuwe collega’s maakten duidelijk dat dit geen verspilde moeite was. “Terwijl ze tot juni geen collega persoonlijk hadden ontmoet, gaven ze allemaal aan dat ze zich enorm onderdeel voelden van het team”, vertelt Rogge enthousiast. “En dat kwam niet alleen door de dingen die wij in gang hebben gezet – heel veel kwam ook spontaan vanuit het team: collega’s die ze uitnodigden voor een virtueel kopje koffie of vroegen of ze het leuk vonden om aan te haken bij een call. Dat was zo mooi om te zien.”

“Dat eigen initiatief zagen we overal”, vult De Bruijne aan. “Iedereen zocht elkaar vanaf het begin af aan heel veel op. Daar was gewoon heel veel behoefte aan. Ook is een groepje een boekenclub begonnen, die gaat denk ik gewoon door nadat alles weer ‘normaal’ is.”

Het nieuwe normaal

Daarmee zijn we aanbeland bij een woord dat dit jaar een nieuwe lading heeft gekregen: wordt het ooit weer normaal? En wat is normaal dan precies? Bedrijven geven massaal aan dat ze bepaalde veranderingen willen vasthouden. Zo wordt veel gekeken naar het structureel terugbrengen van de kantoorruimte.

“Terwijl onze nieuwe medewerkers tot juni geen collega persoonlijk hadden ontmoet, gaven ze allemaal aan dat ze zich enorm onderdeel voelden van het team.”

“Bij ons hangt veel ook af van wat onze klanten gaan doen”, vertelt Hillebrand. “Voor projecten blijft het belangrijk dat je toch op regelmatige basis bij elkaar kunt komen – met je collega-consultants, maar ook met medewerkers van de klant. Als dat na corona niet meer bij de klant kan zullen we moeten kijken of wij dat kunnen faciliteren. We hebben nu een beperkt aantal flexplekken en veel meeting rooms voor bijvoorbeeld sollicitatiegesprekken en beoordelingsgesprekken. Misschien kunnen we een deel ook gebruiken als projectruimtes waar mensen bij elkaar kunnen zitten, eventueel met de klant.”

Mensen op één

Ook zijn tijdens de unieke situatie van de afgelopen maanden de nodige lessen geleerd. Rogge: “We hebben in het verleden heel veel geïnvesteerd in face-to-face contact – soms onnodig veel blijkt nu. Het is niet nodig dat iedereen voor elke meeting naar kantoor komt. Soms is het veel efficiënter om het even online te doen. Dat scheelt ook nog een hoop onnodig heen en weer reizen.”

Wel heeft Synechron al besloten dat het kantoor er moet blijven. “Sommige bedrijven willen alleen nog maar digitaal werken. Zo’n bedrijf willen wij niet zijn”, stelt Hillebrand. “Maar er kan zeker meer flexibiliteit geboden worden, ook in de arbeidsvoorwaarden bijvoorbeeld. Nu krijgt iedereen een leaseauto of een mobiliteitsbudget. Misschien moeten we straks een deel van dat budget aanwenden om een mooie thuiswerkplek in te richten. Daar praten we wel over met onze OR.”

En natuurlijk wordt er nog altijd continu nagedacht over leuke initiatieven om de medewerkers betrokken te houden. “We zijn heel blij dat we de positieve sfeer zo goed hebben kunnen vasthouden”, aldus Rogge. “We waren al aan het kijken naar de mogelijkheden voor een hybride evenement voor onze jaarlijkse offsite, maar nu corona helaas weer oplaait en we voorlopig weer allemaal thuiswerken zullen we wat anders moeten bedenken.”

Jeroen Bos, hoofd van Synechron Nederland, heeft er alle vertrouwen in dat daar weer iets leuks uitkomt: “Uiteraard verheugen we ons erop dat we elkaar weer vaker op kantoor kunnen zien. Maar als ik zie hoe goed we onze mensgerichte cultuur hebben weten vast te houden gedurende deze moeilijke maanden kan ik alleen maar trots zijn op ons fantastische team.”

“Deze trots geldt overigens ook voor de samenwerking met onze klanten”, vervolgt hij. “Juist in de moeilijke omstandigheden weet je wat je aan elkaar hebt. Ik denk dat we door onze menselijke aanpak juist het verschil weten te maken bij onze klanten en echt als business partner schouder aan schouder staan om door deze uitdagende tijden heen te navigeren. Hoe solidair en hecht we door de afgelopen periode zijn gekomen sterkt mij in het vertrouwen dat we de komende maanden ook weer gaan laten zien dat onze mensen bij ons altijd op één staan en we echt het verschil maken bij onze klanten.”