Verbeterde salesplanning helpt Lucas Bols groei te stuwen

Gedreven door de ambitie zijn groei te versnellen, heeft distilleerbedrijf Lucas Bols de afgelopen periode een salestransformatie ondergaan. Door betere tooling, in combinatie met slimmere manieren van werken, bieden de forecasts nu betere inzichten en beschikt het bedrijf over gezondere salescapaciteiten om in te spelen op de kansen in de markt.

Lucas Bols staat bekend als een van de oudste nog actieve distilleerders ter wereld. Over de geschiedenis van het bedrijf is tot ongeveer halverwege de 17e eeuw geen openbare informatie bekend. Terwijl Lucas Bols zelf zijn oorsprong dateert in 1575, trekken anderen dit in twijfel. Wel algemeen erkend is dat in 1649 ene Pieter Jacobsz Bultius, ook wel Pieter Bols, op de Amsterdamse Rozengracht wijn en mogelijk ook gedistilleerde drank verkocht.

Nadat hij in 1669 overleed en negen jaar later ook zijn weduwe Clara volgde, zette zoon Lucas de zaak voort. Hij begon met het stoken van brandewijn en likeur en breidde flink uit. Toen hij in 1713 zijn testament opmaakte, beschikte hij over vijf distilleerketels en diverse panden in de omgeving.

Vandaag de dag is Lucas Bols een beursgenoteerd bedrijf dat zijn likeuren, jenevers, gin en vodka verkoopt aan meer dan twintig merken in 110 landen. Daarmee realiseert de distilleerder een jaaromzet van meer dan €80 miljoen.

Het belang van een goede forecast

Met een dergelijke internationale focus en een gevarieerd portfolio van klanten, is voorspelbaarheid van de vraag en van sales essentieel voor de operaties van het drankenbedrijf, geeft Eric de Vries, Finance Director Brands & Markets bij Lucas Bols, aan. “We hebben een goede forecast nodig. Des te gedetailleerder je kunt plannen, des te voorspelbaarder je wordt.” In een poging zijn salesoperaties te verbeteren, besloot Lucas Bols enkele jaren terug van Oracle Essbase te migreren naar Oracle Planning & Budgeting Cloud (PBC), Oracle’s oplossing voor planning, budgettering en forecasting. De nieuwe oplossing werd mede geïmplementeerd met ondersteuning vanuit consultancybureau Finext. Hierdoor heeft de fabrikant van sterke dranken zijn forecasting-capaciteiten significant weten te verbeteren, zowel qua snelheid als qua kwaliteit.

In de oude situatie duurde het berekenen van forecasting-scenario’s soms tot wel een dag of twee, maar met Oracle PBC kan dit nu binnen een uur, vertelt De Vries. Verder, in plaats van te discussiëren over de actuele berekeningen (voorheen waren er veel handmatige berekeningen nodig), ligt de focus nu op het verstrekken van de meest relevante details. “De gesprekken gaan meer over de inhoud dan over het proces. Daardoor gaat de kwaliteit omhoog”, legt De Vries uit.

Diepere inzichten

Naast betere forecasting, wilde het bedrijf met de nieuwe oplossing ook in staat zijn diepere inzichten te verkrijgen over de groei per geografische locatie en productgroep. De Vries: “Welke merken en markten doen het goed?” Dergelijke inzichten vormen vandaag de dag de basis voor de groeiplannen voor merken als Bols en Galliano. “Je moet inzichtelijk kunnen maken waar je denkt dat de groei vandaan gaat komen, en hoe je dit gaat bewerkstelligen”, vervolgt De Vries. Met deze inzichten worden vervolgens specifieke kpi’s voor het commerciële team en marketing opgesteld. Hij licht verder toe: “Het is goed als je het behalen van doelstellingen kunt onderbouwen met de feiten. Vanuit finance kunnen we met de data laten zien of iets wel of geen succes heeft.”

Omarm outside-in

Oracle PBC maakt het mogelijk om gedetailleerde salesplanning te combineren met externe data, waardoor Lucas Bols trends en andere relevante ontwikkelingen in zijn forecasting kan integreren. Met het nieuwe proces kan het bedrijf beter de impact begrijpen van bijvoorbeeld de gevolgen van een mogelijke Brexit, een valutadevaluatie of de introductie van nieuwe accijnzen op alcohol.

“Lucas Bols was een van de eerste organisaties in Nederland die met Oracle PBC werkte voor zijn salesplanning.”

Het bouwen en implementeren van het uitgebreide en veelomvattende proces was echter geen gemakkelijke opgave. Zo werkt Lucas Bols bijvoorbeeld met zo’n 100 verschillende distributeurs, en elk van hen levert zijn data in een ander format. “Dat zetten we vervolgens in Oracle PBC om in één salesplanning”, vertelt Timo van Leeuwen, consultant en trusted advisor vanuit Finext en al zo’n deryien jaar betrokken bij het planningsproces bij Lucas Bols.

Om voorop te blijven lopen in de markt implementeert Lucas Bols momenteel Oracle Financial Consolidation & Close (FCC). De Vries licht toe: “Het is gevaarlijk als bedrijven veel verschillende pakketten hebben waar ze data uit halen. Ik geloof dat je moet kiezen voor één systeem, zodat je één bron hebt waarin je zo veel mogelijk vastlegt. Dan ben je geen tijd kwijt rondom het aansluiten van alle verschillen.”

Uitgebreidere back-ups cruciaal

Het implementatieproject volgt kort op de eerdere levering van een compleet back-up systeem. Aangezien Oracle’s standaard back-up oplossing slechts een dag aan data opslaat, besloot Lucas Bols om Swap Automate te installeren. Deze back-up functionaliteit werd ontwikkeld door Swap Support, een zusterorganisatie van Finext gespecialiseerd in cloud-based ondersteuning, en maakt ook in Oracle cloudoplossingen back-ups voor meerdere dagen mogelijk.

“Het was voor ons een ‘no brainer’ om Swap Automate te installeren, zodra we hoorden dat het bestond”, vertelt de Vries, die uitlegt dat fouten vaak pas een paar dagen later ontdekt worden. “Daar zijn we de ‘hard way’ achter gekomen. We moesten toen werken met een handmatige back-up die al een paar weken oud was.” Hij besluit: “Het is belangrijk om zaken waar nodig direct te kunnen herstellen.”