Hoe de Kaizen-verbetermethodiek kan bijdragen aan continu verbeteren

Om een Kaizen-cultuur binnen een bedrijf of een team effectief te verankeren, kan het organiseren van een Kaizen-evenement uitkomst bieden. Dat vindt ook Supply Value Managing Consultant Jon van Zwieten, een expert op het gebied van Kaizen. Tegenover Consultancy.nl geeft de ervaren adviseur tekst en uitleg over de methodiek. 

In de huidige tijd waarin toverwoorden als agile, lean en scrum het zakelijk landschap domineren, wordt er steeds meer verwacht van organisaties. Om toekomstbestendig te blijven moeten ze meeveranderen met de stroom aan nieuwe trends en technologische ontwikkelingen en hun bedrijfsvoering continu optimaliseren. Om hun (productie)processen te stroomlijnen doen sommige organisaties een beroep op Kaizen, een veelgebruikte verbetermethodiek.

Kaizen is een oorspronkelijk in Japan ontwikkelde methode, die uitgaat van verbetering door voortdurend in kleine stapjes vooruit te gaan – (kai = veranderen, zen = naar het goede). Van Zwieten vertelt: “Er wordt hierbij vaak gesproken over de ‘Kaizen-cultuur’ waarbij het gedachtegoed van Kaizen geïnstitutionaliseerd is in de organisatie en/of in het team.” Een belangrijk principe van Kaizen is dat er áltijd ruimte is om te verbeteren. Er mag bij wijze van spreken geen dag voorbijgaan zonder dat verbetering heeft plaatsgevonden. Daarnaast is een uitgangspunt dat het Kaizen-principe toepasbaar is voor iedereen binnen de organisatie, van operationeel medewerker tot directeur. “Dat wil zeggen dat alle lagen van de organisatie betrokken worden om een eerste stap te maken in de ‘Kaizen-cultuur’, zodat de gehele organisatie gaat meedenken en meewerken volgens deze principes”, legt Van Zwieten uit. 

Kaizen-evenement

Om Kaizen effectief binnen de organisatie of in teams in te zetten, kunnen organisaties er voor kiezen om deel te (laten) nemen aan een Kaizen evenement. Het gaat hierbij om een intensieve sessie, waar de verbetermethode praktisch wordt toegepast op één of meerdere processen. De focus ligt hierbij op het verbeteren van een specifiek proces of het oplossen van een urgent probleem. Een multidisciplinair team van stakeholders uit alle lagen van de organisatie komt bijeen om verbeteringen van een bepaald proces of werkgebied te ontwerpen en ook direct te implementeren. Dit moet volgens Van Zwieten zorgen voor “snelle resultaten en een unieke leerervaring”.
Van Zwieten wijst er op dat om een Kaizen-evenement te laten slagen, er meer nodig dan één intensieve kennissessie. “Het vergt een goede voorbereiding en na afloop een uitvoering die continuïteit waarborgt.” De Supply Value Managing Consultant licht de verschillende fasen van een Kaizen evenement toe, van begin tot eind:

Voorbereiding en analyse

Allereerst is volgens Van Zwieten een goede voorbereiding essentieel voor het slagen van een Kaizen-evenement. Hij legt uit hoe, alvorens er gestart wordt, eerst de doelstelling, scope en het team dat zal deelnemen aan het event vastgelegd moeten worden. Hiervoor wordt een interview gehouden met alle stakeholders uit alle afdelingen van de organisatie, die geraakt worden door het te verbeteren probleem. 

Vervolgens moet data verzameld worden om (het verbeterpotentieel in) de status quo helder in beeld te krijgen. Daarna is een analyse nodig op de informatie en data die zijn verzameld, om de belangrijkste pijnpunten van het probleem in kaart te brengen. Zo wordt de focus voor het Kaizen-evenement bepaald. Op basis van die informatie kan het Kaizen-evenement verder voorbereid worden en kan een draaiboek worden gemaakt, legt Van Zwieten uit.

Procesbeschrijving, haalbaarheid en verbeterplan

Dan gaat het Kaizen-evenement van start en wordt begonnen met de presentatie van de resultaten vanuit de analysefase en wordt een procesbeschrijving gepresenteerd. Van Zwieten: “Met alle aanwezigen wordt besproken of zij zich herkennen in het beoogde proces, het huidige proces en de pijnpunten in de huidige situatie. Daarna zal het team vaststellen bij welke oorzaak de prioriteit ligt, waarna het team verbeteracties zal opstellen.” Deze acties kunnen op basis van de eerder uitgevoerde data-analyse geplot worden op een impact-/haalbaarheidsmatrix. Hierna wordt een verbeterplan opgesteld voorzien van een tijdsplanning en eigenaren, gebaseerd op de impact-/haalbaarheidsmatrix. “Dit plan geeft gestructureerd weer met welke maatregelen we in welke planning naar het beoogde proces toegroeien”, licht Van Zwieten toe. 

Implementatie

Hierna is het tijd om de voorgestelde verbeteracties binnen de organisatie te implementeren, om deze vervolgens te monitoren. Van Zwieten: “Op basis van rapportage (waar mogelijk op data), wordt periodiek in de gaten gehouden of de vooraf verwachte resultaten worden gerealiseerd. Mocht dit niet het geval zijn, dan is het noodzakelijk om bij te sturen”, licht Van Zwieten toe. Hij wijst erop dat het gaat om een doorlopend proces, dat zich continu herhaalt: “Deze aanpak leidt ertoe dat het verbeterpotentieel uit het verbeterplan ook daadwerkelijk binnen planning wordt gerealiseerd en stimuleert een werkwijze van samenwerken en continu verbeteren. Het gehele traject rondom, tijdens en na het Kaizen-evenement.”

Van Zwieten legt uit hoe veel mensen ten onrechte denken dat continu verbeteren en het organiseren van Kaizen-evenementen alleen relevant zijn voor productieprocessen. “Niets is echter minder waar. In ieder proces kan het Kaizen gedachtegoed worden toegepast, sterker nog: bij processen waarin diensten of informatie worden overgedragen zijn processen minder tastbaar, waardoor veel simpele verbeterkansen blijven liggen. Kaizen levert in deze omgevingen vaak snel resultaat, zonder te hoeven investeren in grote verandering.” 

Een Kaizen-evenement kan ook op de lange termijn veel waarde opleveren, geeft de managing partner ten slotte aan. Hij legt uit dat er vaak een efficiëntere samenwerking tussen de deelnemende afdelingen ontstaat. “Doordat zij ervaren hebben dat ze een gedeelde verantwoordelijkheid samen kunnen waarmaken door samen problemen te doorgronden en op te lossen, zoeken ze elkaar ook na het evenement makkelijker op. Daarnaast vormt het evenement een bijdrage aan een cultuur van continu verbeteren.”