Goede subsidie-compliance levert optimaal rendement
Organisaties met veel subsidieprojecten hebben steeds meer moeite om aan alle compliance-eisen te voldoen. In toenemende mate is er behoefte aan een compliance officer. Niet iedereen lijkt echter al doordrongen van dit feit. Compliance staat voor veel organisaties en projectmanagers gelijk aan ‘lastig’. Jammer en ook helemaal niet nodig, stellen experts.
Volgens de definitie binnen de postdoctorale opleiding Compliance & Integriteit aan de Vrije Universiteit is de compliance officer “iemand die integriteit van de organisatie bewaakt, de risico’s vermindert en dienstbaar en oplossingsgericht is”. Op het oog geen persoon om met een grote boog omheen te lopen maar eerder een collega om vroeg in het proces aan te haken.
Met compliance wordt bedoeld dat men werkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. In projecten waar subsidie een belangrijke rol speelt is dat niet anders. Ook hier gelden regels die nageleefd moeten worden. Zo niet dan wordt de subsidie niet uitgekeerd, of erger, volgt een boete.
Volgens Arjen Jongebreur, een specialist in subsidie-compliance verbonden aan OrangeX – en de voormalig compliance officer van Wageningen University – is subsidiegerelateerde compliance een vak op zich. “Het vraagt om specialisten met kennis van zaken.”
Compliance-experts hebben bij veel organisaties de stempel van ‘lastpak van de interne organisatie’. Gevraagd hoe het is om de rol van ‘nee-zegger’ op te pakken, zegt Jongebreur: “Te veel managers en projectleiders willen de compliance officer buiten de deur houden. Ze zijn bang dat de regeltjes de innovatie om zeep helpen en het project vernielen voor het van de grond komt.”
Jongebreur is het ermee eens dat het imago ook niet uit de lucht komt vallen. “Veel controllers hebben het aan zichzelf te danken. Velen in de beroepsgroep zijn helemaal niet samenwerkingsgericht maar taakgericht. Vooral oog voor cijfertjes en regeltjes. Dat is niet waar de meeste mensen energie van krijgen.”
Het belang van compliance in het proces
Bij de meeste subsidies horen regels en een verplichte subsidieadministratie. Dat komt doordat de subsidieverstrekker, meestal een overheid, wil kunnen controleren of de verstrekte subsidie wordt besteed aan het doel waarvoor het was aangevraagd. Maar ook om te kunnen beoordelen of een subsidie effectief is of niet. De hoeveelheid regels kan soms bijna ondoenlijk aanvoelen. Dan spreekt men snel over ‘het compliancemonster’.
Zo’n omvangrijke klus klaren vraagt om focus, niet iemand die het er ‘even’ bij doet. Jongebreur: “Zo wordt aan het opzetten van subsidie-compliance en een passende administratie vaak te weinig en te laat aandacht besteed.”
“Door de compliance officer in een vroeg stadium aan een team toe te voegen, is de kans dat je project een succes wordt veel groter en zijn de risico’s veel kleiner.”
Nuran Tuzen, namens OrangeX Compliance Officer bij de R&D-activiteiten van een grote multinational herkent de problemen: “Compliance wordt binnen organisaties makkelijk over het hoofd gezien of te laat ter sprake gesteld. Vaak merk ik dat een projectmanager een subsidieproject binnenhaalt, het project laat starten en pas tijdens de uitvoering gaat kijken hoe het spel volgens de regels gespeeld moet worden. De intenties zijn daarbij niet verkeerd. De oorzaak is dat ze simpelweg niet op de hoogte zijn van de complexe regels die horen bij de honorering van onderzoeksubsidies.”
Het genomen risico is dan wel erg groot vindt zowel Tuzen als Jongebreur. Het ontbreken van compliance kan in het ergste geval naast financiële consequenties ook tot ernstige imago schade leiden.
Naar een proactieve rol
“Een goede compliance officer denkt mee en is een gesprekspartner”, aldus Jongebreur. “Het mooiste is om uit te vinden waar de weerstand vandaan komt, om te snappen waarom een manager iets niet wil doen. Het is niet zijn/haar taak om uitsluitend ‘nee’ te zeggen. Belangrijk is om te kijken hoe het juist wel kan.”
Een goede compliance officer moet volgens de twee experts in staat zijn om de organisatie te overtuigen dat goede compliance waarde toevoegt. “Het voegt betrouwbaarheid toe aan ieder project en geeft daarmee rust.” Vooral bij ‘subsidie-intensieve’ organisaties zoals universiteiten en bedrijven met sterke innovatieve R&D kan dit een grote impact hebben op de financiële prestaties.
Tuzen sluit af: “Door de compliance officer in een vroeg stadium aan een team toe te voegen en mee te laten werken aan de set up van een subsidieproject, is de kans dat je project een succes wordt veel groter en zijn de risico’s veel kleiner.”
