Bewustere inkoop levert meer rendement op bij KNZB
Als onderdeel van Collectieve Inkoop is onlangs bij zwembond KNZB het complete inkoopproces onder de loep genomen. Bij deze uitvoerige inkoopanalyse zijn alle facturen, van de bureaustoelen op het bondsbureau tot de zwemkleding van de topzwemmers, nauwkeurig bekeken om een overzicht te krijgen van het proces van bestellen tot betalen.
Bij de KNZB is de zogeheten ‘Financiële Inkoop Analyse’ nog maar net afgerond. Evengoed kan Paul van den Heuvel, manager facilitaire zaken bij de KNZB, nu al zien dat de analyse nieuwe inzichten heeft opgeleverd voor de zwembond. “Het is in ons geval ook de bewustwording dat je je realiseert hoeveel je bijvoorbeeld spendeert aan flexibele arbeid, hotels en vluchten.”
Het leverde de KNZB ook een praktisch inzicht op, want niet eerder realiseerden ze zich hoeveel crediteuren ze hebben. “Door de analyse zagen we dat we een aantal grote leveranciers hebben waar we veel zaken mee doen, maar je ziet ook dat er massa’s kleine crediteuren zijn. Dat brengt ook een hele administratieve last mee. Het lijkt ons boeiend en nuttig om te kijken of we dat terug kunnen dringen.”
Voor Van den Heuvel was de vergelijking met zeven andere sportbonden en NOC*NSF een waardevol onderdeel van de analyse. Vooral het onderscheid tussen sportspecifieke uitgaven en niet-sportspecifieke uitgaven geeft wat hem betreft daarbij aanknopingspunten voor vervolgstappen. “De analyse heeft zichtbaar gemaakt wat de omvang van sportspecifieke uitgaven is, maar ook dat we met veel bonden overlap hebben met leveranciers. Dan is daarmee aangetoond dat veel kostenposten misschien meer uitwisselbaar zijn dan je op het eerste gezicht zou denken.”
Van den Heuvel denkt dat veel sportspecifieke uitgaven minder sportspecifiek zijn dan ze lijken. “De inkoop van zwemkleding gaan we niet samen met de korfbalbond of de hockeybond doen. Dan zit je in je kleine bereik waar veel sportbond-specifieke uitgaven zitten. Hoe dichter je bij de sport komt, vindt elke bond dat ze uniek zijn. We hebben allemaal onze eigen voorkeuren, maar misschien kunnen we daarin ook veel meer krachten bundelen? Dat zijn gesprekken die ik graag aanga met de collega’s van andere bonden, maar ook intern binnen de KNZB.”
Het vergelijken met andere bonden wil volgens Van den Heuvel niet zeggen dat je daar altijd iets mee kunt. “Maar het begint met bewustwording.” Dat is zeker iets wat de KNZB door de inkoopanalyse meer heeft gekregen. “Op het moment dat een contract afloopt dan is dat het moment om even de hoofden bij elkaar te steken. De bewustwording gaat ons de komende jaren waarschijnlijk het meeste rendement opleveren. Dat kan een kostenbesparing zijn maar het kan ook kwaliteitsverbetering zijn. Misschien kan een prijs niet omlaag, maar kan de kwaliteit beter en krijgen we meer waar voor ons geld.”
Kansen
Met de net verkregen inzichten uit de Financiële Inkoop Analyse gaat de KNZB nu verder kijken hoe en waar ze verbeteringen kunnen vinden. “Daarbij kijken we aan de ene kant zelfstandig van groot naar klein wat de grootste kostenposten zijn en aan de andere kant: wat speelt er in het collectief?”, zegt Van den Heuvel. Bovenal is de analyse een eerste stap geweest om het hele inkoopproces verder onder de loep te nemen. “Daar liggen nog veel kansen. Dat gaan we wel stap voor stap beetpakken om de processen beter in elkaar te steken. Ik verwacht dat daar nog veel rendement uit kan komen.”
De Financiële Inkoop Analyse bij de KNZB werd uitgevoerd door inkoopspecialist Emeritor. Dit inkoopadviesbureau heeft al 22 jaar ervaring in het optimaliseren van inkoopprocessen in de publieke, private en de zorgsector. “Ons motto is: ‘Zie meer met inkoop’”, zegt algemeen directeur Karin Brommer. “Als je kijkt naar een organisatie dan is inkoop alles waar een factuur tegenover staat. Binnen een maakbedrijf kan dat wel 80% van de omzet zijn. Bij een sportbond kan dat toch al snel 50% van de omzet zijn. Het is dus belangrijk om die uitgaven volledig in kaart te hebben.”
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht is besparen niet het enige doel van inkoopoptimalisatie, legt Brommer uit. “Het gaat om: wat heb je nodig en wat is een marktconforme prijs? Wij kijken ook naar risicobeheersing: krijg je met die leverancier je spullen op tijd geleverd? En tot slot: het creëren van waarde. Waarom kies je wel of niet voor een bepaalde leverancier. Daar kan bijvoorbeeld maatschappelijk verantwoord ondernemen een rol spelen.”
Het advies van Emeritor bij de KNZB begon met een inkoopanalyse. Daar gaat eerst een intakegesprek aan vooraf, vertelt Brommer. “Met de KNZB zijn we eerst gaan kijken wat voor hen het doel is van de analyse en waar ze meer inzicht in willen krijgen. Vervolgens zijn wij alle gegevens gaan verzamelen uit de administratie van alles wat is ingekocht in een periode van twaalf maanden.”
Door alle facturen onder te verdelen in rubrieken als ‘marketing’, ‘ICT’, ‘Facilitair’ en ‘Inhuur externen’, kan Emeritor vrij snel een compleet overzicht geven van waar het geld aan wordt uitgegeven. In die analyse wordt ook een top 3 van leveranciers per categorie en een top 25 van alle leveranciers gegeven. “Dat is een belangrijk inzicht, want als je iets met inkoop wil dan is het handig om met je grootste uitgaven te beginnen. In de top 25 kunnen de grote resultaten worden behaald.”
Minder leveranciers
Met de financiële doorlichting van inkoop krijgt een sportbond bijvoorbeeld inzicht in hoeveel facturen ze verwerken, hoeveel leveranciers ze hebben en hoeveel dat per categorie is van de totale begroting. “Wij kijken daarbij ook naar de 80/20 regel: Hoeveel leveranciers heb je bij 80% van je uitgaven? Een streven is om 80% van je uitgaven bij 20% van je leveranciers te doen. Probeer het totaalaantal leveranciers te verminderen door inkopen te bundelen en zorg dat je voor je belangrijkste leveranciers een goed contract hebt en dat ook managet.”
Het klinkt misschien allemaal logisch, toch merkt Brommer dat veel sportorganisaties gebaat zijn bij de analyse. “Wij zien dat veel bonden eigenlijk nooit zo compleet inzicht hebben gekregen van waar ze hun geld aan uitgeven. Ze hebben wel een overzicht van de grootboekrekening, maar juist die indeling in categorieën geeft ontzettend veel meer inzicht. Zowel voor de sportspecifieke als de niet-sportspecifieke uitgaven. Bij wat ze er vervolgens mee doen kunnen wij ze adviseren en helpen, maar ze behouden natuurlijk hun autonomie en bepalen zelf welke kwaliteit ze nodig hebben.”
