Symbol helpt ziekenhuisapotheek MST met continu verbeteren
Symbol heeft de apotheek van het MST geholpen met het zetten van de volgende stap in continu verbeteren. Samen met de specialist in verandermanagement en procesoptimalisatie werd de werkdruk verminderd, eigenaarschap en regie gestimuleerd en een continu verbeteren-mindset gecreëerd.
In de centrale hal van het in Enschede gevestigde Medisch Spectrum Twente (MST) bevindt zich de poliklinische apotheek van het ziekenhuis. Hier kunnen patiënten en medewerkers terecht voor medicijnen, hulpmiddelen en advies. Daarnaast is de apotheek verantwoordelijk voor de geneesmiddelen in het ziekenhuis en diverse instellingen in de regio. Al met al verwerkt de apotheek van het MST jaarlijks meer dan 250.000 recepten en voorziet ze iedere dag zo’n 2.500 bedden van geneesmiddelen.
De ruim 100 medewerkers van de apotheek hebben de afgelopen jaren al verschillende stappen gezet in de inrichting van continu verbeteren – een belangrijke pijler van lean die erop is gericht met vele kleine ingrepen de productiviteit, kwaliteit en doorlooptijd te verbeteren. “De urgentie voor continu verbeteren was groot”, vertelt afdelingsmanager Mirije van Dijk. “Een taakstelling van de apotheek is om onze kosten te beheersen. Dit houdt onder meer in dat we onze dienstverlening uiteindelijk met minder fte moeten uitvoeren, terwijl de kwaliteit van de farmaceutische zorg hetzelfde moet blijven.”
Terwijl de eerste verbeteringen inmiddels waren gerealiseerd, had het team moeite bepaalde processen op orde te krijgen, zoals rond bepaalde oncologische medicatie, de samenwerking met de dagbehandeling en de inkoop van medicatie. Deel van de uitdaging is dat de apotheek bij veel processen onderdeel is van een keten met verschillende stakeholders: “Alle neuzen moeten dan dezelfde kant op staan”, vertelt Kris Movig, ziekenhuisapotheker en medisch manager van de vakgroep klinische farmacie. “Ieder onderdeel in het proces moet kloppen en efficiënt op elkaar aansluiten – ook buiten de apotheek om.”
Geen tijd voor tijdsbesparing
Van Dijk en Movig merkten dat tijdsgebrek zorgde dat dergelijke problemen lastig zijn om zelf aan te pakken. “De uitdaging is om continu verbeteren goed te doen, júist wanneer er weinig tijd voor is”, aldus Movig. Daarom schakelden ze Symbol in om te helpen. “Als op de werkvloer het gevoel heerst dat iedereen al druk genoeg is, is alles zelf doen een grote valkuil. Dan blijft het alsnog weer liggen, terwijl eens logisch nadenken over je processen juist veel (tijd) oplevert.”
“Door de hoge werkdruk stond verbeteren altijd onderaan op de agenda”, voegt Van Dijk toe. “Maar als je de werkdruk wilt verlagen, moet je érgens tijd vandaan halen. In onze ogen bood procesoptimalisatie daarom volop kansen, want door verspillingen weg te nemen ontstaat ruimte. Er zat dus eigenlijk nog een vraag achter onze vraag, want met de inzet van Symbol wilden we ook de veranderbereidheid bij medewerkers stimuleren en aanwakkeren.”
Dagelijks in gesprek
Aan het begin van het traject is Symbol gevraagd alle mogelijkheden te analyseren om zo de focus te bepalen. “Wat bleek: alle verbeterprojecten en doelstellingen waren er eigenlijk al, er moest alleen overzicht en prioritering in worden aangebracht”, vertelt Van Dijk. “Natuurlijk, alles valt te verbeteren”, vult Movig aan, “het proces van klinisch farmaceutische analyses kan bijvoorbeeld ook best nog geoptimaliseerd worden. Maar dat proces loopt en heeft nu geen prioriteit ten opzichte van andere processen. Dat is een winst van samenwerken met Symbol: we hebben geprioriteerd en keuzes gemaakt.”
Ook heeft Symbol dag- en weekstarts geïnitieerd, die input opleveren voor grotere en kleinere verbeterinitiatieven. “Het doel is dat medewerkers echt een mindset en modus krijgen van waaruit zij zelf eigenaar zijn van hun processen/werk. En we zien dat het werkt”, geeft Van Dijk aan. Movig: “Het is heel fijn dat medewerkers nu dagelijks met elkaar in gesprek zijn, in plaats van alleen tijdens de werkoverleggen. Daardoor blijft verbeteren top of mind.”
“Als apotheek optimaliseren is goed, maar het is beter als het in de hele keten gebeurt.”
Van Dijk is vooral blij dat de dag- en weekstarts afdelingsoverstijgend zijn: “Wat ik één van de belangrijkste resultaten van het traject van Symbol vind, is de weekstart samen met de oncologische dagbehandeling in de kliniek. Het is een heel goed voorbeeld van optimalisatie in de keten, waar we het eerder al over hadden. Als apotheek optimaliseren is goed, maar het is beter als het in de hele keten gebeurt. Andere afdelingen, waaronder dus de dagbehandeling, hebben namelijk ook last van zaken die bij ons niet goed te gaan. Met de gezamenlijke weekstart ondervangen we dit.”
Ook zijn de medewerkers bijgeschoold op het gebied van lean. “In samenwerking met onze Symbol-consultant heeft de Black Belt van MST al onze medewerkers een White Belt training gegeven, specifiek gericht op de apotheek”, aldus Van Dijk. “Ook heeft Symbol in samenwerking met het lean-team van MST een aantal Yellow Belt workshops gegeven aan vakspecialisten, om hen mee te nemen in het lean-gedachtegoed. Op beide werd heel positief gereageerd, want ineens bleek iedereen dezelfde werkdruk te ervaren en veel dezelfde verspillingen te zien. Er is daardoor een andere sfeer ontstaan, er is meer begrip.”
De vruchten plukken
Nu het traject is voltooid is het belangrijk om verder te gaan op de ingeslagen weg, want aan continu verbeteren komt natuurlijk nooit een einde, aldus Movig: “We hebben in een hele drukke tijd meer van medewerkers gevraagd. Hierdoor kende het tempo van de op te pakken en door te voeren verbeteringen beperkingen. Dat is niet erg, maar belangrijk is wel dat er nu blijvende aandacht voor is.”
“Het is aan ons als management om tijdens de dag- en weekstarts alle medewerkers te blijven betrekken”, voegt Van Dijk toe. “Zo kunnen we straks ook de vruchten plukken van de verbeterprojecten die al wel zijn opgestart maar nog niet zijn afgerond. Maar een aantal hoofddoelen – medewerkers betrekken en een continu verbeteren-mindset creëren – hebben we wat ons betreft al grotendeels behaald.”
